房屋修缮内控制度

PAGE房屋修缮内控制度一、总则（一）目的为加强公司房屋修缮管理，规范修缮流程，确保修缮工程质量，合理控制成本，保障公司资产安全，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有房屋及附属设施的修缮活动，包括但不限于日常维修、大型修缮项目等。（三）基本原则1.合法性原则：房屋修缮活动必须遵守国家相关法律法规和行业标准，确保修缮工作合法合规。2.质量第一原则：以保证房屋结构安全和使用功能为首要目标，严格把控修缮工程质量。3.成本效益原则：在确保修缮质量的前提下，合理控制修缮成本，提高资金使用效益。4.职责明确原则：明确各部门在房屋修缮过程中的职责，确保修缮工作有序进行。二、修缮计划管理（一）修缮需求收集1.各部门定期对所使用的房屋及设施进行检查，如发现问题及时填写《房屋修缮需求申请表》，详细说明修缮内容、地点、预计费用等信息，并提交至行政部门。2.行政部门设立专门的房屋修缮需求收集邮箱和热线电话，接受员工的修缮需求反馈。同时，定期巡查公司房屋，主动发现潜在的修缮问题。（二）需求评估与审核1.行政部门收到修缮需求申请后，组织工程技术人员、财务人员等相关人员进行评估。评估内容包括修缮的必要性、可行性、预算合理性等。2.根据评估结果，行政部门提出审核意见。对于金额较小、情况简单的修缮需求，由行政部门负责人审批；对于金额较大、情况复杂的修缮需求，提交公司管理层进行审批。（三）修缮计划制定1.行政部门根据审核通过的修缮需求，制定年度修缮计划和月度修缮计划。年度修缮计划应涵盖公司整体的修缮工作安排，月度修缮计划应具体明确当月实施的修缮项目。2.修缮计划应包括项目名称、地点、内容、预算、预计工期、责任部门等详细信息，并报公司领导备案。（四）计划调整如遇特殊情况需要调整修缮计划，责任部门应提前向行政部门提交《修缮计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等。行政部门审核后，报公司领导批准。三、修缮工程招投标管理（一）招标范围对于单项合同估算价达到[具体金额]及以上的房屋修缮工程项目，必须进行公开招标；对于单项合同估算价未达到上述标准，但项目总投资较大或技术复杂的项目，也应根据公司实际情况选择合适方式确定施工单位（如邀请招标、竞争性谈判等）。（二）招标程序1.行政部门根据修缮计划，编制招标文件。招标文件应包括工程概况、技术要求、投标报价要求、评标标准等内容。2.通过公司官网、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请符合条件的潜在投标人报名。3.对报名的投标人进行资格审查，确定入围投标人名单。4.组织入围投标人进行现场勘查，并召开答疑会，解答投标人的疑问。5.投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交。6.行政部门组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。7.公示中标候选人，如无异议，发出中标通知书。（三）合同签订1.中标单位在收到中标通知书后，应在规定时间内与公司签订修缮工程合同。合同应明确工程内容、工期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，行政部门应将合同文本提交公司法律顾问进行审核，确保合同合法合规。四、修缮工程施工管理（一）施工准备1.施工单位在签订合同后，应按照合同要求和施工规范，组织施工人员、材料、设备等进场，做好施工前的各项准备工作。2.行政部门应协调相关部门为施工单位提供必要的施工条件，如临时用水用电、材料堆放场地等。（二）施工过程监督1.行政部门安排专人对修缮工程施工过程进行全程监督，确保施工单位严格按照设计图纸、施工规范和合同要求进行施工。2.监督人员应定期检查工程质量、进度、安全等情况，发现问题及时要求施工单位整改。对于重大问题，应及时向公司领导汇报。（三）工程变更管理1.如在施工过程中需要变更工程内容，施工单位应提交《工程变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容、变更费用等情况。2.行政部门组织相关人员对工程变更进行评估，审核变更的必要性和合理性。变更费用在[具体金额]以内的，由行政部门负责人审批；变更费用超过上述标准的，提交公司管理层审批。3.工程变更经批准后，施工单位应按照变更后的要求进行施工，并及时调整工程预算和工期。（四）隐蔽工程验收1.隐蔽工程在隐蔽前，施工单位应通知行政部门和监理单位进行验收。验收合格后方可进行隐蔽施工。2.隐蔽工程验收应填写《隐蔽工程验收记录》，详细记录隐蔽工程的内容、质量情况、验收意见等信息，并由验收人员签字确认。（五）工程进度管理1.施工单位应按照合同约定的工期组织施工，制定详细的施工进度计划，并报行政部门备案。2.行政部门定期检查工程进度情况，对未按进度计划施工的，及时要求施工单位采取措施进行调整，确保工程按时完成。（六）工程质量管理1.施工单位应建立质量管理体系，严格执行施工质量标准，确保修缮工程质量符合要求。2.行政部门应组织对修缮工程质量进行定期检查和不定期抽查。对于质量不合格的工程，责令施工单位返工整改，直至达到质量标准。（七）工程安全管理1.施工单位应加强施工现场安全管理，制定安全管理制度和应急预案，确保施工安全。2.行政部门应定期检查施工现场安全情况，对发现的安全隐患及时要求施工单位整改。对于重大安全隐患，应立即停止施工，采取有效措施消除隐患后再恢复施工。五、修缮工程验收管理（一）验收申请1.修缮工程完工后，施工单位应向行政部门提交《工程竣工验收申请表》，申请竣工验收。2.申请表应包括工程概况、施工情况、自检情况、竣工资料等内容。（二）验收组织1.行政部门收到验收申请后，组织相关部门（如工程技术部门、使用部门、财务部门等）组成验收小组，对修缮工程进行竣工验收。2.验收小组应按照验收标准对工程质量、工程进度、工程资料等进行全面检查。（三）验收内容1.工程质量验收：检查修缮工程是否符合设计图纸和施工规范要求，各项工程指标是否达到质量标准。2.工程资料验收：审查施工单位提交的竣工资料是否齐全、真实、有效，包括工程竣工报告、工程质量检验报告、工程结算书等。3.工程使用功能验收：由使用部门对修缮后的房屋及设施进行使用功能测试，检查是否满足使用要求。（四）验收结论1.验收小组根据验收情况，出具《工程竣工验收报告》，明确验收结论。验收合格的，办理工程结算和交付使用手续；验收不合格的，责令施工单位限期整改，整改完成后重新组织验收。2.对于验收过程中发现的问题，验收小组应详细记录，并要求施工单位制定整改措施，明确整改责任人及整改期限。六、修缮工程结算管理（一）结算申请1.施工单位在修缮工程竣工验收合格后，应按照合同约定和实际完成的工程量，编制工程结算书，并提交至行政部门。2.工程结算书应包括工程结算总价、各项费用明细、计算依据等内容。（二）结算审核1.行政部门收到施工单位提交的工程结算书后，组织财务人员、工程技术人员等相关人员进行结算审核。2.审核人员应根据合同约定、设计变更、现场签证等资料，对工程结算书进行仔细核对，核实工程量和工程造价的准确性。3.对于结算金额较大或情况复杂的项目，可委托具有资质的工程造价咨询机构进行审核。（三）结算审批1.行政部门根据审核结果，提出结算审批意见。结算金额在[具体金额]以内的，由行政部门负责人审批；结算金额超过上述标准的，提交公司管理层审批。2.经审批后的工程结算金额作为支付工程款的依据。（四）工程款支付1.财务部门按照审批后的工程结算金额和合同约定的付款方式，及时支付工程款。2.支付工程款前，施工单位应提供合法有效的发票。财务部门对发票进行审核后，办理付款手续。七、修缮工程档案管理（一）档案收集1.行政部门负责收集房屋修缮过程中形成的各类档案资料，包括修缮需求申请表、修缮计划、招标文件、投标文件、合同、施工图纸、工程变更文件、隐蔽工程验收记录、工程竣工验收报告、工程结算书等。2.施工单位应按照合同要求，及时向行政部门提交相关档案资料。（二）档案整理1.行政部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订、编目等工作。2.档案资料应保持完整、准确、清晰，便于查阅和保管。（三）档案保管1.行政部门设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，对修缮工程档案进行妥善保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护