《信息技术高级》课件-6WPS表格处理软件

WPS表格处理软件信息技术课程

主讲目录CONTENTS6.2输入与编辑数据6.3设置表格格式6.4使用公式与函数6.5管理表格数据6.6使用图表6.7打印6.8综合案例6.1

WPS表格处理软件入门01WPS表格处理软件入门6.1.1

WPS表格简介在WPSOffice2019的工作界面上方选择“表格”选项，切换至WPS表格工作界面，在“推荐模板”中选择“新建空白文档”选项，软件将切换到WPS表格编辑界面，并自动新建名为“工作簿1”的空白表格，如图所示。WPS表格处理软件入门6.1.2认识工作簿、工作表和单元格1．工作簿、工作表和单元格的概念工作簿：工作簿即WPS表格文件，它是用来存储和处理数据的主要文档，也被称为电子表格。默认情况下，新建的工作簿以“工作簿1”命名，若继续新建工作簿，则将以“工作簿2”“工作簿3”等命名，且工作簿的名称将显示在标题栏的文档名处。工作表：工作表是用来显示和分析数据的工作场所，它存储在工作簿中。默认情况下，一张工作簿中只包含1个工作表，且以“Sheet1”命名，若继续新建工作簿，则将以“Sheet2”“Sheet3”等命名，且其名称将显示在“工作表标签”栏中。单元格：单元格是WPS表格中最基本的存储数据单元，它通过对应的行号和列标进行命名和引用。单个单元格地址可表示为“列标+行号”，而多个连续的单元格称为单元格区域，其地址可表示为“单元格:单元格”，如A2单元格与C5单元格之间连续的单元格可表示为A2:C5单元格区域。WPS表格处理软件入门6.1.2认识工作簿、工作表和单元格2．工作簿、工作表、单元格的关系工作簿中包含了一张或多张工作表，工作表又是由排列成行和列的单元格组成的。在计算机中，工作簿以文件的形式独立存在，WPS表格创建的文件扩展名为“.et”，而工作表依附在工作簿中，单元格依附在工作表中，因此，它们之间的关系是包含与被包含的关系。WPS表格处理软件入门6.1.3工作簿的基本操作1．新建工作簿选择“开始”/“WPSOffice”命令，启动WPSOffice，单击“新建”按钮，在打开的界面中，单击“表格”选项卡，单击“新建空白文档”按钮即可。单击WPS表格编辑界面左上角“文件”按钮右侧的下拉按钮，选择“文件”/“新建”命令，或按“Ctrl+N”组合键可新建名为“工作簿2”“工作簿3”“工作簿4”……的工作簿。在桌面或文件夹的空白位置处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建”/“XLSX工作表”命令，也可以新建工作簿。WPS表格处理软件入门6.1.3工作簿的基本操作2．保存工作簿直接保存：在快速访问工具栏中单击“保存”按钮，或按“Ctrl+S”组合键，或单击WPS表格编辑界面左上角“文件”按钮右侧的下拉按钮，选择“文件”/“保存”命令，在打开的“另存文件”对话框中选择不同的保存方式进行保存。如果是第一次进行保存操作，将打开“另存文件”对话框，在该对话框中可设置文件的保存位置，在“文件名”下拉列表中可输入工作簿名称，设置完成后单击“保存”按钮即可完成保存操作；若已保存过工作簿，则不再打开“另存文件”对话框，直接完成保存。另存为：如果需要将编辑过的工作簿保存为新文件，可选择“文件”/“另存为”命令，在打开的“另存文件”对话框中选择所需的保存方式进行工作簿的保存。WPS表格处理软件入门6.1.3工作簿的基本操作3．打开工作簿双击工作簿的文件图标。选择“文件”/“打开”命令，或按“Ctrl+O”组合键。打开“打开文件”对话框，选择保存工作簿的位置，选择所需工作簿，单击“打开”按钮。选择需要打开的文档，按住鼠标左键不放，将其拖动到WPS表格编辑界面的标题栏后释放鼠标。在“标题”选项卡中单击“关闭”按钮，可关闭工作簿但不退出WPSOffice2019；单击WPS表格工作界面右上角的“关闭”按钮，或按“Alt+F4”组合键，可关闭工作簿并退出WPSOffice2019。4．关闭工作簿WPS表格处理软件入门6.1.3工作簿的基本操作5．加密保护工作簿WPS表格处理软件入门134全屏显示视图2普通视图分页预览视图阅读模式视图6.1.3工作簿的基本操作6．切换工作簿视图5护眼模式视图WPS表格处理软件入门6.1.4工作表的基本操作1．选择工作表选择一张工作表：单击相应的工作表标签，即可选择该工作表。选择连续的多张工作表：选择一张工作表后按住“Shift”键，再选择不相邻的另一张工作表，可同时选择这两张工作表之间的所有工作表。选择不连续的多张工作表：选择一张工作表后按住“Ctrl”键，再依次单击其他工作表标签，可同时选择所单击的工作表。选择所有工作表：在工作表标签的任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，可选择所有的工作表。WPS表格处理软件入门6.1.4工作表的基本操作2．重命名工作表3．新建与删除工作表双击工作表标签，此时工作表标签呈可编辑状态，输入新的名称后按“Enter”键。在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，工作表标签呈可编辑状态，输入新的名称后按“Enter”键。使用“新建工作表”按钮新建、使用鼠标右键新建。通过“开始”功能选项卡删除、使用鼠标右键删除。WPS表格处理软件入门6.1.4工作表的基本操作4．在同一工作簿中移动或复制工作表5．在不同工作簿中移动或复制工作表需要重复使用工作表时，就可能出现移动或复制工作表的情况。其实现方法比较简单，在要移动的工作表标签上按住鼠标左键不放，将其拖到目标位置即可；如果要复制工作表，则在拖曳鼠标时按住“Ctrl”键即可。WPS表格处理软件入门6.1.4工作表的基本操作6．设置工作表标签的颜色7．保护工作表WPS表格中默认的工作表标签颜色是相同的，为了区别工作簿中的各个工作表，除了对工作表进行重命名，还可以为工作表的标签设置不同的颜色加以区分。设置工作表标签的颜色的具体操作：在需要设置颜色的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令，在打开的列表的“主题颜色”栏中选择需要的颜色选项即可。WPS表格处理软件入门6.1.4工作表的基本操作8．隐藏和显示工作表选择所需工作表，在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，或者在“开始”功能选项卡中单击“工作表”按钮，在打开的列表中选择“隐藏与取消隐藏”/“隐藏工作表”命令，即可隐藏工作表。将被隐藏的工作表显示出来的方法为：在工作簿显示出的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏”命令，或者在“开始”功能选项卡中单击“工作表”按钮，在打开的列表中选择“隐藏与取消隐藏”/“取消隐藏工作表”命令。WPS表格处理软件入门6.1.5单元格的基本操作1．选择单元格选择单个单元格：单击单元格，或在名称框中输入单元格的行号和列号后按“Enter”键。选择所有单元格：单击行号和列标左上角交叉处的“全选”按钮，或按“Ctrl+A”组合键。选择相邻的多个单元格：选择起始单元格后，按住鼠标左键不放拖曳鼠标到目标单元格，或在按住“Shift”键的同时选择目标单元格，即可选择相邻的多个单元格。选择不相邻的多个单元格：在按住“Ctrl”键的同时依次单击需要选择的单元格。选择整行：将鼠标指针移动到需选择行的行号上，当鼠标指针变成形状时，单击即可选择该行。选择整列：将鼠标指针移动到需选择列的列标上，当鼠标指针变成形状时，单击即可选择该列。WPS表格处理软件入门6.1.5工作表的基本操作2．插入与删除单元格3．合并与拆分单元格插入单元格：选择单元格，在“开始”选项卡中单击“行和列”按钮，在打开的下拉列表中选择“插入单元格”选项，再在打开的子列表中选择“插入行”或“插入列”选项，即可插入整行或整列单元格。删除单元格：选择要删除的单元格，在“开始”选项卡中单击“行和列”按钮，在打开的下拉列表中选择“删除单元格”选项，再在打开的子列表中选择“删除行”或“删除列”选项。合并单元格：选择需要合并的多个单元格，在“开始”选项卡中单击“合并居中”按钮，即可合并单元格，并使其中的内容居中显示。拆分单元格：在拆分时需先选择合并后的单元格，然后单击“合并居中”按钮，或单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，打开“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中的“文本控制”栏中取消选中“合并单元格”复选框，然后单击“确定”按钮，即可拆分已合并的单元格。WPS表格处理软件入门6.1.5单元格的基本操作4．调整行高和列宽通过“行高”或“列宽”对话框调整：选择相应的单元格，在“开始”功能选项卡中单击“行和列”按钮，在打开的列表中选择“行高”或“列宽”选项，可在打开的“行高”或“列宽”对话框中输入适当的数值来调整行高和列宽。自动调整：选择相应的单元格，在“开始”功能选项卡中单击“行和列”按钮，在打开的列表中选择“最合适的行高”或“最合适的列宽”命令，WPS表格将根据单元格中的内容自动调整行高和列宽。拖动鼠标调整行高和列宽：将鼠标光标移到行号或列标的分割线上，当鼠标光标变为或形状时，按住鼠标左键不放，此时在鼠标光标右上角出现一个提示条，并显示当前位置处的行高或列宽值，拉动鼠标即可调整该表行高或列宽，改变后大小的值将显示在鼠标光标右上角的提示条中。WPS表格处理软件入门02输入与编辑数据6.2.1数据输入与填充1．输入普通数据2．快速填充数据选择单元格输入：选择单元格后，直接输入数据，然后按“Enter”键。在单元格中输入：双击要输入数据的单元格，将文本插入点定位到其中，输入所需数据后按“Enter”键。在编辑栏中输入：选择单元格，然后将鼠标指针移到编辑栏中并单击，将文本插入点定位到编辑栏中，输入数据并按“Enter”键。（1）通过“序列”对话框填充数据（2）使用控制柄填充数据输入与编辑数据6.2.2数据的编辑 1．修改和删除数据2．移动或复制数据在单元格中修改或删除数据：在单元格中定位文本插入点，修改或删除数据，然后按“Enter”键完成操作。选择单元格修改或删除数据：选择该单元格，然后重新输入正确的数据。在编辑栏中修改或删除数据：选择单元格，将鼠标指针移到编辑栏中并单击，将文本插入点定位到编辑栏中，修改或删除数据后按“Enter”键完成操作。通过按钮移动或复制数据：选择需要移动或复制数据的单元格，在“开始”选项卡中单击“剪切”按钮或“复制”按钮。通过右键快捷菜单移动或复制数据：选择需要移动或复制数据的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”或“复制”命令。通过组合键移动或复制数据：选择需要移动或复制数据的单元格，按“Ctrl+X”组合键或“Ctrl+C”组合键。输入与编辑数据6.2.2数据的编辑 3．查找和替换数据输入与编辑数据6.2.2数据的编辑 4．使用记录单批量修改数据输入与编辑数据6.2.2数据的编辑 5．设置数据有效性输入与编辑数据6.2.3数据格式设置1．设置字体格式2．设置对齐方式通过“开始”选项卡设置、通过“单元格格式”对话框设置输入与编辑数据6.2.3数据格式设置3．设置数字格式通过“开始”选项卡设置：选择要设置的单元格，在“开始”选项卡中单击“常规”下拉列表框右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中可以选择一种数字格式。此外，单击“中文货币符号”按钮、“百分比样式”按钮、“千位分隔样式”按钮等，可快速将数据转换为会计数字中文货币符号格式、百分比格式、千位分隔符格式等格式。通过“单元格格式”对话框设置：选择需要设置数据格式的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框的“数字”选项卡，在其中可以设置单元格中的数据类型，如货币型、日期型等。输入与编辑数据03设置表格格式6.3.1设置单元格边框通过“所有框线”按钮设置：选择要设置的单元格后，在“开始”选项卡中单击“所有框线”下拉按钮，在打开的下拉列表中可选择所需的边框线样式，而单击“绘图边框”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“线条颜色”和“线条样式”选项可设置边框的线型和颜色。通过“单元格格式”对话框设置：选择需要设置边框的单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，在其中可设置各种粗细、样式或颜色的边框。设置表格格式6.3.2设置单元格填充颜色通过“填充颜色”按钮设置：选择要设置的单元格后，在“开始”选项卡中单击“填充颜色”下拉按钮，在打开的下拉列表中可选择所需的填充颜色。通过“单元格格式”对话框设置：选择需要设置的单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“填充”选项卡，在其中可设置填充的颜色和图案样式。设置表格格式6.3.3使用条件格式1．快速设置条件格式2．新建条件格式规则设置表格格式6.3.4套用表格格式应用单元格样式：在工作表中选择需要应用样式的单元格，单击“开始”选项卡中的“格式”按钮，在打开的下拉列表中选择“样式”选项，再在打开的子列表中选择相应选项即可。套用表格格式：在工作表中选择需要套用表格格式的单元格区域，单击“开始”选项卡中的“表格样式”按钮，在打开的下拉列表中选择需要的样式选项，打开“套用表格样式”对话框，在“表数据的来源”文本框中显示了选择的表格区域，确认无误后，单击“确定”按钮即可。设置表格格式04使用公式与函数6.4.1公式的定义数据的类型常量运算符语法公式的构成使用公式与函数6.4.2公式的使用 1．输入公式2．编辑公式输入公式的方法：选择要输入公式的单元格，在单元格或编辑栏中输入“=”，接着输入公式内容，完成后按“Enter”键或单击编辑栏上的“输入”按钮即可。在单元格中输入公式后，按“Enter”键可在计算出公式结果的同时选择同列的下一个单元格；按“Tab”键可在计算出公式结果的同时选择同行的下一个单元格；按“Ctrl+Enter”组合键则可在计算出公式结果后，仍保持当前单元格的选择状态。编辑公式与编辑数据的方法相同。选择含有公式的单元格，将文本插入点定位在编辑栏或单元格中需要修改的位置，按“BackSpace”键删除多余或错误的内容，再输入正确的内容，完成后按“Enter”键即可完成对公式的编辑，WPS表格会自动计算新公式。使用公式与函数6.4.2公式的使用 3．填充公式选择已添加公式的单元格，将鼠标指针移至该单元格右下角的控制柄上，当其变为形状时，按住鼠标左键不放并拖曳至所需位置，释放鼠标，即可在选择的单元格区域中填充相同的公式并计算出结果，如图所示。使用公式与函数6.4.2公式的使用 4．复制和移动公式在WPS表格中复制公式是快速计算数据的最佳方法，因为在复制公式的过程中，WPS表格会自动改变引用单元格的地址，可避免手动输入公式的麻烦，提高工作效率。通常使用“开始”选项卡或单击鼠标右键进行复制粘贴；也可以通过拖曳控制柄进行复制；还可选择添加了公式的单元格，按“Ctrl+C”组合键进行复制，然后再将文本插入点定位到要复制到的单元格，按“Ctrl+V”组合键进行粘贴就可完成对公式的复制。移动公式即将原始单元格的公式移动到目标单元格中，公式在移动过程中不会根据单元格的位移情况发生改变。移动公式的方法与移动其他数据的方法相同。使用公式与函数6.4.3单元格的引用相对引用：相对引用是指输入公式时直接通过单元格地址来引用单元格。相对引用单元格后，如果复制或剪切公式到其他单元格，那么公式中引用的单元格地址会根据复制或剪切的位置而发生相应改变。绝对引用：绝对引用是指无论引用单元格的公式位置如何改变，所引用的单元格均不会发生变化。绝对引用的形式是在单元格的行列号前加上符号“$”。混合引用：混合引用包含了相对引用和绝对引用。混合引用有两种形式：一种是行绝对、列相对，如“B$2”，表示行不发生变化，但是列会随着新的位置发生变化；另一种是行相对、列绝对，如“$B2”，表示列保持不变，但是行会随着新的位置而发生变化。1．单元格引用类型使用公式与函数6.4.3单元格的引用2．引用不同工作表中的单元格使用公式与函数6.4.4函数的使用 1．WPS表格中的常用函数2．插入函数WPS表格中提供了多种函数，每个函数的功能、语法结构及其参数的含义各不相同，除使用较多的SUM函数和AVERAGE函数，常用的函数还有IF函数、MAX/MIN函数、COUNT函数、SIN函数、PMT函数、SUMIF函数、RANK函数和INDEX函数等。选择要插入函数的单元格后，单击编辑栏中的“插入函数”按钮，在打开的“插入函数”对话框中选择函数后，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，在其中对参数值进行准确设置后，单击“确定”按钮，即可在所选单元格中显示计算结果。选择要插入函数的单元格后，在“公式”选项卡中单击“插入函数”按钮，在打开的“插入函数”对话框中选择函数后，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，在其中对参数值进行准确设置后，再单击“确定”按钮。使用公式与函数6.4.5快速计算与自动求和1．快速计算2．自动求和求和函数主要用于计算某一单元格区域中所有数值之和。求和方法：选择需要求和的单元格，在“公式”选项卡中单击“自动求和”按钮，此时，即可在当前单元格中插入求和函数“SUM”，同时WPS表格将自动识别函数参数，单击编辑栏中的“输入”按钮或按“Enter”键，完成求和计算。使用公式与函数05管理表格数据6.5.1数据排序 1．简单排序2．多重排序简单排序是处理数据时最常用的排序方式。简单排序的方法：选择要排序列中的任意单元格，单击“数据”选项卡中的“升序”按钮或“降序”按钮，即可实现数据的升序或降序排序。管理表格数据6.5.1数据排序 3．自定义排序1自定义序列2设置关键字管理表格数据6.5.1数据排序 3．自定义排序3选择序列4查看自定义排序效果管理表格数据6.5.2数据筛选1．自动筛选2．自定义筛选自动筛选数据的方法：选择需要进行筛选的单元格区域，单击“数据”选项卡中的“自动筛选”按钮，所有列标题单元格的右侧自动显示“筛选”按钮，单击任一单元格右侧的“筛选”按钮，在打开的下拉列表中选中需要筛选的选项或取消选中不需要显示的数据，不满足条件的数据将自动隐藏。如果想要取消筛选，再次单击“数据”选项卡中的“自动筛选”按钮即可。管理表格数据6.5.3分类汇总首先选择工作表中包含数据的任意一个单元格，然后单击“数据”选项卡中的“分类汇总”按钮，在打开的“分类汇总”对话框中设置分类字段、汇总方式、选定汇总项等参数后，单击“确定”按钮即可自动生成自动分级的汇总表，如图所示，其中，第一级是总计表，第二级是汇总项目表，第三级是各项明细数据表。管理表格数据6.5.4合并计算管理表格数据06使用图表6.6.1图表的定义图表是WPS表格中重要的数据分析工具，WPS表格为用户提供了多种图表类型，包括柱形图、条形图、折线图、饼图和面积图等，用户可根据不同的情况选用不同类型的图表。下面介绍5种常用的图表类型及其适用情况。一般来说，图表由图表区和绘图区构成，图表区指图表整个背景区域，绘图区则包括数据系列、坐标轴、图表标题、数据标签和图例等部分。使用图表6.6.2图表的创建与设置单击“插入柱形图”按钮，在打开的下拉列表中选择需要的图表选项，单击“确定”按钮，即可在工作表中创建图表，图表中显示了相关的数据。1．创建图表2．设置图表在默认情况下，图表将被插入编辑区中心位置，需要对图表位置和大小进行调整。选择图表，将鼠标指针移动到图表中，按住鼠标左键不放可拖曳调整其位置；将鼠标指针移动到图表的4个角上，按住鼠标左键不放可拖曳调整图表的大小。选择不同的图表类型，图表中的组成部分也会不同，对于不需要的部分，可将其删除，具体方法：选择不需要的图表部分，按“BackSpace”键或“Delete”键。使用图表6.6.3图表的编辑 1．编辑图表数据2．设置图表位置使用图表6.6.2图表的创建与设置如果所选的图表类型不适合表达当前数据，可以重新更换一种新的图表类型，具体方法：选择图表，然后在“图表工具”选项卡中单击“更改类型”按钮，在打开的“更改图表类型”对话框中重新选择所需图表类型。3．更改图表类型4．设置图表样式创建图表后，为了使图表效果更美观，可以对其样式进行设置。设置图表样式可分为设置图表区样式、设置绘图区样式和设置数据系列颜色。使用图表6.6.2图表的创建与设置除了可以为图表应用样式，还可以根据需要更改图表的布局，具体方法：选择要更改布局的图表，在“图表工具”选项卡中单击“快速布局”按钮，在打开的下拉列表中选择需要的选项即可。5．设置图表布局6．编辑图表元素在选择图表类型或应用图表布局后，图表中各元素的样式都会随之改变，如果对图表标题、坐标轴标题和图例等元素的位置、显示方式等不满意，可进行调整。具体方法：在“图表工具”选项卡中单击“添加元素”按钮，在打开的下拉列表中选择需要调整的图表元素，并在子列表中选择相应的选项。使用图表6.6.4数据透视表和数据透视图1．认识数据透视表2．创建数据透视表在WPS表格中创建数据透视表，首先要选择需要创建数据透视表的单元格区域。需要注意的是，创建数据透视表的表格，数据内容要存在分类，这样数据透视表进行汇总才有意义。创建数据透视表的具体方法：选择需要进行分析的单元格区域，单击“插入”选项卡中的“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框，在其中进行相关设置，单击“确定”按钮。使用图表6.6.4数据透视表和数据透视图3．认识数据透视图4．创建数据透视图创建数据透视图的具体方法：选择需要进行分析的单元格区域，单击“插入”选项卡中的“数据透视图”按钮，打开“创建数据透视图”对话框，在其中进行相关设置后，单击“确定”按钮，即可创建数据透视图并打开“数据透视图”窗格，在其中还可以进行具体的数据设置。使用图表07打印6.7.1页面布局设置通过“分页预览”视图调整分页符：分页符可以让用户更好地对打印区域进行规划，在“页面布局”选项卡中可以对分页符进行添加、删除和移动操作。在WPS表格中，手动插