会议纪要及行动项模板版

会议纪要及行动项通用模板：适用场景与价值全流程操作指南一、会前筹备：奠定高效记录基础明确会议目标与议程提前与会议组织者确认核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目延期风险”），并获取议程清单，保证记录重点与会议方向一致。若议程未提前分发，需在会议开始时简要记录各议题及预计时长，便于后续整理逻辑。准备记录工具与分工电子版：建议使用协同文档（如飞书文档、腾讯文档），支持多人实时编辑及后续行动项自动提醒；纸质版：提前打印模板表格，标注需重点记录的议题（如“决议事项”“待办动作”）；分工：若为多人记录，可指定1人主记录（聚焦整体流程与决议）、1人辅记录（专注细节讨论与行动项初拟）。二、会中记录：精准捕捉关键信息基础信息完整录入按模板“会议基本信息”栏填写会议名称、时间、地点、参会人（含缺席人员及原因）、主持人、记录人，保证可追溯性。议程与讨论内容按序记录按议程顺序逐项记录：讨论要点：提炼各方观点，避免冗长原话（如“建议缩短产品上线周期，优先开发核心功能”而非“张三说我们应该缩短产品上线周期，先做核心功能”）；分歧点：标注未达成一致的议题（如“关于预算分配，团队A主张增加推广费用，团队B认为需预留研发备用金，未统一”）；结论：明确最终共识（如“确定推广费用占比60%，研发备用金占比40%”）。行动项即时标注对会议中明确的待办事项，按“行动项描述+负责人+截止时间”三要素初拟，避免后续遗漏（如“整理用户反馈报告，负责，8月15日前”）。三、会后整理：完善内容并确认准确性核对与补充信息会议结束后2小时内，对照录音（若允许）或会议记录，补充遗漏的讨论细节，尤其保证决议与行动项无歧义。对于“待确认”事项，及时联系相关人员补充说明（如“关于供应商资质要求，需补充的具体标准”）。形成会议纪要初稿按模板结构整理：会议基本信息→议程及讨论情况→决议事项→附件（如演示文稿、数据报表），语言简洁客观，避免主观评价。分发与确认纪要初稿完成后，于24小时内发送给所有参会人及需知悉人员，标注“请确认是否有补充或修改意见，X月X日前反馈”；收到反馈后修订定稿，最终版需经主持人审核通过。四、行动项跟踪：保证落地闭环更新行动项跟踪表将纪要中的行动项同步至“行动项跟踪表”，明确优先级（高/中/低）、当前状态（待开始/进行中/已完成/已延期）、完成结果及备注。定期提醒与复盘通过工具设置截止时间提醒（如协同文档自动提醒、项目管理软件任务提醒），提前1天向负责人推送待办提醒；在后续会议中优先回顾上期行动项完成情况，对逾期项分析原因并协调解决。模板结构示例一、会议基本信息表项目内容会议名称2023年Q3产品规划会会议时间2023年7月10日14:00-16:00会议地点公司3楼会议室A/线上会议（企业）参会人员（张三、李四、王五、赵六、周七），缺席：钱八（出差）主持人张三记录人李四会议目标确定Q3产品核心功能优先级及资源分配方案二、议程及讨论情况记录表议题序号议题名称讨论要点决议事项1用户需求优先级排序王五：根据调研数据，需求A用户呼声最高；赵六：需求B技术实现难度低，可快速上线优先开发需求A（8月底完成MVP），需求B排入Q4计划2研发资源分配周七：当前团队人手紧张，需增加2名开发；张三：预算有限，可协调测试资源支持*协调1名测试人员支持开发团队，需求A开发负责人为，月*日前提交排期3市场推广配合李四：需在产品上线前2周启动宣传，需设计提供素材设计团队负责于月日前完成宣传物料初稿，审核后定稿三、行动项跟踪表行动项描述负责人截止时间优先级当前状态完成结果/备注整理用户需求调研报告*2023-7-15高已完成报告已同步至共享文件夹，附件1需求A开发排期规划*2023-7-18高进行中初稿已完成，*今日内反馈意见宣传物料初稿设计*2023-7-25中待开始-协调1名测试人员支持开发团队*2023-7-12高已完成已协调加入项目组，对接具体任务关键要点与常见问题规避记录原则：客观简洁，突出重点避免“我觉得”“可能”等主观表述，聚焦事实与结论；行动项描述需具体（如“完成用户反馈报告”而非“做一下用户报告”），包含“做什么+谁来做+何时做完”。行动项管理：责任到人，时限明确每个行动项仅指定1名负责人，避免多人负责导致推诿；截止时间需可量化（如“7月15日”而非“下周”），优先级需根据业务重要性标注。分发与时效：及时跟进，闭环管理纪要需在会议结束后24小时内分发，保证参与者同步信息；行动项跟踪表需每周更新，并在下次会议中作为固定议程项回顾，形成“计划-执行-检