DB6101-T 3237-2025 物业服务档案管理规范

ICS01.140.206101IDB6101/T3237—2025前言 12规范性引用文件 13术语和定义 1 1 14.2管理制度 14.3基本要求 25管理要求 2 25.2档案归档 2 25.4档案保管 3 4 45.7档案鉴定与销毁 46监督检查 5 56.2监督检查内容 5 5附录A（资料性）物业服务档案分类目录及保管期限 7附录B（资料性）物业服务档案编码 附录C（资料性）归档文件目录 参考文献 DB6101/T3237—2025本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由西安市住房和城乡建设局提出并归口。本文件起草单位：诚悦物业服务集团有限公司、融创物业服务集团有限公司西安分公司、陕西网商物业评估咨询有限公司。本文件主要起草人：夏小军、赵海昕、李志锋、夏明、刘炳东、鲁琳、薛黎。本文件由诚悦物业服务集团有限公司负责解释。本文件首次发布。本文件在实施过程中如有疑问或建议，请将咨询或修改建议等信息反馈至下列单位：单位：诚悦物业服务集团有限公司地址：陕西省西安市高新区锦业路36号盈樾国际17层电话箱：office@DB6101/T3237—20251物业服务档案管理规范本文件规定了物业服务档案管理的原则、管理要求和监督检查的要求。本文件适用于物业服务档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范DA/T22归档文件整理规则DA/T42企业档案工作规范DA/T69纸质归档文件装订规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1物业服务档案物业服务活动过程中直接形成的具有查考价值业已归档的各种文字、图像、声音以及其他各种载体的历史记录。3.2档案管理对物业服务档案的形成、接收、交接、归档、整理、保存和开发利用的活动。4总则物业服务档案按类别内容分为文书档案、人事档案、会计档案、项目档案、合同档案等；按载体形式分为纸质档案、声像档案、实物档案。物业服务档案分类参见附录A。物业服务组织应根据物业服务的内容和性质对物业档案进行层级分类管理，统一档案编码，物业服务档案的分类及编码参见附录B。4.2管理制度物业服务组织应建立并形成档案管理制度，内容包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅、保密、交接、销毁及档案突发事件应急处置等。DB6101/T3237—202524.3基本要求4.3.1应专门设置档案保管用房，配备满足档案管理所需的设施设备和工具，包括但不限于：a)档案柜/架等保管设备；b)电脑、打印机、复印机、装订工具等办公设备；c)温、湿度等监测设备；d)视频监控、监测预警、消防器材等相应的安防设备。4.3.2应采取适应各类档案的存储与保管措施。4.3.3应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染、防磁等防护工作。4.3.4档案柜不应存放与档案保管、保护无关的物品。4.3.5应定期检查和维护档案管理设施设备，确保正常运转。4.3.6应指定人员负责物业服务档案管理工作，并定期组织档案管理工作人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题及时处理，并建立检查和处理情况台账。4.3.7负责档案管理工作的人员岗位变动时，应按档案管理制度要求进行档案交接，档案的移交应建立移交清册，移交双方应在移交清册上签字，并填写档案移交说明。4.3.8应定期对档案管理人员进行培训。5管理要求5.1档案形成5.1.1物业服务档案的形成应遵循物业服务活动中各类文件材料的自然联系，真实、完整、准确的保留档案所需的原始记录。5.1.2物业服务档案应遵循物业服务活动的业务流程，按类别进行收集，参见附录A。5.1.3物业服务档案应由物业工作人员及时收集，并按照各类档案的归档要求完成初步整理工作。5.1.4应根据形成的文件材料进行立卷鉴定、保存期限鉴定。5.1.5应加强电子文件归档和整理，建立档案信息网络和档案信息资源数据库。5.2档案归档物业服务档案应由负责物业档案管理工作人员定期归档，物业服务档案归档应遵循以下要求：a)移交时应制作归档移交清册，并撰写归档移交说明，对于实际档案与清册不一致的，应做好记录，明确责任提出措施；b)对于重要设施设备的档案归档，应进行现场核对，实物与档案不一致的情况，应拍照或录像作为证据留存；c)移交记录和现场查验结果应由各方共同在移交清册上签字确认。5.3档案整理5.3.1组件（卷）物业服务档案应按类别分别组件或卷：a)文书档案、合同档案、实物档案、声像档案应遵循DA/T22进行组件；b)物业项目的档案应以项目为单位进行组卷；c)业主和使用人档案应以户为单位进行组卷；DB6101/T3237—20253d)其他档案遵循相关要求组件或组卷。5.3.2分类物业服务档案分类应保持相对稳定性和可扩充性，按以下要求进行分类：a)物业服务档案按照门类划分为一级类目、二级类目；b)各门类物业服务档案按照年度、保管期限进行分类参见附录A。5.3.3排序与编号物业服务档案按照时间顺序、重要程度进行排序，生成件号或卷号：a)档案编号参见附录B；b)档案均按有书写内容的页面编号，每件单独编号，页码从“1”开始；c)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编定页码。5.3.4编目物业服务档案应依据档号顺序编制归档文件目录，并按层级分别编制：a)卷（盒）内文件目录，目录样式参见附录C；c)档案总目录。5.3.5装订物业服务档案应遵循DA/T69的要求。5.4档案保管5.4.1保管期限物业服务档案保管期限分为永久和定期，定期又分为30年和10年。物业服务档案归档范围及保管期限参见附录A。同案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应按最长期限保存。对于国家另有规定或不立卷材料的保管期限，按照国家、行业的相关规定执行。财务档案应符合国家财政部、国家档案局第79号令《会计档案管理办法》的规定。5.4.2库房管理配置适宜物业服务档案保管的专用房间，划定专门区域用于档案的保存，确保档案的保存环境与安全。档案储存环境应保持干燥、通风、清洁，并确保储存地点符合防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘等要求。档案室温湿度应符合DA/T42对各类档案载体的保管要求，并建立安全、温湿度监测记录制度。档案室钥匙由专人保管，无关人员不得随意进出。建立档案室设备设施定期检查、记录制度。对档案定期清理核对，数量发生变化时应记录说重要的物业服务档案应异地备份；涉密物业服务档案专人管理、全程监控。物业服务档案应实行纸质档案和电子档案归档双轨制，共享的电子档案应落实权限管理和网络安全管理措施。物业纸质档案可通过扫描仪或数码拍照设备进行数据加工，转化成数字图像和数字文本保存在磁盘、计算机等载体。DB6101/T3237—2025应识别各种可能的风险因素,制定应急预案确保档案安全，并对相关人员进行培训，有条件的企业应组织应急演练。电子档案管理应符合GB/T18894的要求。5.4.3检查与维护应定期对档案进行全面检查，并详细记录。档案检查内容包括但不限于：a)档案资料的完整性；b)档案是否在有效期内；c)档案存放的安全性。应定期对档案库房清扫、除尘，保持清洁。5.5档案利用5.5.1档案借阅应建立档案借阅、使用登记制度，借阅手续齐全，使用原始档案时按照权限使用要求办理审批手续。根据档案密级与使用权限要求，做好借阅登记，并确定借阅期限。借阅涉密档案的，应按不同密级，设定不同的借阅使用权限，经相关负责人批准后办理借阅手续。宜采用档案管理软件，实行档案电子化、智能化管理，充分发挥档案的作用。5.5.2档案检索档案检索与保存应区分介质不同、特点差异，采取针对性措施处理。通常有纸介质和电子媒体形式两大类：——纸介质档案检索。纸介质档案检索工具包括目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等；——电子媒体档案检索。电子媒体档案一般分为两类，一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像的存储介质；另一类是闭路视频监控设备产生的录像记录。5.6档案交接5.6.1交接包括但不限于：a)与建设单位的交接；b)物业服务组织更迭时与业主委员会/物业管理委员会的交接；c)与服务外包组织的交接。5.6.2物业服务组织与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章的规定，做到档案完整，移交手续齐全，责任明确。5.6.3物业服务组织更迭时，应将物业服务档案资料整理完毕后编制移交清册，在规定的时间内，同业主单位或业主委员会/物业管理委员会、进驻物业服务组织做好交接，并在交接记录和协议上签字确认。5.6.4专项服务外包组织更迭时，交接双方应在规定时间做好移交、接收工作，并应在移交清册及交接文件上签字确认，物业服务组织负责监督交接工作。5.7档案鉴定与销毁5.7.1应及时对保管期限已满的档案，成立鉴定小组进行鉴定，按价值等级再次判定仍需继续保存的DB6101/T3237—20255档案，应重新划定保管期限，并做好鉴定登记。5.7.2对保存期限已满无保存价值的档案应登记造册后进行销毁。销毁工作包括但不限于：a)履行销毁审批手续；b)对应销毁的档案编制销毁清册；c)档案销毁；d)销毁清册归档永久保存。6监督检查6.1监督检查方法应定期或不定期对档案管理工作进行监督检查，可采用自查、互查和专项检查，外部专家或第三方机构进行检查，检查方法包括但不限于：a)查阅资料法；b)对比分析法；c)抽样调查法；6.2监督检查内容6.2.1应对文本文件第4章和第5章的实施情况，使用6.1的方法进行监督检查，以验证标准条款实施的符合性、规范性。6.2.2检查档案内容的符合性：a)档案管理是否参照附录A的分类要求，有清晰的分类，抽查清点无缺失；b)档案管理的内容是否包括：档案管理制度、档案管理要求及分类；c)档案管理制度是否包括4.2内容要求；d)档案库房及保管设施是否按照基本要求配备完整，是否满足档案管理环境的要求；e)档案管理人员是否接受培训、是否熟悉档案管理业务；f)档案的整理是否按照类别进行组件、分类，排序与编号是否有遗漏和错乱，编目目录是否完整；g)电子档案是否按照要求妥善保存，有无数据信息资料丢失；h)档案交接移交清册和记录是否完整、无缺漏，交接双方移交手续是否齐全。6.2.3检查档案管理的规范性：a)档案管理流程是否符合归档、整理、保管、利用、鉴定以及销毁的管理流程；b)档案收集、归档是否按规定进行规范的整理和登记，安全性是否得到有效保障，装订是否整齐、合规，档案管理期限是否参照附录A的归档期限保管，是否有超期未处理的档案；c)是否按照库房管理制度对档案库房进行安全、有效的管理，定期巡查并记录；d)是否有对档案信息进行全面的定期检查，检查记录是否按要求填写；e)档案借阅、使用登记记录是否规范有效，检索目录是否及时规范更新；f)档案的检索是否可通过纸介质和电子媒体两大类进行有效检索查询；g)档案期满需要延期保管的，鉴定登记记录是否规范有效，销毁审批手续是否按照审批流程记录；h)档案管理监督检查机制是否健全，落实情况及效果是否符合预期。6.3改进6.3.1检查结果符合的，可作为针对性工作改进、目标考核、评先评优的依据。DB6101/T3237—202566.3.2检查结果不符合的，进行跟踪改进，改进完成后，应进行复核。6.3.3检查报告及改进记录应经监督检查实施单位及被检查单位负责人签字确认，并存档。DB6101/T3237—20257物业服务档案分类目录及保管期限物业服务档案分类目录及保管期限见表A.1。表A.1物业服务档案分类目录及保管期限表YYYYYYYDB6101/T3237—20258表A.1物业服务档案分类目录及保管期限表（续）YYYYYYYYYYY装修资料(包括但不限于装修手续办理单，装修申请表、装修协Y委会信息YYYYYYDB6101/T3237—20259表A.1物业服务档案分类目录及保管期限表（续）理Y*建筑消防设计审核、消防验收许可文件资料，改/扩建、变更用YYYYYYYY理Y管理(气、暖YYYDB6101/T3237—2025表A.1物业服务档案分类目录及保管期限表（续）YYYYYYYYYYYYDB6101/T3237—2025表A.1物业服务档案分类目录及保管期限表（续）YYYYDB6101/T3237—2025物业服务档案编码物业服务档案编码见图B.1。编码结构形式宜采用两段制，编码由左到右排列，其结构为：企业图B.1物业服务档案编码（结构图）DB6101/T32