春节档案封条管理规范2020版

一、引言为规范春节期间档案封存管理工作，保障档案实体安全与信息完整，防范封存环节的安全隐患，结合春节假期档案管理的特殊性，特制定本规范。本规范适用于各级机关、企事业单位及社会组织在春节期间开展的档案封存及封条管理工作，旨在通过标准化的封条设计、使用及监督流程，提升档案管理的规范性与安全性。二、适用范围本规范适用于春节假期前后（含假期期间）需封存保管的各类档案，包括但不限于文书档案、会计档案、人事档案、项目档案等。涉及档案封存的单位档案管理部门、临时档案存放点及委托保管机构，均应遵照本规范执行。三、封条设计与制作规范（一）材质要求封条应采用防伪性强、耐磨损、不易仿造的材质制作，优先选用带防伪水印的专用纸张或含荧光防伪油墨的印刷材料；若为电子档案存储介质（如硬盘、U盘）的封存，可使用一次性防伪塑料封签，确保拆封后无法复原。（二）内容与样式1.核心内容：封条应清晰标注以下信息：封存单位全称（或部门名称）；档案类别（如“文书档案”“会计凭证”等）；封存日期（精确至年月日）；封存人姓名（签字或盖章）；监督人姓名（签字或盖章）；封条编号（格式为“2020-部门代码-序号”，序号为3位以内数字，便于追溯）。2.样式规范：封条尺寸统一为长×宽（建议15cm×5cm，可根据档案载体调整），字体采用宋体或黑体，字号不小于四号，确保视觉清晰；边缘可设计锯齿状或防伪花纹，增强防拆辨识度。四、档案封存流程（一）封存准备封存前需对拟封存档案进行完整性核查：核对档案目录与实体数量是否一致，检查档案载体（如档案盒、光盘、硬盘）是否完好，排除破损、缺失等问题后，方可进入封存环节。（二）档案整理1.按档案类别、年度、保管期限分类整理，确保同一封存单元内的档案逻辑连贯；2.对电子档案存储介质，需确认数据已备份、存储设备无故障，并标注介质名称、存储内容、备份时间等信息。（三）核对与封贴1.封存人、监督人共同核对档案目录、实体及存储介质信息，确认无误后，在档案盒（或存储介质包装）的封口处（如盒盖与盒身的衔接处、密集架柜门缝隙）粘贴封条；2.封条粘贴需平整、无褶皱，覆盖封口的全部衔接部位，确保拆封时需破坏封条完整性。（四）封存登记封存完成后，应填写《春节档案封存登记表》，记录以下内容：封条编号、档案类别、封存数量；封存起止时间、封存地点；封存人、监督人签字；档案存放位置（如密集架编号、保险柜编号）。五、封条使用与管理要求（一）专人管理封条由单位档案管理部门指定专人负责保管、领用，建立《封条领用登记薄》，记录领用日期、数量、领用人、用途等信息，确保全程可追溯。（二）使用规范1.封条仅限春节期间档案封存使用，不得挪作他用；2.严禁重复使用已拆封的封条，破损、字迹模糊的封条应立即作废并登记销毁；3.电子介质封签需在封存后拍摄封存状态照片，与《封存登记表》一并存档。（三）存放与保密未使用的封条应存放于防盗、防潮、干燥的专用柜中，封存信息（如封条设计样式、编号规则）属于单位内部管理细节，严禁向无关人员泄露。六、解封与检查规定（一）解封条件与流程1.春节期间因工作需要解封档案的，需由申请部门提交书面申请，说明解封原因、档案名称及编号，经单位分管领导审批后，由封存人、监督人共同到场解封；2.解封时应记录解封时间、原因、参与人员，并在原封条处粘贴新封条（标注“二次封存”及解封时间），更新《封存登记表》。（二）检查要求1.假期期间：档案管理部门应安排专人（或远程监控）定期检查封存区域的环境安全（如温湿度、防盗报警）及封条完整性，发现异常立即记录并报告；2.节后复查：春节假期结束后3个工作日内，由档案管理员、监督人共同对封存档案进行全面检查，核对封条是否完好、档案是否缺失，形成《节后档案检查报告》。七、责任与监督（一）岗位责任封存人：对档案封存的完整性、封条粘贴的规范性负责，确保封存流程符合本规范；监督人：对封存过程的合规性进行监督，核查档案信息与封条内容的一致性；管理人员：对封条的保管、领用及封存登记的准确性负责，定期核查封条使用台账。（二）违规处理对违反本规范的行为（如擅自拆封、伪造封条、隐瞒封存问题），视情节轻重给予批评教育、岗位调整或纪律处分；造成档案损毁、丢失的，依法追究相关人员责任。（三）监督机制单位内部审计部门应将春节档案封条管理纳入年度审计范围，抽查封存流程的合规性；同时接受上级主管部门或档案行政管理部门的监督检查。八、附则1.本规范由