企业采购申请与审批流程采购计划与预算管理

企业采购申请与审批流程与采购计划预算管理工具指南一、适用场景说明本工具适用于企业各类采购活动的全流程管理，涵盖从需求提报、计划制定、预算匹配到审批执行、后续归档等环节。具体包括：年度采购计划编制：企业各部门根据年度经营目标，汇总常规性、周期性采购需求（如办公用品、生产原料等），形成年度采购计划并匹配预算额度。日常采购申请：因临时项目、突发需求或计划外采购（如设备维修、应急物资等）发起的单次采购流程，需结合实际预算及审批权限执行。预算调整与追加：因市场价格上涨、需求变更等导致原预算不足时，需通过预算调整流程重新审批采购额度。跨部门协同采购：涉及多个部门使用的共享物资（如办公设备、IT系统等），需明确需求部门与采购部门的职责分工。二、标准化操作流程（一）需求发起与提报需求部门发起：申请人（需求部门经办人）根据实际业务需求，填写《采购申请单》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总金额、用途、期望交付时间及紧急程度，并附相关支撑材料（如报价单、技术参数等）。部门初审：需求部门负责人（部门主管）审核采购需求的合理性、必要性及与部门工作计划的匹配性，签字确认后提交至采购管理部门。（二）采购计划与预算匹配计划汇总：采购管理部门（采购专员）汇总各部门提交的采购申请，对照《年度采购计划》分类整理，区分计划内采购与计划外采购。预算核查：财务部门（财务专员）根据《年度预算分配表》，审核采购申请是否在预算额度内，重点核查：预算科目是否匹配（如“办公费”“原材料采购”等）；累计采购金额是否超过部门年度预算；计划外采购是否已履行预算调整流程。若预算不足，需求部门需提交《预算调整申请表》，说明调整原因、金额及依据，按权限报批。（三）采购审批根据采购金额及类别，分级审批（示例）：低值易耗品/小额采购（金额≤5000元）：需求部门负责人→采购管理部门负责人→财务部门备案。一般物资采购（5000元＜金额≤5万元）：需求部门负责人→采购管理部门负责人→财务部门负责人→分管副总（副总A）。重大采购（金额＞5万元或关键设备）：需求部门负责人→采购管理部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理（总经理）→董事会（如需）。审批人需在1-3个工作日内完成审核，重点关注：需求真实性、预算合规性、价格合理性、供应商资质（若涉及）。（四）采购执行供应商选择：采购管理部门根据审批结果，通过询价、比价、招标等方式确定供应商，保证“货比三家、质优价廉”。合同签订：金额≥1万元的采购需签订采购合同，明确标的、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款，由采购负责人（采购经理）及法务部门（法务专员）审核后盖章。订单下达：采购专员向供应商下达采购订单，跟踪生产/备货进度，保证按时交付。（五）验收与付款货物验收：需求部门联合采购部门、财务部门按合同约定验收，核对数量、质量、规格等，填写《采购验收单》，三方签字确认。发票与付款：供应商开具合规发票，财务部门核对发票信息与订单、验收单一致后，按付款流程安排付款（如月度集中付款、货到付款等）。（六）档案归档采购管理部门将采购申请单、审批记录、合同、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于5年，保证可追溯。三、核心模板工具（一）采购申请单申请部门申请日期采购编号申请人联系方式需求日期采购物品/服务信息名称规格型号单位———-———-———-用途说明紧急程度：□紧急□一般□不急附件清单：□报价单□技术参数□其他______部门审核采购部门审核负责人签字：______日期：______负责人签字：______日期：______财务部门审核（预算）最终审批负责人签字：______日期：______审批人签字：______日期：______（二）年度采购计划汇总表部门季度物资类别计划采购数量预算金额（元）执行状态备注预算总额：______元已执行：______元剩余：______元（三）采购预算执行跟踪表月份采购部门采购事项预算金额（元）实际支出（元）预算结余（元）超支/节约原因年度预算总控：______元累计支出：______元剩余预算：______元四、关键执行要点预算刚性原则：严格执行年度预算，无预算或超预算采购需履行调整流程，禁止“先采购后补预算”。审批权限清晰：明确各层级审批人的金额权限及职责，严禁越权审批或口头审批，审批记录需书面留痕。紧急采购规范：突发紧急情况（如生产设备故障需立即维修），可先电话报请分管副总同意后采购，但需在24小时内补办书面申请及审批手续。供应商管理：建立合格供应商名录，定期评估供应商履约能力（质量、交期、价格等），避免单一供应