行政公文撰写及文件管理规范模板

行政公文撰写及文件管理规范模板一、规范目的与适用范围为规范公司行政公文的撰写格式、处理流程及文件管理工作，保证公文的严肃性、准确性、时效性和安全性，提高跨部门协作效率，特制定本规范。本规范适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在行政公文撰写、审核、印发、归档等全流程管理中的操作，涵盖内部通知、请示报告、对外函件、会议纪要、规章制度等各类行政公文。二、公文撰写与管理的标准化流程（一）公文撰写全流程明确发文需求与受众根据工作需要确定发文目的（如传达指令、请示事项、汇报工作等），明确接收对象（上级单位、平级部门、下级机构或外部合作方），保证内容与受众需求匹配。例：向总经理请示年度预算调整，需聚焦调整原因、金额明细及预期效果；向各部门通知会议安排，需明确时间、地点、参会人员及议程。确定公文类型与格式规范根据发文目的选择合适的公文类型，常见类型包括：通知：适用于发布规章制度、部署工作、告知事项等；请示：适用于向上级单位请求指示、批准；报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况；函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；会议纪要：适用于记录会议主要内容及议定事项。严格遵循公文格式要求（详见“三、常用模板表格”中的格式示例），包括标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期、印章等要素的规范排版。起草公文内容结构清晰：一般分为“开头（背景/目的）、主体（具体事项/要求）、结尾（执行要求/期望）”三部分，逻辑连贯，层次分明。语言规范：使用书面语，避免口语化、歧义表述；数据需准确无误，引用文件需注明文号和标题；称谓统一（如“尊敬的*总经理”“各相关部门”）。要素完整：涉及时间、地点、人物、事件的表述需具体；请示类公文需明确“请批准”“请指示”等结语；通知类公文需明确执行范围和时限。审核与校对部门审核：起草完成后，先交部门负责人审核，重点核查内容真实性、业务合规性及与部门工作的关联性。办公室审核：部门审核通过后，提交公司办公室，重点核查格式规范性、文字准确性（错别字、标点符号）、文号唯一性及是否符合公文管理要求。会签或签发：涉及多部门职责的公文，需相关部门会签；请示、报告类公文需按权限报请领导签发（常规事项由分管领导签发，重大事项由总经理签发），签发人需在“签发人”栏签字确认。印发与登记经签发的公文由办公室统一编号（如“公司办发〔2024〕X号”）、排版印制，并根据需要确定印发范围（如“各部门、各分支机构”）。涉密或敏感公文需标注密级（如“内部资料，注意保密”），严格控制印发份数，发放时需登记接收部门及人员签字。（二）文件管理全流程文件接收与登记外来文件（如上级单位通知、合作单位函件）收到后，由办公室统一拆封、登记，填写《文件接收登记表》（含收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、处理意见等），并分送至相关负责人或部门。文件分类与流转根据文件内容分为“收文”“发文”“内部资料”“档案文件”四大类，每类按“年度-部门-文种”细分（如“2024-办公室-通知”）。文件流转需通过OA系统或书面签批单跟踪，明确处理时限（一般事项3个工作日内办结，紧急事项需标注“特急”并24小时内反馈）。文件归档办结的公文（含外来文件和内部发文）在次月初由办公室统一收集，按《文件分类归档目录表》整理归档。纸质文件需装订成册，标注档号（如“2024-办-001”），存放于文件柜；电子文件需按“部门-年份-文种-序号”命名（如“办公室-2024-通知-001”），存储于公司指定服务器，定期备份。文件借阅与使用员工因工作需要借阅文件时，需填写《公文借阅申请表》，说明借阅事由、文件名称及借阅期限，经部门负责人及办公室审批后借阅。涉密文件仅限指定人员借阅，借阅期限不超过3个工作日，严禁复印、外传；归还时需检查文件完整性，如有损坏或丢失，需及时报备并按规定处理。文件保管与处置文件保管需符合防火、防潮、防虫、防盗要求，定期检查保管状况；电子文件需定期查毒杀毒，保证存储安全。到期文件由办公室组织鉴定，保管期限届满且无保存价值的文件（如常规通知、临时性函件），需填写《文件销毁审批表》，经分管领导批准后，由两人以上监销并登记销毁记录；涉密文件需按保密规定统一销毁。三、常用模板表格（一）行政公文处理流程登记表序号文件标题文号起草部门起草人审核人签发人发文日期主送机关抄送机关文件状态（草稿/已印发/已归档）备注1关于召开2024年度工作总结会的通知公司办发〔2024〕5号办公室*小明*小红*总经理2024-01-15各部门各分支机构已印发详见附件议程2关于申请采购办公设备的请示财务部请〔2024〕3号财务部*张华*李强*分管副总2024-02-20总经理—已归档预算金额5万元（二）文件分类归档目录表档号文件名称文号成文日期密级保管期限存放位置（柜号/盒号）归档人2024-办-001行政公文撰写及文件管理规范公司办发〔2024〕1号2024-01-01内部永久A柜-01盒*小红2024-人-0022024年员工培训计划人力部发〔2024〕8号2024-03-10公开长期B柜-05盒*王芳（三）公文借阅申请表借阅日期借阅人（部门/姓名）借阅文件名称及文号借阅事由借阅期限审批人意见借阅人签字归还日期经办人签字2024-03-15市场部/*赵刚关于开展春季促销活动的通知（公司办发〔2024〕6号）制定部门促销方案5个工作日同意*赵刚2024-03-20*小红四、关键注意事项与风险规避（一）格式规范性居中排版，二号小标宋体字，如“关于召开XX会议的通知”；主送机关：顶格编排，后加冒号，三号仿宋体字，如“各部门：”；三号仿宋体字，行距28磅，一级标题用黑体、二级标题用楷体、三级标题仿宋体；附件：下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如“附件：1.会议议程”；发文机关与成文日期：发文机关署名在成文日期上方，成文日期用阿拉伯数字标注（如“2024年3月15日”），加盖印章时，上不压、下压成文日期。（二）内容准确性数据、金额、时间等关键信息需经二次核对，保证无误；引用政策文件或历史公文时，需注明文号和标题，避免歧义；请示类公文需“一文一事”，不得将多个事项合并请示；报告类公文不得夹带请示事项。（三）保密管理涉及公司商业秘密、未公开信息的公文，需标注“内部资料，注意保密”或“秘密”字样；电子涉密文件需加密存储，严禁通过QQ等非加密渠道传输；涉密文件复印、借阅需经总经理审批，全程留痕。（四）时效性控制紧急公文需标注“特急”或“加急”，并明确办理时限，相关部门需优先处理；常规公文应在发文后3个工作日内完成流转，逾期未办需向办公室说明原因。（五）电子文件管理电子文件命名需规范，避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称；定期对电子文件进行双备