会议纪要撰写与存档模板

适用会议类型与场景会议纪要撰写与存档全流程一、会前准备：奠定纪要基础明确会议基本信息提前获取会议通知，确认会议主题、时间（起止时间）、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因（如需）。若会议有提前准备的议题或材料，需提前熟悉，明确各议题的核心目标与讨论方向，避免记录时遗漏关键信息。准备记录工具与模板根据会议性质选择记录方式（电子文档、手写笔记或专业会议纪要工具），提前打开“标准会议纪要模板”（见后文），填写会议名称、时间等基础信息。对复杂议题，可提前在模板中预设议题预留“讨论要点”“决议事项”“待办事项”等模块的填写空间，提升记录效率。二、会中记录：精准捕捉关键信息聚焦核心内容，避免流水账以“议题-讨论-决议-行动”为主线记录，重点捕捉：各议题的讨论核心观点（尤其是分歧点与共识）、形成的决议（明确结论而非过程）、分配的待办事项（含责任人与时间节点）。区分“事实陈述”与“个人观点”，对关键发言需标注发言人（如“*总指出：需优先考虑客户体验”），避免混淆主观意见与会议共识。保证信息完整性与准确性对数据、时间、责任部门等关键信息需当场核对（如“方案需在月日前提交”可向主持人确认），避免模糊表述（如“尽快”“尽快完成”需明确具体时限）。遇不确定的术语或表述，可会后及时向相关人员确认，不得主观臆断。三、会后整理：规范纪要结构与内容整理初稿，逻辑清晰会议结束后2个工作日内完成初稿整理，按“会议基本信息-会议议程-会议主要内容-决议事项-待办事项-附件清单-分发范围”结构组织内容，保证各模块层次分明。语言需简洁、客观，避免口语化表达（如“我觉得”改为“会议认为”），删除与会议核心无关的细节（如无关的讨论插曲、重复发言）。核对与补充信息对照会议录音（如有）或参会人员笔记，核对决议事项、待办事项的责任人、时间节点是否准确，保证无遗漏。对需补充的背景信息（如项目背景、政策依据），可标注“详见附件”或简要说明，避免冗长。四、审核与定稿：保证纪要权威性提交审核初稿完成后，提交主持人（或会议指定负责人）审核，重点确认：决议事项是否与会议结论一致、待办事项责任是否明确、敏感信息是否脱敏（如未公开的人事安排、财务数据等）。根据审核意见修改完善，如涉及重大调整需与主持人再次确认，避免二次修改。最终定稿与签发审核通过后，由记录人定稿，注明“会议纪要（终稿）”及定稿日期，由主持人签字（或电子签章）确认，增强纪要的正式性与约束力。五、存档管理：保障信息可追溯明确存档方式与期限电子纪要需存储于指定共享平台（如企业网盘、OA系统），按“年份-月份-会议类型-会议名称”建立文件夹（如“2024-06-项目推进会-项目季度推进会纪要”），保证文件命名规范、便于检索。纸质纪要（如需）需打印装订，交由行政部门统一归档，存档期限根据组织规定执行（一般会议纪要保存不少于2年，重大决策类会议纪要保存不少于5年）。分发与跟踪定稿后1个工作日内，按“分发范围”将纪要发送至参会人员、相关部门及抄送领导（如需），并要求接收人确认签收（电子发送需留痕）。待办事项责任部门需在纪要中标注的时限前反馈进度，记录人可定期（如每周）汇总待办完成情况，形成“会议决议跟踪表”，同步给主持人及相关部门。标准会议纪要模板会议基本信息会议名称例：“项目Q3季度推进会”会议时间年月日时分-时分会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：X–）主持人记录人参会人员（含部门及职务，多人可另附页）例：总（总经理）、经理（市场部）、*主管（研发部）等缺席人员及原因例：*工（销售部，因客户拜访缺席）会议议程1.议题一：项目当前进度汇报2.议题二：Q3目标调整讨论3.议题三：资源协调决议会议主要内容议题一：项目当前进度汇报-经理汇报：截至6月30日，项目完成60%，其中模块A已交付，模块B延期5天（原因：供应商设备延迟）。-总提问：模块B能否通过调整资源追回进度？-*主管回应：可抽调2名开发人员支援，预计3天内追回进度。议题二：Q3目标调整讨论-原Q3目标：用户增长100万；当前市场环境变化，建议调整为80万。-*总意见：需结合市场部调研数据，明日17:前提交调整方案。议题三：资源协调决议-决议1：研发部抽调2名开发人员支持模块B，主管负责协调，7月3日前到位。-决议2：市场部7月2日前提交Q3目标调整方案，经理牵头，*总审核。决议事项责任部门/人完成时限备注模块B进度追赶，抽调2名开发人员研发部（*主管）7月3日前需提交人员名单提交Q3目标调整方案市场部（*经理）7月2日17:前需附市场调研数据待办事项负责人完成时间备注整理模块B进度追赶计划*主管7月1日发送至项目群完成市场调研数据收集*专员7月2日12:前支持调整方案附件清单1.《项目Q2进度报告》2.《Q3目标调整调研（初稿）》分发范围例：参会人员、总经理办公室、项目管理部、人力资源部存档部门行政部（电子+纸质）关键注意事项与规范内容准确性原则纪要需客观反映会议真实情况，禁止添加记录人个人观点或未经确认的信息，对关键数据（如时间、数量、责任人）必须反复核对，保证与会议结论一致。责任明确性要求待办事项和决议事项必须明确“责任部门/人”及“完成时限”，避免使用“相关部门”“尽快”等模糊表述，保证责任可追溯、进度可跟踪。保密与合规管理涉及企业敏感信息（如未公开战略、财务数据、人事调整）的会议纪要，需标注“内部保密”，按保密级别限定分发范围，禁止外传；存档时需加密存储，访问权限仅限授权人员。及时性与时效性会后整理、审核、分发需严格遵循时限要求（初稿2个工作日内，分发1个工作日内），避免因延迟导致信息失效或影响任务执行。格式规范性统一组织内所有会议纪需