销售合同审核与签订流程管理工具

销售合同审核与签订流程管理工具适用工作场景本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务团队，针对产品销售、服务提供等业务场景中销售合同的起草、审核、审批、签订及归档全流程管理。具体包括：销售代表与客户初步接洽后，需规范合同文本以明确双方权利义务；法务部门对合同条款合规性进行把控，规避法律风险；财务部门审核合同中的付款方式、税务条款等财务相关内容；业务负责人审批合同以确认资源匹配与业务可行性；合同签订后完成归档，保证后续执行与追溯有据可依。详细操作步骤第一步：合同起草与信息录入操作主体：销售代表*操作内容：收集客户基本信息（客户名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式、地址等）及业务需求（产品/服务名称、规格、数量、单价、交付时间、交付地点、付款方式、质保期等）；根据企业标准合同模板，结合客户需求填写《销售合同信息登记表》（见模板表格1），保证关键信息无遗漏；拟定合同文本，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款，条款表述需清晰、无歧义。输出成果：初步拟定的合同文本及《销售合同信息登记表》。第二步：内部多部门审核操作主体：销售代表（发起）、法务专员、财务经理、业务负责人操作内容：销售部门初审：销售代表*核对合同信息与客户需求一致性，确认产品/服务描述、交付时间等业务条款准确无误后，提交至法务部门。法务部门审核：法务专员*重点审核合同条款的合法性、合规性，包括：主体资格是否有效（客户营业执照、授权委托书等）；合同内容是否符合法律法规及行业规范；违约责任、争议解决方式等条款是否明确、合理；审核通过后，在《合同审核意见表》（见模板表格2）中填写“审核通过”及修改意见；若不通过，注明具体问题并退回销售代表*修订。财务部门审核：财务经理*审核合同中的财务相关条款，包括：付款方式（预付款、进度款、尾款比例及支付节点）是否符合企业财务制度；税费承担方式、发票类型（如适用）是否明确；合同金额与报价单、订单是否一致，是否存在财务风险；审核通过后签字确认，不通过则反馈财务问题至销售代表*协调客户调整。业务负责人审批：销售部门负责人*审核合同的业务可行性，包括客户资源匹配度、交付能力、利润空间等，确认无误后签署审批意见。输出成果：法务、财务审核通过的合同文本及双方签字的《合同审核意见表》。第三步：客户沟通与最终确认操作主体：销售代表*操作内容：将审核通过的合同文本发送至客户，并同步说明审核意见及修改内容（如有）；与客户就合同条款进行沟通，达成一致后，请客户在合同文本上加盖公章（或合同专用章），并由授权代表签字；收回客户签字盖章的合同原件，核对印章清晰度、签字笔迹与预留信息是否一致。输出成果：客户签字盖章的合同原件。第四步：合同签订与盖章操作主体：销售代表、行政专员操作内容：销售代表*将客户签字盖章的合同原件提交至行政管理部门，申请企业盖章；行政专员*核对合同文本与审核版本一致性，确认无误后加盖企业公章（或合同专用章）及法定代表人签字章（如需）；盖章完成后，将合同原件复印2份（客户联、企业存档联），原件由行政部门统一归档，复印件交销售代表*及财务部门。输出成果：双方签字盖章的正式合同文本（原件及复印件）。第五步：合同归档与执行跟踪操作主体：行政专员、销售代表操作内容：行政专员*在《合同签订记录表》（见模板表格3）中登记合同编号、签订日期、客户名称、合同金额、归档日期等信息，并将合同原件存入企业合同档案库；销售代表*根据合同约定，跟进后续执行（如订单下达、生产安排、物流交付等），同步财务部门收款节点；合同履行完毕后，销售代表提交《合同履行情况报告》，由行政专员标记合同状态为“已完结”。输出成果：归档的合同原件、《合同签订记录表》、《合同履行情况报告》。核心模板表格模板表格1：销售合同信息登记表合同编号客户名称统一社会信用代码客户联系人联系方式交付地址产品/服务名称规格型号数量单价（元）合同总金额（元）交付时间———-—————————————————————————-付款方式预付款比例进度款比例尾款比例支付节点质保期（月）———-—————————————————————————-销售代表*起草日期备注———-—————————————————————————-模板表格2：合同审核意见表合同编号审核环节审核部门审核人*审核日期审核意见（通过/不通过，需注明具体问题及修改建议）法务审核法务部财务审核财务部业务负责人审批销售部备注最终审核结果：□通过□不通过，退回修订模板表格3：合同签订记录表合同编号客户名称合同总金额（元）签订日期客户方签字盖章企业方签字盖章归档日期归档人*合同状态（待履行/履行中/已完结）备注关键注意事项信息准确性：合同中客户名称、统一社会信用代码、金额、日期等关键信息必须与客户提供的资料及企业内部记录一致，避免因信息错误导致合同纠纷。审核时效性：各部门需在收到合同后2个工作日内完成审核，紧急合同可提前约定审核时限，保证合同流程高效推进。条款完整性：合同文本需包含《民法典》规定的必备条款（如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等），避免遗漏重要内容。印章规范性：客户方需加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字；企业方盖章需由行政部门核对无误后执行，严禁私自盖章或使用非指定印