合同审批及归档标准化流程

合同审批及归档标准化流程一、适用范围本流程适用于公司各类经济合同的审批管理及归档保存，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。通过标准化流程，保证合同签订的合规性、审批的严谨性及归档的完整性，有效防范合同风险，保障公司合法权益。二、标准化操作流程（一）合同发起与提交流程发起准备业务部门根据业务需求，与合同相对方完成合同条款初步洽谈，明确合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心要素。发起人*（业务经办人）整理合同草案、附件（如资质文件、技术协议、报价单等）及相关支撑材料（如立项审批单、预算审批表等），保证材料齐全、内容真实。填写审批单发起人登录公司OA系统或使用《合同审批单》（模板见第三部分），填写合同基本信息（合同名称、编号、相对方信息、合同金额、签订日期、履行期限等）及审批流程说明，合同草案及附件材料。注明合同涉及的部门职责、特殊条款（如付款条件、知识产权归属等），以便后续审核。提交审批发起人确认信息无误后，提交至部门负责人进行初审。系统自动流转或线下提交《合同审批单》及材料至下一审批节点。（二）部门初审流程审核内容部门负责人*审核合同的业务必要性：是否符合部门年度计划、项目预算，是否满足公司业务发展需求。审核合同条款的完整性：标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任等核心要素是否明确，是否存在明显漏洞。审核附件材料的匹配性：如报价单与合同金额是否一致，相对方资质文件（营业执照、许可证等）是否在有效期内。签署意见审核通过：在《合同审批单》“部门初审意见”栏签署“同意”，并流转至下一环节（如法务审核）。审核不通过：注明具体修改意见（如“需明确违约金计算方式”“补充相对方业绩证明材料”），退回发起人修改后重新提交。（三）法务审核流程审核内容法务专员*审核合同的法律合规性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如无效条款、显失公平条款、争议解决方式约定不明等）。审核合同主体的合法性：相对方是否为依法设立并有效存续的企业，签约人是否具有合法授权（如需提供授权委托书）。审核特殊条款的合规性：如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等是否明确、合理，是否符合公司内部管理制度。出具意见审核通过：在《合同审批单》“法务审核意见”栏签署“同意”，或标注“无异议后流转”。审核不通过：列出法律风险点及修改建议（如“第5条‘不可抗力’范围需细化”“建议增加争议解决为诉讼方式”），退回发起人或部门负责人协调修改，修改后重新提交法务审核。（四）财务审核流程审核内容财务专员*审核合同金额的准确性：合同价款是否与预算审批一致，计价方式、税费承担是否明确，是否存在超预算风险。审核付款条款的合理性：付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）、付款方式（银行转账/承兑汇票等）、资金来源是否合规，是否符合公司财务管理制度。审核涉税条款：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率等约定是否清晰，避免税务风险。签署意见审核通过：在《合同审批单》“财务审核意见”栏签署“同意”，注明“付款条件符合财务规定”。审核不通过：提出修改意见（如“预付款比例超过30%，需降低至20%”“需明确发票开具后X日内付款”），退回发起人调整，调整后重新提交财务审核。（五）分级审批流程根据合同金额及重要性，划分审批权限：一般合同（金额≤10万元）：由分管领导*审批。重大合同（10万元＜金额≤50万元）：由分管领导审核后，提交总经理*审批。特别重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：由总经理审核后，提交公司决策委员会（或董事会）审批。审批要求：审批人重点审核合同的战略符合性、风险可控性及资源匹配性，在《合同审批单》“审批意见”栏明确签署“同意”“否决”或“修改后同意”。若“否决”，需说明理由并终止流程；若“修改后同意”，退回发起人完成修改后重新提交审批。（六）合同签署与用印流程定稿与打印审批通过后，由发起人根据审批意见最终定稿，使用公司模板打印合同文本（一式X份，根据相对方需求及归档要求确定份数），保证合同文本与电子版完全一致。签署与用印法务或指定人员核对合同文本与审批流程的一致性，确认无误后，安排双方签署。签署人需为合同授权代表，提供授权委托书（若非法定代表人），并在合同签字处签字/盖章。用印前，由行政专员*核对《合同审批单》、合同文本、签署人身份信息及授权文件，确认无误后加盖公司合同专用章或公章，严禁超范围、无审批用印。（七）合同归档管理流程归档材料收集合同签署完毕后，发起人收集合同正本、附件、《合同审批单》（含各环节审核意见）、用印登记表、相对方资质文件等全套材料，保证材料齐全、无缺失。档案整理与编号档案管理员*对归档材料进行分类整理，按照“合同名称-签订日期-相对方名称”规则编制档案编号（如“CG-2024-001-公司”），填写《合同归档清单》（模板见第三部分）。移交与保存发起人将整理好的合同材料移交档案管理员，双方核对无误后在《合同归档清单》上签字确认。档案管理员将合同正本存入公司档案室（或符合规定的电子档案系统），电子版同步备份至指定服务器，保证档案安全、可查。三、相关模板表格（一）合同审批单合同基本信息合同名称合同编号（由行政部统一编制）签订日期年月日相对方信息名称：统一社会信用代码：地址：联系人及电话：合同类型□采购合同□销售合同□服务合同□租赁合同□其他：__________合同金额（大写）合同金额（小写）¥履行期限自年月日至年月日付款方式□一次性付款□分期付款（请注明节点）□其他：____________________合同附件□报价单□技术协议□资质文件□立项审批单□其他：________________审批流程发起人姓名：*意见：签字：日期：部门负责人姓名：*意见：签字：日期：法务专员姓名：*意见：签字：日期：财务专员姓名：*意见：签字：日期：分管领导姓名：*意见：签字：日期：总经理/决策委员会姓名：*意见：签字：日期：用印登记用印时间：用印人：档案编号：（二）合同归档清单归档编号合同名称相对方名称签订日期合同金额履行期限归档材料清单（√为有）归档人归档日期存放位置□合同正本□附件□审批单□资质文件□用印登记表□电子版备份四、关键注意事项（一）材料完整性要求合同发起时，必须提供合同草案及必要的附件材料（如相对方营业执照、授权委托书、技术参数、报价单等），保证核心信息完整，避免因材料缺失导致审核延误或合同无效。（二）审核时限管理各审核环节应在收到材料后2个工作日内完成审核（重大合同可延长至3个工作日），特殊情况需提前与发起人沟通，保证审批流程高效流转。（三）修改反馈机制审核环节提出的修改意见，发起人需及时与相对方沟通调整，调整后重新提交审核，并注明“已根据意见修改”，避免重复审核或遗漏修改点。（四）用印与签署规范合同必须经最终审批通过后方可签署用印，严禁“先签后批”或“未批先签”。签署人需保证签字字迹清晰，用印清晰、端正，覆盖合同关键条款（如金额、期限、签字处）。（五）归档及时性合同签署完毕后，发起人应在3个工作日内完成归档材料收集并移交档案管理员，档案管理员需在收到材料后1个工作日内完成整理、编号及入库，保证合同可追溯。（