人力资源管理流程手册员工入职与离职管理

人力资源管理流程手册：员工入职与离职管理一、员工入职管理（一）适用情境本流程适用于公司新招聘员工正式入职办理、内部调动员工至新岗位入职办理的所有场景，涵盖从入职前准备到试用期全流程管理的各个环节，旨在规范入职流程、保障员工顺利融入、明确双方权利义务。（二）操作流程详解1.入职前准备HR部门动作：发送《入职通知书》：通过邮件或书面形式通知员工入职时间、报到地点、需携带资料（证件号码原件及复印件、学历学位证书原件及复印件、离职证明/无在职证明、一寸免冠照片X张、银行卡复印件等），并确认员工是否按时到岗。准备入职资料：包括《劳动合同书》《员工信息登记表》《岗位职责说明书》《保密协议》《入职须知》等，根据岗位性质补充《竞业限制协议》《廉洁承诺书》等。后勤安排：提前为员工申请工位、配备办公设备（电脑、工牌、门禁卡等），通知IT部门开通系统权限（企业OA系统、邮箱等），告知部门负责人及导师员工入职信息。用人部门动作：确定岗位导师：为新员工指定一名资深员工作为导师，负责日常工作指导、团队融入协助。准备入职引导：规划新员工入职首日工作内容（如部门介绍、岗位职责讲解、熟悉团队成员等），避免首日工作安排空白。2.入职办理报到与资料核验：员工按约定时间到HR部门报到，提交《入职通知书》及要求的全部资料。HR核验资料原件与复印件一致性，重点检查证件号码、学历学位证书、离职证明（应届生提供就业推荐表）等关键材料，留存复印件并归档。填写《员工信息登记表》：员工需如实填写个人信息（姓名、性别、出生日期、户籍地址、紧急联系人等），HR确认无误后签字确认。合同签订与协议签署：HR向员工说明劳动合同期限、试用期、工作内容、工作地点、劳动报酬、社会保险等条款，解答员工疑问。双面签订《劳动合同书》（一式两份，公司与员工各执一份），根据岗位需求同步签署《保密协议》《岗位职责说明书》等附件。入职引导与信息录入：HR带领员工熟悉公司环境（办公区、会议室、茶水间、卫生间等），讲解公司基本制度（考勤、办公纪律、安全规范等）。协助员工办理社保、公积金增员手续，保证入职当月或次月正常缴纳；补充商业保险的岗位，同步办理保险参保。将员工信息录入人力资源管理系统（HRM），员工工号，开通企业OA等系统权限，告知员工账号及初始密码。3.入职后跟进部门融入：部门负责人或导师带领新员工熟悉团队成员，介绍部门职责、工作流程、当前项目进展，明确汇报关系及沟通机制。导师制定《新员工入职引导计划》（含周/月度学习目标、技能培训安排、实践任务等），每周至少进行1次工作复盘，帮助员工快速上手。试用期管理：HR在新员工入职1周内进行首次面谈，知晓入职适应情况，解答疑问；入职1个月、3个月分别跟踪工作进展，提醒部门负责人及时反馈试用期表现。试用期满前10日，用人部门评估员工是否达到转正要求，填写《试用期转正评估表》（含工作能力、态度、业绩等维度），交HR审核。转正通过后，HR更新员工信息系统中“试用期状态”，通知员工办理转正手续；未通过则根据《劳动合同法》规定，提前3日书面通知员工延长试用期或解除劳动合同。（三）相关表单模板表1：新员工入职登记表序号项目内容附件要求1姓名*某证件号码复印件2性别3出生年月4政治面貌5学历/学位学历学位证书复印件6联系方式7紧急联系人8紧急联系人电话9现居住地址10银行卡号银行卡复印件（开户名需为本人）11岗位名称12所属部门13入职日期表2：劳动合同书（关键条款摘要）甲方（用人单位）：[公司全称]乙方（员工）：*某第一条劳动合同期限：[固定期限/无固定期限]，自[年月日起]至[年月日止]（固定期限）或[年月日起]（无固定期限）。其中，试用期[X]个月，自[年月日起]至[年月日止]。第二条工作内容：乙方在[部门]担任[岗位]工作，工作地点为[公司地址]，甲方可根据工作需要调整乙方岗位，需双方协商一致。第三条劳动报酬：乙方试用期月薪[]元，转正后月薪[]元（含社保个人缴纳部分），于每月[]日通过银行转账支付。第四条社会保险：甲方按国家规定为乙方缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育保险及住房公积金，个人缴纳部分由甲方从乙方工资中代扣代缴。（四）关键要点提示资料真实性：入职时需核验原件，保证证件号码、学历学位证书等信息真实，避免虚假入职带来的法律风险。合同签订时效：自用工之日起1个月内必须签订书面劳动合同，逾期未签订需支付双倍工资。试用期约定：劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上及无固定期限的，不超过6个月。社保缴纳：自用工之日起30日内为员工办理社保登记，保证社保缴纳连续性，避免影响员工资格（如购房、落户等）。入职培训记录：新员工入职培训需留存签到表、培训课件、考核记录等资料，作为员工融入及试用期评估依据。二、员工离职管理（一）适用情境本流程适用于员工主动辞职、劳动合同到期未续签、公司因客观原因调整岗位或协商解除劳动合同等所有离职场景，旨在规范离职流程、保障工作交接顺畅、明确离职结算责任，维护公司与员工双方合法权益。（二）操作流程详解1.离职申请与审批员工提交申请：主动离职：员工需提前3日（试用期）或30日（转正后）向用人部门提交《员工离职申请表》，说明离职原因（个人原因、职业发展等），并注明预计离职日期。合同到期：劳动合同到期前30日，HR与员工沟通续签意向，员工不愿续签的，需提交《员工离职申请表》确认离职。协商解除：因公司调整或双方协商一致解除劳动合同，由HR或部门负责人与员工沟通，员工签署《协商解除劳动合同协议书》。部门与HR审批：用人部门负责人审批：确认工作交接可行性，评估离职对部门工作的影响，审批离职申请并签字。HR部门审批：核对员工入职时间、合同期限、试用期状态等，确认离职申请是否符合《劳动合同法》规定，审批通过后启动离职流程。2.工作交接交接内容确认：用人部门与员工共同制定《工作交接清单》，明确交接事项：（1）工作内容：未完成工作进度、后续跟进计划、关键联系人等；（2）资料文件：电子文档（存储路径、访问权限）、纸质文件（归档要求）、客户资料（对接清单等）；（3）物品资产：电脑、工牌、门禁卡、钥匙、公司配备的设备工具等；（4）其他：需对接的部门/人员、系统账号权限（OA、企业等）移交说明。交接执行与确认：员工与指定接收人（部门负责人或接替员工）逐项核对交接内容，双方在《工作交接清单》签字确认。接收人发觉交接遗漏的，需及时与员工沟通补充，保证工作无断点；部门负责人对交接完整性负责。3.离职手续办理部门手续：用人部门收回员工工牌、门禁卡、钥匙等物品，注销系统权限（部门内部系统、项目权限等），在《离职手续办理表》“部门签字”栏确认。HR手续：办理社保、公积金停缴：确认离职当月缴纳情况，次月起办理停缴手续（如需转移，提供《参保缴费凭证》）。商业保险处理：根据保险合同约定，办理退保或权益变更手续。薪资结算：核算员工应发工资（出勤天数、绩效奖金等）、应扣款项（社保个人部分、个税等），确认离职后薪资发放时间（如离职次月日通过银行转账支付）。财务与资产手续：员工如有借款、备用金未结清，需到财务部门核销并签字确认；资产管理部门收回公司配备的固定资产（电脑、手机等），检查资产状态，签字确认无损坏或按规定赔偿。4.离职面谈与资料归档离职面谈：HR在员工离职前进行面谈，知晓离职真实原因（对薪酬、管理、发展等方面的反馈），记录《离职面谈记录表》，对员工提出的合理建议整理反馈至相关部门。用人部门可选择性进行部门内部面谈，感谢员工贡献，保持良好关系。资料归档：HR收回《劳动合同书》原件，将离职相关材料（《离职申请表》《工作交接清单》《离职手续办理表》《离职面谈记录表》等）整理归档，保存期限不少于2年（涉及劳动争议的保存至争议处理完毕后5年）。更新人力资源管理系统，将员工状态更新为“离职”，记录离职日期、离职原因等信息。5.离职证明开具HR在员工完成所有离职手续后，根据《劳动合同法》规定，为员工开具《离职证明》，注明员工基本信息、入职日期、离职日期、担任岗位、劳动合同期限等内容，不得包含负面评价（如“违纪解除”等）。《离职证明》一式两份，公司留存一份，员工执一份，加盖公司公章后生效。（三）相关表单模板表3：员工离职申请表申请人*某所在部门[部门]岗位[岗位]入职日期[年月日]离职类型□主动辞职□合同到期□协商解除预计离职日期[年月日]离职原因（可填写个人职业发展、家庭原因等，需手写签字）部门意见负责人签字：日期：HR意见签字：日期：表4：工作交接清单序号交接事项详细内容描述接收人签字交接日期1未完成工作[项目A进度说明，后续跟进人]*某[月日]2客户资料[客户清单、对接人联系方式]*某[月日]3电子文档[存储路径：文件夹，权限说明]*某[月日]4公司资产[电脑（型号：）、工牌（编号：）]*某[月日]表5：离职证明（模板）离职证明*某先生/女士，证件号码号：[证件号码号码]，系我公司[部门][岗位]员工，于[年月日]入职，劳动合同期限为[年月日至年月日]，因[个人原因/合同到期]于[年月日]与我公司解除劳动合同。特此证明。[公司全称]（盖章）[年月日]（四）关键要点提示提前通知期：员工主动离职需提前3日（试用期）或30日（转正后）书面通知公司，未提前通知造成公司损失的，公司可要求赔偿（需提供损失证据）。工作交接完整性：交接清单需经双方签字确认，避免因交接遗漏导致工作延误或资产损失；部门负责人对交接结果负监督责任。薪资结算时效：离职时结清员工工资（含