行政办公室公文处理规范

行政办公室公文处理规范一、公文处理的重要性与基本原则公文是行政机关履行职能、传达决策、协调工作的核心载体，行政办公室作为公文流转的枢纽部门，其处理规范直接关系政令传达的准确性、工作推进的时效性与行政行为的规范性。公文处理需遵循准确规范、及时高效、安全保密、精简务实原则，确保从收文、办文到发文、归档的全流程合规有序，为单位决策落实与工作推进筑牢保障。二、公文的分类与适用范围（一）按性质分类1.法定公文：含通知、报告、请示、批复、函、纪要等，需严格遵循《党政机关公文处理工作条例》的格式与行文规则，适用于正式公务活动的指令传达、情况汇报、事项请示等场景。2.事务性公文：如工作简报、会议记录、情况说明等，格式相对灵活，主要用于内部信息传递、工作动态汇总等非法定公文范畴的公务活动。（二）按紧急程度分类特急件：需立即办理，时限一般不超过24小时；加急件：需优先处理，时限一般不超过3个工作日；平件：按常规流程办理，原则上不超过5个工作日（具体时限可结合单位实际调整）。（三）按秘密等级分类绝密级：涉及核心机密，阅知范围严格限定，传递需专人专车；机密级：涉及重要机密，阅知范围经批准后限定；秘密级：涉及一般机密，按规定范围传阅；普通件：无保密要求，可按常规流程处理。三、收文处理流程与操作规范（一）签收与登记1.签收：收到公文时，需核对信封（或电子文件包）的密封状态、件数、发文单位等信息，确认无误后在《收文登记簿》签字确认；若发现破损、件数不符，需当场注明并联系来文单位核实。2.登记：按“来文日期、编号、单位、标题、密级、紧急程度、拟办意见”等要素逐项登记，生成唯一收文编号（如“2024-SW-001”），确保每份公文可追溯。（二）初审与分办1.初审：办公室文书需审核公文是否属本单位受理范围、格式是否规范、附件是否齐全。对不符合要求的公文，可退回或商请补正；符合要求的，提出拟办意见（如“请XX部门办理”“请领导阅示后转XX部门”）。2.分办：根据拟办意见，将公文（含电子件）及时转交承办部门或人员，同时在《收文登记簿》标注分办时间、承办人，确保责任到人。（三）承办与催办1.承办：承办部门需在规定时限内制定办理方案，涉及多部门的需明确牵头单位；办理过程中如需会签，应在2个工作日内完成会签流转，避免延误。2.催办：办公室对超期未办结的公文，需以书面或口头形式提醒承办人；对特急、加急件，需每日跟踪进度，确保按时反馈。（四）传阅与答复1.传阅：采用“文件传阅单”制度，按领导、部门的阅知顺序传递，严禁横传（即非指定人员之间传递）。传阅人需在传阅单上签字并注明时间，一般公文传阅时限不超过2个工作日，密级公文需随阅随退。2.答复：对来文要求答复的事项，承办部门需在办结后形成书面回复，经办公室核稿、领导签发后，按来文渠道反馈（如邮寄、传真、电子公文系统），并留存答复底稿。四、发文处理流程与质量要求（一）起草与审核1.起草：公文起草需主题明确、逻辑清晰，引用政策法规需准确无误，格式严格遵循《党政机关公文格式》（如标题用2号小标宋体，正文用3号仿宋体，页码居中标注等）。涉及多部门的事项，需先会签再起草，避免内容冲突。2.审核：部门起草的公文需经部门负责人初审（重点审内容合规性），再送办公室核稿（重点审格式规范性、语言严谨性、政策一致性）。审核中发现问题的，需退回起草部门修改，严禁“以签代管”。（二）签发与复核1.签发：公文需按权限签发：一般性事务由部门负责人签发；涉及全局工作、重大决策的公文，需由单位主要领导或分管领导签发（严禁越权签发）。签发人需在发文稿纸上签署意见、姓名及日期。2.复核：签发后，办公室需核对公文内容是否与签发意见一致、格式是否规范、附件是否完整，确认无误后方可进入缮印环节。（三）缮印与用印1.缮印：公文排版需严格对标《党政机关公文格式》，正文每页22行、每行28字，页码用4号半角宋体阿拉伯数字。缮印后需由起草人、核稿人双人校对，确保无错别字、格式错误。2.用印：加盖单位公章时，需核对发文份数、签发意见，确保印章清晰端正（下压成文日期，骑年盖月）。用印后需在《用印登记簿》登记，注明公文标题、编号、份数。（四）登记与分发1.登记：生成发文编号（如“2024-XZ-001”），按“发文日期、编号、标题、主送单位、份数、分发渠道”等要素登记，建立发文台账。2.分发：内部公文通过OA系统或纸质文件交换；外部公文按来文渠道反馈（如邮寄需挂号、传真需留存记录、专人送达需签收），确保公文安全送达。五、公文格式与归档管理（一）格式规范公文格式需严格遵循《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），核心要素包括：版头：发文机关标志用红色小标宋体，发文字号居左空1字编排，签发人（上行文需标注）居右空1字；主体：标题居中，主送机关顶格，正文每段首行缩进2字符，附件说明在正文下空1行左空2字，成文日期用阿拉伯数字，印章端正居中；版记：抄送机关居左空1字，印发机关和日期居右，分隔线为反线（—）。（二）归档要求1.整理组卷：年度终了后，办公室需将收文、发文、内部文件按“年度—机构—问题”分类，去除重复件、草稿件，编制《案卷目录》，确保文件材料齐全完整（包括正文、附件、签批单、会签记录等）。2.移交归档：次年3月底前，将整理好的公文档案移交单位档案部门，办理移交手续（双方签字确认《移交清册》）。3.保管利用：档案部门需按密级分柜保管，库房需防火、防潮、防虫；借阅档案需填写《借阅单》，绝密级档案仅限当场查阅，不得带出。六、注意事项与保障机制（一）保密与时效保密要求：密级公文需专人保管、传递，电子公文需加密存储；阅知范围外的人员如需查阅，需经分管领导批准。时效要求：特急件随到随办，加急件24小时内启动办理，平件5个工作日内反馈进展，确保公文“不积压、不延误”。（二）质量与监督质量管控：建立“起草—审核—签发—校对”四级质量把关机制，对出现重大错误（如政策引用错误、格式混乱）的公文，追究相关人员责任。监督检查：办公室每季度抽查公文处理情况，通报问题并限期整改；每年开展公文处理“评优评差”，将结果纳入部门绩效考核。（三）培训与考核培训机制：每年组织1-2次公文处理专题培训，内容涵盖新法规解读、典型案例分析、实操技巧（如公文排版、会签流程）；新入职人员需通过公文处理考核方可独立办文。考核激励：对公文处理规范、效