人力资源管理系统模板

人力资源管理系统模板使用指南一、适用范围与典型应用场景二、核心功能模块操作流程（一）员工信息管理模块操作目标：维护员工基础信息的准确性，支持新增、修改、查询及数据导出功能。操作步骤：新增员工信息登录系统，进入“员工信息管理”模块，“新增员工”按钮；按要求填写必填项：员工编号（按规则，如“YG+年份+序号”）、姓名（）、性别、出生日期、证件号码号（）、学历、联系方式（*）、所属部门、岗位、入职日期、合同期限、合同类型（固定期限/无固定期限）；附件：证件号码扫描件、学历证书扫描件、一寸电子照片（系统自动校验附件格式与完整性）；提交审批：默认由HR主管审核，审核通过后信息同步至“在职员工库”，员工可登录系统查看个人基础信息。修改员工信息仅限“在职状态”员工的信息修改，离职员工信息锁定不可编辑；选择需修改的员工记录，“编辑”，修改后需重新提交审批（涉及证件号码号、关键岗位等敏感信息时，需部门负责人加批）；审核通过后，系统自动记录修改日志（修改人、修改时间、修改前后内容），保证数据可追溯。信息查询与导出支持按“部门”“岗位”“入职日期”“在职状态”等多条件组合查询；查询结果可导出为Excel表格（包含基础信息及附件索引），用于部门人员统计或上级单位报备。（二）招聘流程管理模块操作目标：规范从需求提报到录用的全流程，保证招聘计划与实际需求匹配。操作步骤：招聘需求提报用人部门提交《招聘需求申请表》，内容包括：招聘岗位名称、岗位职责、任职要求（学历、经验、技能）、招聘人数、到岗时间、需求部门负责人（*）；HR部门审核需求的合理性（如是否与编制匹配、薪资是否符合标准），审核通过后进入招聘池。简历筛选与面试安排HR通过系统筛选符合岗位要求的简历（关键词匹配：学历、专业、经验等），标记“初筛通过”；系统自动发送面试通知（邮件/短信）至候选人，同步《面试评估表》（含基本信息、专业技能、综合素质评分项）；面试官现场填写评估表，提交后HR汇总评分，确定“复试”或“淘汰”人员。录用审批与入职准备对拟录用候选人，HR《录用通知书》（含岗位、薪资、入职时间、报到材料清单），经部门负责人及总经理审批后发出；候选人确认入职后，HR在系统中标记“待入职”状态，同步通知行政部门准备工位、办公用品，财务部门核算薪资。（三）绩效考核管理模块操作目标：量化员工工作表现，为薪酬调整、晋升提供依据。操作步骤：考核指标设定每月初，HR协同部门负责人制定《绩效考核表》，明确考核周期（月度/季度/年度）、考核维度（工作业绩、工作态度、团队协作等）、各维度权重及评分标准（如工作业绩：目标完成率≤60%得1分，61%-80%得2分，81%-100%得3分，＞100%得5分）；员工确认考核指标，HR汇总后录入系统，个人考核计划。评估打分与结果反馈考核周期结束后，员工进行自评（填写自评分数及工作总结），直属上级进行初评（结合实际表现打分，注明评分依据）；HR部门汇总初评结果，对评分异常（如满分/0分）记录进行复核，保证评分客观性；最终考核结果分为“优秀（≥90分）”“良好（80-89分）”“合格（70-79分）”“待改进（＜70分）”四档，由HR反馈至员工本人，并签署《绩效考核确认书》。结果应用与改进计划考核结果与月度绩效奖金挂钩（如优秀系数1.2，良好系数1.0，合格系数0.8，待改进无奖金）；“待改进”员工需制定《绩效改进计划》（含改进目标、措施、时间节点），由直属上级跟踪落实，下月重点考核。（四）培训管理模块操作目标：系统化规划培训活动，提升员工能力与组织效能。操作步骤：培训需求调研每季度末，HR通过系统向各部门发放《培训需求调研表》，收集员工培训意向（如技能提升、管理知识、企业文化等）；结合公司年度战略目标（如新产品上线需加强技术培训），汇总分析需求，制定《年度培训计划》。培训实施与记录按计划组织培训（线上/线下），提前3天在系统发布培训通知（含主题、时间、地点、讲师、参训人员名单）；培训现场，参训人员通过系统签到（扫码/人脸识别），讲师培训课件及考核试题；培训结束后，HR收集《培训效果评估表》（含内容实用性、讲师水平、收获评分等），评估结果计入培训档案。培训档案与效果跟踪系统自动记录员工参训情况（培训主题、时长、考核结果），《个人培训档案》；对技能类培训，HR在培训后1个月跟踪员工技能应用情况（如操作考核、项目成果），评估培训转化效果。（五）离职管理模块操作目标：规范离职流程，保障工作交接顺畅，降低离职风险。操作步骤：离职申请与审批员工提交《离职申请表》，注明离职日期（需提前30天试用期内/提前3天试用期满）、离职原因（个人原因/公司原因）；直属上级审批（确认工作交接可行性），部门负责人审批，HR部门审核（确认离职手续办理进度）。工作交接与手续办理员工与交接人（*）共同填写《工作交接清单》（含工作内容、资料、物品、系统权限等），双方签字确认；HR办理系统权限注销（如OA、业务系统），行政部门回收工位钥匙、办公用品，财务部门结算薪资（未结清奖金、报销款）。离职面谈与数据归档HR进行离职面谈（知晓离职真实原因、对公司建议），填写《离职面谈记录表》；离职手续办理完毕后，员工状态变更为“已离职”，信息同步至“离职员工库”，所有离职文档（申请表、交接清单、面谈记录）归档保存，保存期限不少于2年。三、常用数据表格模板（一）员工基本信息表员工编号姓名（*）性别出生日期证件号码号（*）学历联系方式（*）所属部门岗位入职日期合同期限合同类型紧急联系人（*）紧急联系人电话（*）YG2024001*男1995-03-15110*本科技术部工程师2024-01-103年固定期限张*139（二）招聘需求申请表需求部门招聘岗位岗位职责任职要求招聘人数到岗时间需求提出人（*）审批人（*）申请日期市场部市场专员负责市场推广活动策划与执行本科及以上学历，市场营销专业，1年以上相关经验2人2024-06-01李*王*2024-05-20（三）绩效考核评估表员工编号（*）姓名（*）部门考核周期考核指标（工作业绩60%+工作态度20%+团队协作20%）权重自评得分上级评分最终得分等级改进建议YG2024002*销售部2024年Q1销售业绩完成率60%859087良好加强客户跟进技巧工作态度（出勤、责任心）20%8085团队协作（配合度、沟通）20%9088（四）培训计划执行表培训主题培训日期培训地点讲师参训人员（*）培训内容签到记录效果评估得分（1-5分）新员工入职培训2024-05-10公司会议室刘*张、赵、钱*企业文化、规章制度、岗位技能张√、赵√、钱*√4.5（五）离职申请表员工编号（*）姓名（*）部门岗位入职日期离职日期离职原因工作交接人（*）直属上级（*）审批结果YG2023005*人事部招聘专员2023-07-012024-05-31个人原因（职业发展）孙*周*同意四、使用规范与风险提示数据准确性管理员工信息（如证件号码号、联系方式）变更时，需在24小时内完成系统更新，保证数据与实际情况一致；绩效考核指标需经员工与上级共同确认，避免单方面设定导致考核争议。权限与隐私保护严格执行系统权限分级：HR专员可编辑员工信息，部门负责人可查看本部门考核数据，普通员工仅可查看个人基础信息及考核结果；禁止非授权导出、泄露员工敏感信息（如证件号码号、薪资详情），违规者按公司规定处理。流程合规性保障招聘需遵守《劳动法》，不得设置歧视性条件；劳动合同签订、社保缴纳需符合当地政策；离职交接需保证工作无遗漏，关键岗位交接需部门负责人监交，避免工作断层。数据备份与维护每日22:00自动备份数据至云端，每月进行一次本地备份，保证系统故障时数据可恢复；系统升级前需通知