机关单位文档档案管理制度汇编

机关单位文档档案管理制度汇编一、总则为规范机关单位文档档案管理工作，确保档案的完整、安全与有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度汇编。本制度适用于本机关及所属各部门（含下属单位）的文档档案管理活动，涵盖文书、业务、科技、音像、电子等各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁及保密管理等全流程环节。文档档案管理遵循“集中统一、分级负责、规范管理、方便利用”的原则，实行专人管理、全程管控，确保档案资源真实反映单位工作历程，服务于决策参考、业务开展与历史传承。二、文档档案收集制度（一）收集范围1.文书档案：含上级来文、本单位制发公文（请示、报告、通知等）、会议材料（纪要、议程、讲话等）、工作规划与总结、调研成果、合同协议、表彰/处罚文件等。2.业务档案：各部门履职中形成的专项材料（如行政审批记录、执法文书、统计报表、项目申报/验收材料等）。3.科技档案：基建工程、设备仪器的设计图纸、说明书、维修记录等。4.音像与电子档案：工作照片、视频、录音，及电子形式生成的文件（电子邮件、电子表格、数据库文件等）。（二）收集时间与方式1.定期收集：各部门于每月末移交当月文件，季度末、年末完成阶段性材料汇总；年度归档工作于次年第一季度内完成。2.专项收集：重大活动、专项工作（审计、巡视、项目建设等）结束后30日内，责任部门完成材料整理并移交。3.个人移交：工作人员岗位调整、离职前10日内，移交个人保管的工作档案，由部门负责人监督、档案室核验签收。（三）移交要求移交档案时，需填写《档案移交清单》，注明文件题名、文号、份数、页数、形成时间等，移交双方签字确认。电子档案需同步移交光盘/移动存储介质，或通过内部系统上传，确保数据可读、元数据完整。三、文档档案整理制度（一）分类与组卷1.分类原则：采用“年度—机构（部门）—保管期限”或“年度—问题—保管期限”分类法，结合单位实际确定。同一事由、项目的文件集中组卷，保持有机联系。2.组卷要求：卷内文件按时间/重要程度排序，区分永久、30年、10年保管期限（依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）。案卷封面标注题名、年度、机构、期限、卷号等。（二）编目与著录1.编制《案卷目录》《卷内文件目录》，卷内目录记录文号、题名、日期、页数、责任者等，确保检索准确。2.电子档案建立数据库，著录文件名、创建时间、责任者、密级、格式、存储位置等，实现数字化检索。（三）装订与装盒1.纸质档案采用线装/胶装，去除金属物，大幅面图纸折叠为A4规格，与文字材料一同装盒。2.档案盒标注案卷号、题名、期限、起止日期，排列整齐，便于查找。四、文档档案保管制度（一）保管条件档案库房需符合“八防”要求：防火（配灭火器、烟感报警器）、防潮（装除湿机，湿度45%—60%）、防虫（定期投放防虫药）、防鼠（设挡鼠板、粘鼠板）、防尘（装纱窗、定期清洁）、防光（用遮光窗帘）、防盗（装门禁、监控）、防高温（温度14℃—24℃）。（二）库房管理1.档案实行专人保管，库房钥匙两人分管，非档案人员未经批准不得进入。2.每半年抽查10%案卷，每年全面检查一次，发现霉变、破损及时修复，做好检查记录。（三）实体保护1.珍贵、破损档案用复制件提供利用，原件封存；电子档案定期迁移，确保格式兼容。2.建立《档案保管台账》，记录档案出入库、借阅、销毁等动态，做到账物相符。五、文档档案利用制度（一）利用方式1.查阅：内部人员凭工作证/介绍信查阅开放档案；外部人员持单位介绍信，经分管领导审批后查阅。2.复制与摘录：复制档案需填《档案复制申请表》，注明用途，经档案室负责人批准后办理，复制件加盖“档案复制件”章。（二）借阅管理1.借阅档案填《档案借阅登记表》，期限一般不超过15天，到期归还；确需延期的，提前2天申请，最长延期10天。2.涉密档案仅限在档案室查阅，不得带出；借阅者需妥善保管，不得涂改、标注、折叠，违者依规处理。（三）利用服务档案室提供档案检索工具（目录、数据库），为利用者提供咨询、调卷服务；对高频利用档案，编制专题汇编或数字化副本，提高效率。六、文档档案鉴定与销毁制度（一）鉴定小组成立由档案管理人员、业务骨干、保密干部组成的档案鉴定小组，每10年对到期档案进行鉴定，确定存毁。（二）鉴定程序1.鉴定小组对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，逐卷（件）审核档案价值，提出存毁意见。2.拟销毁档案编制《档案销毁清册》，列明文号、题名、日期、页数、保管期限等，经单位分管领导审批后实施。（三）销毁要求1.销毁档案需两人监销，监销人核对清册与实物，确认无误后签字；销毁过程全程录像，销毁记录存档。2.电子档案销毁需删除所有存储介质数据，确保无法恢复；涉密档案送指定机构处理。七、文档档案保密制度（一）保密范围1.涉密档案：标有“绝密”“机密”“秘密”的文件，及涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私的档案。2.敏感档案：未解密的历史档案、干部人事档案、审计报告、信访材料等。（二）借阅保密要求1.借阅涉密档案需经单位保密委员会审批，使用专用设备查阅，不得复制、传播；借阅者需签《保密承诺书》。2.档案数字化时，涉密档案需在涉密环境下处理，数字化副本加密存储，仅限授权人员访问。（三）解密与降密八、电子文档档案管理制度（一）管理要求1.电子档案实行“双套制”管理，即同时保存电子版本和纸质版本（特殊情况除外），确保内容一致、可追溯。2.电子文件形成部门在文件办理完毕后，及时上传至档案管理系统，确保元数据（创建者、修改时间、权限等）完整。（二）备份与安全1.电子档案定期备份，采用“异地、异质”策略（本地服务器+云端存储，硬盘+光盘），防止数据丢失。2.档案管理系统安装防火墙、杀毒软件，设置访问权限，定期更新密码，防止黑客攻击和数据泄露。（三）归档与格式1.电子档案归档格式符合通用性要求：文书档案用PDF/A，图纸用CAD/PDF，音频视频用MP3/MP4等，确保长期可读。2.电子档案移交时，需进行真实性、完整性、可用性检测，通过后办理移交手续。九、附则1.本制度由本单位档案管理部门负责解释，未尽事宜按国家相关法律法规执行。2.本制度自发布之