采购申请与审批流程标准化手册采购流程规范版

采购申请与审批流程标准化手册（采购流程规范版）一、适用范围与业务场景本手册适用于企业内部各部门因生产经营、日常办公、项目实施等需要，采购各类物资（包括原材料、设备、办公用品等）或服务的申请与审批管理。具体场景包括：新产品研发所需原材料采购；生产车间设备配件补充采购；办公区域日常耗材（如纸张、文具）采购；部门专项活动（如培训、会议）所需服务采购；固定资产（如电脑、打印机）新增或替换采购。二、采购全流程操作指引（一）需求发起与预算核对需求提出申请人（部门经办人）根据实际工作需要，明确采购物资/服务的名称、规格型号、数量、用途及期望交付时间。核对部门年度预算或项目预算，确认采购事项在预算范围内，避免超预算申请。所需材料：《部门需求说明书》（简要说明采购背景、必要性及预算依据）。初步审核申请人将《部门需求说明书》提交至部门负责人*经理，审核采购需求的合理性及与部门工作计划的匹配度。部门负责人审核通过后，进入下一环节；若不通过，需反馈修改意见，申请人调整后重新提交。（二）采购申请单填写与提交填写规范申请人通过企业OA系统或指定表单，填写《采购申请单》，保证以下信息完整准确：基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；物资/服务信息：名称、规格型号、品牌（若有）、数量、单位、预估单价、总价、用途；供应商信息：推荐供应商名称（若有）、供应商资质说明（如营业执照复印件等）；附件：需求说明书、技术参数要求（若有）、图纸（若有）。提交流程申请人确认信息无误后，提交至部门负责人*经理审批。（三）部门负责人审批审批内容：审核采购需求的必要性、部门预算匹配度、采购数量合理性。审批时限：收到申请后1个工作日内完成审批。结果处理：审批通过：流转至财务部进行预算审核；审批驳回：注明驳回原因（如“超预算”“需求不明确”），退回申请人修改后重新提交。（四）财务预算审核审核内容：核对采购金额是否在部门年度预算或项目预算额度内；审核预估单价的合理性（参考历史采购价格、市场行情）。审核时限：收到申请后1个工作日内完成审核。结果处理：审核通过：流转至分管领导*总审批；审核驳回：注明原因（如“预算不足”“单价过高”），退回申请人调整预算或重新询价。（五）分管领导审批审批权限：采购金额≤5000元：由部门分管领导*总审批；5000元＜采购金额≤20000元：由分管领导总审批后，提交至总经理总审批；采购金额＞20000元：需经分管领导总、总经理总审批后，提交至董事长*董审批。审批时限：分管领导*总：1个工作日内；总经理*总：2个工作日内；董事长*董：3个工作日内。审批内容：重点审核采购事项对部门目标、公司整体战略的影响，以及大额采购的必要性。（六）采购部门执行采购采购任务分配：审批通过后，采购部接收《采购申请单》，根据采购金额及物资类型分配采购任务（如专人负责原材料采购、办公用品采购等）。供应商选择：5000元以下采购：可从合格供应商库中直接选取1-2家比价，或通过电商平台采购；5000元以上采购：需至少邀请3家合格供应商提供报价，形成《比价记录表》；20000元以上采购：需组织供应商现场考察或召开供应商评审会，确定最终供应商。合同签订：采购金额＞10000元，需与供应商签订《采购合同》，明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款；采购金额≤10000元，可简化流程，以《采购订单》代替合同，但需双方签字确认。（七）物资/服务验收验收准备采购部通知供应商按约定时间交付物资/服务，同时通知申请部门、质检部（若有）参与验收。验收实施物资验收：核对物资名称、规格型号、数量、外观是否与《采购订单》一致；质检部（若有）对物资质量进行检测（如抽检、功能测试），出具《质检报告》；申请部门确认物资是否符合使用需求。服务验收：对照服务内容（如培训课程、会议服务）与合同约定，检查服务完成情况；由服务使用部门（如人力资源部、行政部）出具《服务验收确认单》。验收结果处理验收合格：验收人员在《采购验收单》上签字确认，物资办理入库手续（仓库管理员填写《入库单》），服务进入付款流程；验收不合格：采购部联系供应商退换货或整改，整改后重新验收，直至合格。（八）财务付款结算付款申请：采购部凭《采购申请单》《采购合同》（若有）、《采购验收单》《入库单》《发票》（或合规凭证），填写《付款申请单》，提交财务部。财务审核：财务部核对单据是否齐全、金额是否准确、审批流程是否完整，确认无误后安排付款。付款方式：原则上通过银行转账支付，禁止现金支付（特殊情况需总经理*总审批）。账务处理：财务部在付款后及时登记台账，保证账实一致。三、标准化模板清单模板一：采购申请单基本信息内容申请部门申请人联系方式申请日期年月日物资/服务信息名称规格型号品牌（若有）数量单位预估单价（元）总价（元）用途供应商信息推荐供应商名称：供应商资质说明（如营业执照编号）：审批意见部门负责人审批签字：日期：年月日财务预算审核签字：日期：年月日分管领导审批签字：日期：年月日总经理审批（若需）签字：日期：年月日董事长审批（若需）签字：日期：年月日备注附件：□需求说明书□技术参数□图纸模板二：采购验收单基本信息内容采购申请单号物资/服务名称供应商名称验收日期年月日验收地点验收项目约定要求（如：规格型号）（如：数量）（如：质量）（如：交付时间）验收结论□合格□不合格（不合格请注明原因）验收人员签字申请部门：质检部（若有）：采购部：备注不合格物资处理方式：模板三：付款申请单基本信息内容采购申请单号供应商名称付款金额（元）付款方式□银行转账□其他（请注明）付款事由附件清单□采购申请单□采购合同□验收单□入库单□发票审批意见采购部审核签字：日期：年月日财务部审核签字：日期：年月日总经理审批签字：日期：年月日备注四、关键风险控制点（一）预算控制风险严格执行“无预算不采购、超预算不审批”原则，确需调整预算的，需提交《预算调整申请表》，经总经理总、董事长董审批后方可执行。财务部每月汇总各部门采购支出，对预算执行情况进行监控，对超预算部门及时预警。（二）审批权限风险严格按照采购金额划分审批权限，严禁越级审批或化整为零规避审批（如将20000元采购拆分为两笔10000元采购）。审批人对审批结果负责，若因审批疏忽导致公司损失，将追究其责任。（三）供应商合规风险建立合格供应商库，对新供应商需审核其营业执照、生产许可证、相关资质证书等，保证供应商具备合法经营能力。定期对供应商进行评估（每年1次），对评估不合格的供应商及时清退出库。（四）验收不严格风险验收人员需对物资/服务的数量、质量、规格等逐一核对，严禁“先签字后验收”或“代签字”。验收不合格的物资，需详细记录问题原因，并要求供应商在规定时间内整改，整改期间不得办理入库。（五）付款信息错误风险财务部在付款前需核对供应商名称、银行账号、金额等信息，保证与合同、验收单一致，避免错付、漏付。付款凭证需妥善保存，保存期