行政工作接待标准与接待记录表

行政事务接待标准与接待记录工具指南一、常见接待场景概览行政事务接待是企业与外部单位沟通的重要桥梁，主要适用于以下情境：上级单位检查指导：如部门调研、集团总部工作检查等；商务合作洽谈：如客户来访、供应商考察、合作伙伴交流等；行业交流学习：如兄弟单位对标参访、行业协会交流等；重要活动接待：如会议嘉宾、项目启动会嘉宾、考察团接待等。不同场景需根据接待对象的级别、目的及性质，匹配相应的接待规格与流程，保证体现专业性与规范性。二、标准化接待操作步骤（一）接待前：充分准备，精准对接需求确认接到接待任务后，1个工作日内与来访方联系人*经理确认核心信息：来访目的、人数（含姓名、职务、性别）、抵离时间及交通方式、饮食禁忌、行程安排（是否含参观、座谈、用餐等）。若涉及重要接待，需提前3个工作日形成《接待方案》，报部门负责人审批，明确接待主题、流程、陪同人员、预算及分工。方案制定与分工根据来访方级别确定接待规格：一般安排对应部门负责人对接，重要接待需由分管领导*总牵头。细化分工：指定专人专员负责全程对接，统筹场地布置（如会议室背景板、席卡、资料摆放）、车辆调度（提前确认司机师傅及车牌号）、餐饮安排（提前向餐厅确认菜单，标注禁忌）、物资准备（如礼品、宣传册、签到表等）。物料与场地准备提前1个工作日完成：场地检查：会议室调试投影、麦克风、空调，检查桌椅摆放是否整齐；物料准备：打印席卡（来访方姓名+职务，如“张局”“李总”）、接待手册（含行程、联系人信息）、签到表（见模板）、会议资料（按来访人数+2份备用准备）；应急预案：准备备用会议室、常用药品（如创可贴、胃药）、雨具等，应对突发情况。（二）接待中：热情周到，规范执行迎接与引导根据抵离时间，安排接待人员提前15分钟到达指定地点（公司大堂、机场/车站出口），举接牌（标注“欢迎单位来访”）。见到来访方后，主动上前问候（“您好，欢迎来到公司，我是负责接待的*专员”），协助提拿行李（若需），引导乘车（遵循“右为尊”原则，安排来访方领导坐后排右侧）。座谈与交流引导至会议室，请来访方主宾先入座（通常面对门或主位），由我方*总介绍陪同人员（按职务从高到低）。座谈开始前，发放会议资料，简要说明议程；交流过程中注意倾听，重要内容做好记录，避免随意打断对方发言；涉及需决策事项，不擅自表态，需请示后回复。用餐与参观用餐安排：提前10分钟引导至餐厅，请主宾先入座，介绍菜品特色（“这是本地特色菜*，您可以尝尝”），主动询问是否添加酒水（注意控制饮酒量，以茶代酒需提前说明）；参观安排：若含参观环节，提前规划路线，安排讲解人员（如*专员），重点展示企业优势或项目成果，避免无关区域。（三）接待后：及时总结，闭环管理送别与致谢送机/站时，协助办理值机、取票手续，待车辆驶离后再返回；重要接待后24小时内，由*总发送感谢信（邮件/短信），表达“感谢您的莅临指导，期待下次交流”。资料归档与反馈整理接待资料：签到表、会议纪要、照片（精选3-5张，含迎接、座谈、用餐场景）、费用明细，存档备查；收集反馈：对合作类接待，3个工作日内向来访方*经理发送《接待满意度调查表》（含行程安排、服务质量、建议等），优化后续接待工作。三、接待记录表模板设计行政事务接待记录表基本信息接待主题接待日期来访单位来访人数来访人员信息姓名：经理、主管、*助理（职务：局长、处长、专员）性别：男/女联系人及电话*经理，（来访方）我方对接人接待地点公司会议室A、餐厅（包间名：*）接待类型接待流程记录时间内容09:00-09:30迎接至公司09:30-10:30座谈会10:30-12:00参观展厅12:00-13:30午餐13:30-14:00送至机场费用明细项目金额（元）餐费800车辆费200礼品费300合计1300后续跟进事项待办事项责任人整理会议纪要并发送*专员提供“数据安全建设”资料*主管反馈意见来访方评价“行程安排合理，接待专业，资料详实，建议下次增加技术交流环节”——*经理我方总结本次接待重点突出，需加强技术类资料准备，提前确认礼品实用性。填表人：专员审核人：总填表日期：年月日四、执行过程中的关键要点礼仪规范：着装整洁（商务场合建议西装/套裙），言辞得体（避免使用方言、口头禅），递接物品用双手，引导时走在客人左前方1米处。信息保密：未经允许，不随意泄露公司未公开信息（如财务数据、战略规划），不对外承诺接待内容外的事项。费用控制：严格按照公司预算执行，超标部分需提前报批；不铺张浪费，餐饮按“够吃为度”安排，优先选择本地特色菜。安全与环保：注意来访方人身安全（如参观时提醒台