企业员工离职审计操作规范

企业员工离职审计操作规范一、总则（一）目的为规范员工离职管理流程，防范职务风险、保障企业资产安全与业务连续性，明确离职审计的标准与程序，维护企业合法权益，特制定本操作规范。（二）适用范围本规范适用于企业全体离职员工，包括主动离职、被动离职（辞退、开除、合同到期不续签等）、退休、内退等各类离职情形。（三）基本原则离职审计遵循客观公正、全面细致、高效及时、保密合规原则，确保审计过程严谨、结果真实，同时保护员工隐私与企业商业秘密。二、职责分工（一）人力资源部门（HR）统筹离职流程，收到离职申请（或确认离职事实）后，及时通知审计部门启动审计，同步抄送相关部门；审核离职手续完整性，根据审计结果办理离职证明、社保停缴、档案转移等手续；协调离职员工与各部门的沟通，推动审计问题整改。（二）离职员工所在部门指定专人作为交接人，监督工作交接全过程，确认《工作交接清单》的完整性与真实性；提供业务相关审计支持（如项目进度确认、客户交接说明），协助审计部门核查工作交接质量。（三）审计部门（或指定审计岗）牵头组织离职审计，制定审计计划、实施审计程序，出具《离职审计报告》；跟踪整改情况，对整改结果进行复核，确保问题闭环解决；定期汇总离职审计数据，分析风险点，优化企业内部控制流程。（四）财务部门清查离职员工与企业的财务往来（借款、报销、工资结算等），确保款项结清；核对资产账务（固定资产、备用金、办公用品等），提供财务数据支持；参与审计结论讨论，提出财务合规性整改建议。（五）行政部门核对办公资产领用台账，回收实物资产（电脑、门禁卡、钥匙等），确保账实相符；协助清理办公场地，监督离职员工归还公共资源（如会议室钥匙、共享设备）。（六）离职员工配合审计工作，按要求完成工作交接、资产归还、财务清算；提供真实、完整的相关资料（如项目文档、报销票据、资产领用记录）；签署《离职保密承诺书》《竞业限制告知书》（如需），履行合规义务。三、审计启动与流程（一）审计启动HR在收到离职申请（或确定离职事实）后，于3个工作日内通知审计部门启动离职审计，同步抄送相关部门。离职员工需填写《离职审计申请表》，经直接上级、部门负责人审批后，正式进入审计流程。（二）审计准备审计部门收到启动通知后，2个工作日内收集以下资料：离职员工基本信息（岗位、入职时间、工作职责）；业务资料（项目文档、客户信息、合同协议）；财务往来记录（借款单、报销凭证、工资台账）；资产领用台账（办公用品、设备、钥匙等）。审计部门据此制定《离职审计方案》，明确审计重点、方法、时间节点，经审计负责人审批后实施。（三）审计实施1.工作交接审计审计部门会同用人部门，核查《工作交接清单》的完整性：包括未完成工作的交接（项目进度、客户对接、文档资料）、岗位职责交接（操作手册、流程规范）、系统权限移交（邮件、OA、业务系统账号注销）；必要时访谈直属上级、同事，确认工作交接是否到位，是否存在业务遗留风险。2.资产归还审计行政部门核对资产领用台账，与离职员工逐项核对实物资产（电脑、打印机、办公家具等），确保账实相符；财务部门核对备用金、借款、预支款项，确认是否结清；检查报销单据合规性，避免未报销或多报销情况；如有资产缺失或损坏，按企业《资产管理制度》要求赔偿或修复。3.财务往来审计财务部门清查离职员工与企业的所有财务往来，包括工资、奖金、报销、借款、违约金（如竞业限制、培训协议违约）等的结算情况；确认是否存在未结清费用（如出差借款未冲销、未归还备用金），并推动款项结清。4.合规性审计检查离职员工是否存在违规行为（泄露商业秘密、违反竞业限制协议、挪用公款等）；查阅劳动合同、保密协议，确认义务履行情况；检查工作期间业务操作合规性（如合同签订、资金使用、数据安全）。（四）审计报告审计实施完成后，审计部门5个工作日内出具《离职审计报告》，内容包括：审计概况（范围、方法、时间）；审计发现（工作交接、资产、财务、合规方面的问题）；审计结论（是否通过审计）；整改建议（针对问题的解决措施）。报告经审计负责人审核后，提交HR、用人部门、财务部门及管理层。（五）整改与复核对审计发现的问题，HR牵头组织相关部门与离职员工沟通，明确整改要求与期限（一般为5个工作日）。整改完成后，审计部门进行复核，确认问题闭环解决，出具《离职审计复核意见》。四、审计内容与标准（一）工作交接标准文档资料：项目文档、客户资料、技术文档等需完整移交，电子版备份至指定位置，纸质版归档；系统权限：离职前注销OA、邮件、业务系统、VPN等账号，由IT部门确认权限关闭；未完成工作：明确交接人，移交工作进度表、待办事项清单、相关联系人信息，确保业务连续性；（二）资产归还标准实物资产：与领用台账一致，无损坏、丢失；损坏按折旧后价值赔偿，丢失按原值或市场价赔偿；电子资产：电脑、服务器等设备需格式化并安装企业标准系统，删除个人数据，经IT部门检测后移交；办公物品：钥匙、门禁卡、工牌、办公用品等如数归还，无缺失。（三）财务清算标准借款：所有因公借款需在离职前结清，或移交后续责任人并经财务确认；报销：已发生费用需在离职前完成报销流程，未报销的需说明原因并移交相关票据；工资结算：按劳动合同及企业制度结算工资、奖金、加班费等，扣除应赔偿款项（如资产损失、违约金）；社保公积金：HR按规定停缴，确保离职当月或次月停保，无多缴或少缴。（四）合规性标准保密义务：离职后不得泄露企业商业秘密、客户信息、技术资料，需签署《离职保密承诺书》（未签署的补签）；竞业限制：涉及竞业限制的，需确认离职后竞业限制期内的就业意向，签署《竞业限制告知书》；违规行为：无挪用公款、职务侵占、违规操作等行为，如有，移交法务部门处理。五、审计结果应用（一）离职手续办理HR根据审计报告及复核意见，决定是否办理离职手续：审计通过的，按流程办理离职证明、社保停缴、档案转移等；审计未通过的，暂停离职手续，要求离职员工限期整改，整改通过后再办理。（二）离职证明开具审计通过且无违规行为的，开具离职证明，注明离职时间、岗位、在职期间表现（无违规的可简要说明）；如有违规，离职证明如实反映相关情况（或按法律规定注明基本信息）。（三）薪酬结算财务部门根据审计结果，结算工资、奖金等，扣除应赔偿款项（如资产损失、违约金）；整改期间暂停薪酬结算，整改完成后支付。（四）违规处理审计发现违规行为的，视情节轻重处理：轻微违规（如资产轻微损坏、工作交接遗漏）：要求赔偿或补交接，批评教育；严重违规（如泄露商业秘密、挪用公款）