行政管理工作流程规范手册

行政管理工作流程规范手册一、前言为规范公司行政管理工作流程，提升行政事务处理效率与标准化水平，确保各项行政工作合法、合规、有序开展，特制定本手册。本手册适用于公司各部门行政事务的规划、执行与监督，各岗位人员需严格遵循本流程规范开展工作，确保行政服务的专业性与实效性。二、公文管理流程行政公文是公司内外沟通、决策传达、事务协调的核心载体，其管理需遵循“规范、高效、可追溯”原则，分为收文管理与发文管理两大模块。（一）收文管理流程1.签收与登记行政专员收到外部来文（含纸质、电子文件）后，需第一时间核对来文的文号、份数、密级（如涉及）等信息，确认无误后在《收文登记簿》逐项登记，登记内容应包含来文单位、文号、标题、收文日期、份数、密级（如需）、紧急程度等核心要素，确保文件信息完整可追溯。2.拟办与批办行政专员根据来文内容与性质，结合公司权责体系，在《收文处理单》上提出初步拟办意见（如“请某部门负责人阅办”“请总经理批示”等），经行政主管审核后，呈送相关领导或部门负责人批办。批办人需明确签署处理意见（如“同意按拟办意见执行”“转某部门协同办理”等），无明确意见的，视为默认拟办意见。3.承办与催办承办部门或人员需在批办意见要求的时限内推进工作，若遇特殊情况无法按时完成，需提前向批办人及行政部门说明原因。行政专员需定期跟踪承办进度，对超期未办结的事项，以书面或口头形式向承办人催办，确保事项闭环处理。4.办结与归档承办事项完成后，承办人需将处理结果反馈至行政部门，行政专员核查无误后，将文件（含处理单、承办材料）按公司档案管理要求归档，电子文件同步上传至档案管理系统，纸质文件存入指定档案柜。（二）发文管理流程1.拟稿与审核发文部门根据工作需求起草文件，内容需逻辑清晰、表述准确、格式规范（参照公司《公文格式标准》）。拟稿完成后，经部门负责人审核（重点核查内容合规性、表述准确性），提交行政部门进行格式与流程审核（如文号使用、附件完整性等）。2.签发与编号审核通过的文件，由行政部门呈送对应层级领导签发（如部门级文件由部门负责人签发，公司级文件由总经理签发）。签发后，行政专员按公司文号规则编制文号，确保文号唯一可追溯。3.印制与分发行政专员根据发文范围（如内部部门、外部单位）印制文件，纸质文件需加盖公司公章（或部门章），电子文件需确保格式兼容、内容无误。分发时需填写《发文登记表》，记录收文单位、签收人、分发日期等信息，电子文件通过公司OA系统或指定邮箱发送，确保送达可查。4.归档与备案发文后，行政专员需将发文原稿、签发单、分发记录等材料整理归档，电子文件同步备份至档案系统，确保文件全生命周期可追溯。三、会议管理流程会议是公司决策、信息传递、问题解决的重要载体，需遵循“会前充分准备、会中高效组织、会后闭环跟进”原则，分为会前筹备、会中组织、会后跟进三个阶段。（一）会前筹备1.议题确定与通知会议发起人需提前梳理会议议题（如决策类、协调类、汇报类），明确议题背景、目标及所需材料，经上级确认后，通过公司OA系统或邮件发送会议通知，通知需包含时间、地点、参会人员、议题、材料提交要求等信息，重要会议需提前1-2个工作日通知。2.材料准备与会场布置参会人员需按通知要求准备汇报材料或讨论资料，提前提交至会议发起人审核。行政专员需提前1小时布置会场，包括桌椅摆放、设备调试（如投影仪、麦克风）、材料摆放（如议程表、签到表、资料袋），确保会场整洁、设备正常运行。3.签到与资料发放会议开始前，行政专员组织参会人员签到，核对参会名单，发放会议资料（如议程、汇报材料），并提醒参会人员关闭通讯设备或调至静音，维护会场秩序。（二）会中组织1.流程把控与记录会议主持人需严格遵循议程推进，把控发言时间，确保议题讨论聚焦、高效。行政专员（或指定记录人）需实时记录会议内容，重点记录决策事项、行动方案、责任分工、时间节点等核心信息，形成《会议记录》初稿。2.临时问题协调若会议中出现临时议题或争议，主持人需判断是否纳入本次讨论，如需讨论则引导参会人员充分交流，必要时暂停会议征求上级意见，确保会议秩序与决策质量。（三）会后跟进1.纪要整理与签发会议结束后24小时内，记录人需整理《会议纪要》，内容需包含会议时间、地点、参会人员、决议事项、行动项（责任人、时间节点）等，经主持人审核后，呈送相关领导签发。2.事项督办与反馈行政专员需根据《会议纪要》中的行动项，建立《会议督办台账》，定期跟踪责任人工作进度，对超期未完成的事项及时提醒。责任人需按节点反馈进展，确保决策事项落地。3.资料归档行政专员将《会议纪要》《签到表》《汇报材料》等文件整理归档，电子文件同步上传至档案系统，便于后续查阅。四、办公用品管理流程办公用品管理需遵循“按需申报、集中采购、规范发放、节约高效”原则，分为需求申报与审批、采购与验收、发放与库存管理三个环节。（一）需求申报与审批1.部门提报各部门每月末梳理下月办公用品需求（如文具、耗材、设备等），填写《办公用品需求表》，经部门负责人审核后，提交行政部门。新增设备（如电脑、打印机）需附详细需求说明（如用途、技术参数）。2.汇总与审批行政专员汇总各部门需求，结合库存情况编制《办公用品采购计划》，经行政主管审核后，呈送分管领导审批（金额较大的采购需提交总经理审批）。（二）采购与验收1.供应商选择与采购行政部门优先从公司合格供应商名录中选择合作方，对比价格、质量、交货期后确定采购渠道。采购时需签订采购合同（或订单），明确数量、规格、价格、交货时间、验收标准等条款。2.到货验收办公用品到货后，行政专员与申请部门代表共同验收，核对数量、规格、质量是否与采购要求一致，验收合格后填写《验收单》，不合格则按合同约定退换货。（三）发放与库存管理1.发放登记行政专员按《需求表》向各部门发放办公用品，填写《办公用品发放表》，记录领取部门、物品名称、数量、领取人等信息，确保发放可追溯。2.库存盘点与预警行政专员每月末对办公用品库存进行盘点，填写《库存盘点表》，对比库存与采购计划，对即将耗尽的物品提前预警，确保供应连续性。闲置物品需登记造册，优先内部调剂，无法调剂的按公司资产处置流程处理。五、档案管理流程档案是公司历史记录与知识资产，需遵循“及时收集、规范整理、安全保管、高效利用”原则，分为档案收集、整理与归档、借阅与利用三个环节。（一）档案收集各部门需指定档案联络员，在工作完成后10个工作日内，将需归档的文件（如合同、报告、会议资料）提交至行政档案管理岗，提交时需填写《档案移交清单》，明确文件名称、份数、密级等信息。电子文件需同步上传至档案管理系统，确保与纸质文件一一对应。（二）整理与归档1.分类与编号档案管理岗按公司《档案分类规则》（如按部门、年度、类型分类）对文件进行整理，编制唯一档案编号，确保档案检索便捷。2.装订与入库纸质档案需按编号顺序装订，装入档案盒，标注盒号、档案名称、起止日期等信息，存入指定档案柜（涉密档案需存入密码柜）。电子档案需按分类建立文件夹，设置访问权限，定期备份。（三）档案借阅与利用1.借阅申请员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、用途、归还时间，经部门负责人审批后，提交档案管理岗。涉密档案需额外经分管领导审批。2.借阅与归还档案管理岗核对申请信息后，办理借阅手续，记录借阅人、借阅时间、归还时间等。借阅人需妥善保管档案，不得涂改、转借，到期需按时归还，档案管理岗需检查档案完整性后归档。3.档案利用六、后勤保障管理流程后勤保障是行政工作的基础支撑，涵盖固定资产管理、办公环境维护、车辆使用管理、安全管理四个模块，需遵循“安全、高效、节约”原则。（一）固定资产管理1.登记与台账管理行政部门对公司固定资产（如设备、家具、电器）进行统一登记，建立《固定资产台账》，记录资产名称、型号、购置时间、使用部门、责任人等信息，每季度更新台账，确保账实一致。2.盘点与处置每年末开展固定资产盘点，由行政部门、财务部门、使用部门共同参与，核对资产数量、状态，填写《固定资产盘点表》。闲置或报废资产需按公司《资产处置办法》处理，经审批后拍卖、报废或捐赠，处置收入按财务规定入账。（二）办公环境维护1.日常清洁与巡检行政专员监督保洁人员按《办公区域清洁标准》开展工作（如地面清洁、垃圾清运、绿植养护），每日巡检办公区域，发现设施损坏（如灯具、门窗、空调）及时报修，填写《设施维修单》，跟踪维修进度。2.环境优化与安全定期评估办公环境（如采光、通风、噪音），提出优化建议（如调整工位、增设绿植）。办公区域严禁私拉电线、存放易燃物品，行政部门每月开展安全巡检，消除安全隐患。（三）车辆使用管理1.申请与调度员工因公务需使用公司车辆，需提前填写《车辆使用申请表》，注明出行时间、目的地、人数、事由，经部门负责人审批后，提交行政车辆管理岗。管理岗根据车辆使用台账（如保养、维修、空闲状态）统筹调度，优先保障紧急公务。2.使用与保养驾驶员需按《车辆使用规范》操作（如限速、禁止私用），每次使用后填写《车辆使用登记表》（里程、油耗、故障），定期进行车辆保养（如换油、检修），确保车况良好。车辆维修需提前审批，凭维修单、发票报销。（四）安全管理1.日常巡检与预案行政部门每月开展办公区域安全巡检，重点检查消防设施（灭火器、喷淋）、电路、门窗，填写《安全巡检表》，发现隐患立即整改。每年组织1-2次消防、防