普惠项目采购内控制度

PAGE普惠项目采购内控制度一、总则（一）目的为加强公司普惠项目采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，保障公司利益，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有普惠项目的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受内外部监督，保证透明度。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，按照既定的标准和程序进行采购决策，确保公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。（四）职责分工1.采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动，选择供应商，签订采购合同。对采购过程进行全程监控，协调解决采购中的问题。建立和维护供应商档案，评估供应商绩效。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购前期的调研、论证等工作，协助采购部门进行供应商选择和合同签订。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行评价。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购行为的合法性。对采购项目的效益进行评价，提出审计意见和建议。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据普惠项目的实际需求，结合公司年度工作计划和财务预算安排，提前编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、采购时间等详细内容，并确保预算的合理性和准确性。3.采购预算编制完成后，需经部门负责人审核、财务部门复核、公司领导审批后生效。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预计增加的费用等，按照预算审批程序进行审批。3.财务部门应对采购预算的执行情况进行监控，定期与采购部门核对预算执行进度，及时发现和解决预算执行中的问题。（三）预算调整1.在采购过程中，如遇市场价格波动较大、政策法规变化等不可抗力因素，导致原采购预算无法满足项目需求时，可进行预算调整。2.预算调整应遵循必要性、合理性和可行性原则，由需求部门提出调整申请，经采购部门、财务部门审核，报公司领导批准后实施。3.调整后的采购预算应及时通知相关部门，确保采购活动顺利进行。三、采购流程控制（一）采购申请1.需求部门根据项目进度和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期、用途等信息。2.采购申请表需经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算情况等进行审核。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行联合评审，评估采购项目的风险和效益。3.采购申请经采购部门审核通过后，按照公司审批权限，报公司领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。根据采购项目的要求，从供应商库中筛选出符合条件的潜在供应商，并对其进行初步调查，了解供应商的基本情况、生产能力、产品质量、信誉等。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，评估供应商的综合实力。建立供应商评估指标体系，从供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、财务状况等方面进行量化评估。根据评估结果，对供应商进行分级管理，分为A、B、C三级，优先选择A级供应商。3.供应商选择根据采购项目的特点和需求，采购部门从评估合格的供应商中选择若干家进行询价或招标。询价采购适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的项目；招标采购适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。在选择供应商过程中，应遵循公平公正原则，确保所有供应商享有平等的参与机会。4.供应商管理采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。建立供应商档案，记录供应商基本信息、采购合同执行情况、供应商绩效评价等内容。定期对供应商进行绩效评价，根据评价结果调整供应商等级，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（四）采购实施1.采购谈判采购部门与供应商就采购合同条款进行谈判，争取有利的采购条件。谈判过程中，应充分了解供应商的报价构成和成本情况，确保采购价格合理。谈判结果应形成谈判纪要，作为采购合同的附件。2.采购合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经法律部门审核、公司领导审批后，与供应商签订正式合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款，确保合同条款合法合规、完整准确。3.采购订单下达采购合同签订后，采购部门根据合同要求向供应商下达采购订单，明确采购产品的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单应经采购部门负责人审核后发送给供应商，并跟踪订单执行情况。4.采购验收需求部门负责采购项目的验收工作，应在采购项目到货前制定验收方案，明确验收标准和验收流程。采购项目到货后，需求部门按照验收方案组织验收，对产品的数量、规格、质量等进行检查。验收合格后，需求部门填写验收报告，经部门负责人签字确认后提交给采购部门。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门和供应商，要求供应商限期整改或退换货。（五）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.采购付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附采购合同、验收报告等相关证明文件。3.财务部门审核通过后，按照公司资金支付审批程序，安排采购资金支付。4.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应严格控制预付款比例和金额，确保资金安全。在支付预付款前，采购部门应提供供应商的履约保函或其他担保措施。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.建立采购风险评估指标体系，对识别出的风险因素进行量化评估，确定风险等级。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，优先处理高风险事项。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，通过与多家供应商询价、招标等方式，降低市场价格风险。签订价格调整条款，根据市场价格变化情况，合理调整采购价格。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，淘汰不合格供应商。要求供应商提供履约保函或其他担保措施，降低供应商违约风险。建立供应商应急管理机制，在供应商出现突发情况时，能够及时采取替代措施，确保采购项目顺利进行。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收工作，确保采购产品质量符合要求。要求供应商提供产品质量检验报告和质量保证承诺，对采购产品进行定期抽检。对于质量不合格的产品，按照合同约定及时处理，要求供应商承担相应的责任。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、完整准确。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时解决。定期对合同进行清理和归档，妥善保管合同文件。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项，避免逾期付款。加强对采购付款的审核，确保付款依据充分、手续齐全。建立付款风险预警机制，对可能出现的付款风险提前进行预警和处理。五、采购信息管理（一）采购文件管理1.采购部门应妥善保管采购过程中产生的各类文件，包括采购申请表、采购审批文件、询价文件、招标文件、投标文件、采购合同、验收报告等。2.采购文件应按照类别和时间顺序进行整理归档，建立电子和纸质档案，便于查询和追溯。3.采购文件的保存期限应符合国家法律法规和公司相关规定，一般不少于[X]年。（二）采购信息统计与分析1.采购部门应定期对采购信息进行统计，包括采购项目数量、采购金额、采购供应商、采购产品类别等，形成采购统计报表。2.对采购统计数据进行分析，了解采购活动的规律和趋势，发现采购过程中存在的问题，为采购决策提供依据。3.根据采购信息分析结果，提出改进采购管理的建议和措施，不断优化采购流程，提高采购效率和效益。（三）采购信息保密1.涉及采购活动的各类信息属于公司商业秘密，相关人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.加强对采购信息管理系统的安全防护，设置不同的用户权限，确保采购信息的安全性和保密性。3.对于因工作需要接触采购信息的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购行为的合法性、采购合同的执行情况等。2.审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计内容、审计方法和审计时间安排。3.审计部门在审计过程中，可通过查阅文件资料、实地走访、问卷调查等方式收集审计