建筑公司行政内控制度

PAGE建筑公司行政内控制度一、总则（一）制度目的本行政内控制度旨在规范建筑公司行政工作流程，提高行政工作效率，加强内部控制，防范风险，确保公司行政工作的规范化、科学化和精细化，为公司的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于建筑公司总部及各分支机构的行政部门，涵盖行政事务管理、人力资源管理、财务管理、物资采购管理、合同管理等相关工作领域。（三）制定依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国劳动法》等，以及建筑行业相关标准和规范，结合公司实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司行政工作合法合规。2.全面性原则：涵盖行政工作的各个环节，不留管理死角。3.制衡性原则：明确各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。4.适应性原则：根据公司发展战略和实际情况，适时调整和完善制度。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高工作效益。二、行政事务管理（一）文件管理1.文件分类：将文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，便于分类归档和查找。2.文件编号：为每份文件编制唯一的编号，以便于文件的标识和跟踪。3.文件收发：设立专门的文件收发岗位，负责文件的签收、登记、分发和存档。对重要文件要进行签收确认，并及时传递给相关部门和人员。4.文件存档：定期对文件进行整理和归档，按照档案管理要求进行存放，确保文件的安全和完整。电子文件要进行备份，并存储在安全的服务器或存储设备上。5.文件借阅：建立文件借阅制度，明确借阅流程和审批权限。借阅人需填写借阅申请表，经相关领导批准后，方可借阅文件，并在规定时间内归还。（二）印章管理1.印章种类：明确公司各类印章的种类，如公章、合同章、财务章等。2.印章保管：指定专人负责印章的保管，设立印章保管登记簿，记录印章的使用情况。印章保管人员要确保印章的安全，不得随意将印章交予他人使用。3.印章使用：建立印章使用审批制度，使用印章需填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经相关领导批准后，方可使用印章。印章使用时要严格按照审批内容进行，不得擅自更改。4.印章停用：印章因损坏、遗失或其他原因需要停用时，要及时办理停用手续，并将印章上缴公司统一保管或销毁。（三）会议管理1.会议分类：将会议分为公司级会议、部门级会议、专题会议等。2.会议组织：明确会议组织部门和负责人，负责会议的筹备、通知、记录等工作。会议通知要提前发送给参会人员，注明会议时间、地点、主题、议程等信息。3.会议记录：安排专人进行会议记录，记录会议内容、决议等信息。会议记录要及时整理和归档，作为公司决策和工作执行的依据。4.会议纪要：根据会议记录编写会议纪要，明确会议决议和工作要求，并及时发送给相关部门和人员。会议纪要要经会议主持人审核后发布。（四）办公用品管理1.采购计划：各部门根据工作需要，定期编制办公用品采购计划，报行政部门汇总。行政部门根据采购计划，结合库存情况，制定办公用品采购预算。2.采购流程：按照公司物资采购管理规定，选择合格的供应商进行办公用品采购。采购过程中要签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。3.库存管理：建立办公用品库存管理制度，定期对库存进行盘点，确保账实相符。库存管理人员要及时更新库存信息，为采购和领用提供准确的数据支持。4.领用发放：员工领用办公用品需填写领用申请表，经部门负责人批准后，到行政部门领取。行政部门要做好领用记录，控制办公用品的消耗。（五）车辆管理1.车辆配置：根据公司业务需要，合理配置公务车辆，明确车辆的使用部门和用途。2.车辆调度：建立车辆调度制度，由行政部门统一调度车辆。用车部门需提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经行政部门审核后安排车辆。3.车辆维修：制定车辆维修保养计划，定期对车辆进行保养和维修。车辆维修需选择合格的维修厂家，填写维修申请表，经审批后进行维修。维修费用要严格按照公司财务制度进行报销。4.车辆油耗管理：建立车辆油耗统计制度，定期对车辆油耗进行统计和分析。通过合理驾驶、优化路线等方式，降低车辆油耗。三、人力资源管理（一）人员招聘1.招聘计划：根据公司发展战略和业务需求，制定年度人员招聘计划。招聘计划要明确招聘岗位、人数、任职要求、招聘时间等信息。2.招聘渠道：通过多种渠道进行人员招聘，如招聘网站、人才市场、校园招聘、内部推荐等。3.招聘流程：发布招聘信息→筛选简历→组织面试→背景调查→录用决策→办理入职手续。在招聘过程中，要严格按照招聘流程进行，确保招聘质量。4.面试评估：建立面试评估标准，对面试人员进行全面评估。面试评估内容包括专业知识、工作经验、沟通能力、团队协作能力等方面。面试结束后，要及时填写面试评估表，为录用决策提供依据。（二）员工培训1.培训需求分析：定期开展员工培训需求分析，了解员工的培训需求和发展方向。培训需求分析可通过问卷调查、面谈、绩效评估等方式进行。2.培训计划制定：根据培训需求分析结果，制定年度员工培训计划。培训计划要明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等信息。3.培训实施：按照培训计划组织开展培训活动。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。培训过程中要做好培训记录，确保培训效果。4.培训评估：建立培训评估机制，对培训效果进行评估。培训评估可通过考试、实际操作、问卷调查、员工反馈等方式进行。根据培训评估结果，及时调整培训内容和方式，提高培训质量。（三）绩效考核1.考核指标设定：根据公司战略目标和岗位说明书，设定科学合理的绩效考核指标。绩效考核指标要包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面。2.考核周期：明确绩效考核周期，一般分为月度考核、季度考核和年度考核。3.考核流程：员工自评→上级评价→同级评价→综合评价→绩效反馈。在绩效考核过程中，要确保考核数据的真实性和准确性。4.绩效反馈与沟通：考核结束后，上级领导要与员工进行绩效反馈与沟通，肯定员工的工作成绩，指出存在的问题和不足，并提出改进建议。绩效反馈要及时、客观、公正，帮助员工提升工作绩效。（四）薪酬福利管理1.薪酬体系设计：建立科学合理的薪酬体系，包括基本工资、绩效工资、奖金等部分。薪酬体系要体现岗位价值和员工贡献，具有激励性和公平性。2.薪酬核算与发放：每月按时核算员工薪酬，确保薪酬数据的准确无误。薪酬发放要严格按照公司财务制度进行，通过银行代发等方式及时发放到员工手中。3.福利管理：按照国家法律法规和公司规定，为员工提供相应的福利，如社会保险、住房公积金、带薪年假、节日福利等。福利管理要规范、透明，确保员工的合法权益得到保障。（五）员工关系管理1.劳动合同管理：依法与员工签订劳动合同，明确双方的权利和义务。劳动合同签订后，要及时进行备案和归档。2.劳动纠纷处理：建立劳动纠纷预警机制，及时发现和处理劳动纠纷。对于劳动纠纷，要按照法律法规和公司规定进行妥善处理，维护公司和员工的合法权益。3.员工关怀：关注员工的工作和生活需求，开展员工关怀活动，如组织员工体检、举办员工生日会、开展文体活动等。通过员工关怀活动，增强员工的归属感和凝聚力。四、财务管理（一）预算管理1.预算编制：每年年初，各部门根据公司战略目标和工作计划，编制本部门年度预算。行政部门汇总各部门预算，编制公司年度预算草案，报公司领导审批。2.预算执行：各部门要严格按照预算执行，控制费用支出。行政部门要定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.预算调整：因特殊原因需要调整预算的，要按照规定的程序进行申请和审批。预算调整申请要说明调整原因、调整金额、调整范围等信息，经公司领导批准后进行调整。（二）费用报销管理1.报销流程：员工发生费用支出后，要按照公司规定填写费用报销申请表，注明费用发生时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关发票和凭证。费用报销申请表经部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，方可报销。2.报销标准：明确各项费用的报销标准，如差旅费、业务招待费、办公用品费等。报销标准要符合国家法律法规和公司财务制度的规定。3.报销时间：规定费用报销的时间期限，一般为每月的某几个工作日。员工要在规定时间内提交费用报销申请，逾期不予受理。（三）资金管理1.资金筹集：根据公司发展需要，合理筹集资金，确保公司资金的正常运转。资金筹集方式可包括银行贷款、股权融资、债券融资等。2.资金使用：建立资金使用审批制度，严格控制资金支出。资金使用要按照公司预算和资金计划进行，确保资金使用的合理性和安全性。3.资金监控：定期对公司资金状况进行监控和分析，及时发现资金风险。通过资金监控，合理安排资金，提高资金使用效率。（四）财务审计1.内部审计：定期开展内部审计工作，对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。内部审计要独立、客观、公正，发现问题要及时提出整改建议，并跟踪整改情况。2.外部审计：按照国家法律法规和监管要求，聘请外部审计机构对公司财务报表进行审计。外部审计报告要及时向公司管理层和股东披露，为公司决策提供依据。五、物资采购管理（一）采购计划管理1.需求分析：各部门根据工作需要，定期对物资需求进行分析和预测，填写物资需求申请表。物资需求申请表要注明物资名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.采购计划编制：行政部门汇总各部门物资需求申请表，结合库存情况，编制物资采购计划。物资采购计划要明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间等信息。3.采购计划审批：物资采购计划报公司领导审批后实施。审批过程中要对采购计划的合理性、必要性进行审核，确保采购计划符合公司实际需求。（二）供应商管理1.供应商选择：建立供应商评估和选择机制，通过招标、询价、比选等方式，选择合格的供应商。供应商评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。2.供应商考核：定期对供应商进行考核，考核内容包括交货期、产品质量、售后服务等方面。根据供应商考核结果，对供应商进行分类管理，对于不合格供应商要及时淘汰。3.供应商合作：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。在合作过程中，要加强与供应商的沟通与协调，确保物资供应的及时性和稳定性。（三）采购流程管理1.采购申请：各部门根据物资需求，填写采购申请表，经部门负责人审核后提交给行政部门。2.采购审批：行政部门对采购申请表进行审核，报公司领导审批。审批通过后，按照公司物资采购管理规定进行采购。3.采购实施：选择合格的供应商进行采购，签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。采购过程中要严格按照采购合同执行，确保采购物资的质量和交货期。4.验收付款：物资到货后，由相关部门进行验收。验收合格后，填写验收单，办理付款手续。付款要严格按照公司财务制度进行，确保资金支付安全。六、合同管理（一）合同签订流程1.合同起草：根据业务需要，由相关部门起草合同文本。合同文本要明确双方的权利和义务，条款要清晰、准确、完整。2.合同审核：合同文本起草完成后，提交给法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、风险防范等方面。3.合同审批：经审核后的合同文本报公司领导审批。审批通过后，方可签订合同。4.合同签订：合同签订要由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。合同签订后，要及时进行编号、归档，并将合同副本分发给相关部门和人员。（二）合同履行管理1.合同执行：合同签订后，双方要按照合同约定履行各自的义务。各部门要密切配合，确保合同执行的顺利进行。2.合同变更：如因特殊原因需要变更合同的，要按照规定的程序进行申请和审批。合同变更申请要说明变更原因、变更内容、变更时间等信息，经双方协商一致并签订变更协议后生效。3.合同终止：合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，要按照合同约定和相关法律法规办理终止手续。合同终止后，要对合同执行情况进行总结和评估。（三）合同风险管理1.风险识别：建立合同风险识别机制，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行识