会计档案管理内控制度

PAGE会计档案管理内控制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，确保会计档案的安全、完整和有效利用，规范会计档案管理工作流程，防范财务风险，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：是指对会计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等全过程的管理活动。（四）管理原则1.统一领导、分级管理：公司会计档案管理工作在公司管理层的统一领导下，由财务部门负责组织实施，并按照分级管理的原则，明确各部门在会计档案管理中的职责。2.依法合规：严格遵守国家有关会计档案管理的法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.安全保密：采取有效措施，确保会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失，并严格遵守保密规定，防止会计档案信息泄露。4.方便利用：在确保会计档案安全保密的前提下，建立健全会计档案利用制度，方便公司内部各部门及外部相关单位依法查阅和利用会计档案。二、会计档案管理职责分工（一）财务部门职责1.负责制定和完善公司会计档案管理制度，并组织实施。2.负责会计档案的日常收集、整理、装订、归档等工作。3.负责建立会计档案台账，对会计档案的保管、查阅、销毁等情况进行记录。4.负责对会计档案的安全保管情况进行检查和监督，发现问题及时处理。5.负责按照规定向公司档案管理部门移交会计档案，并办理相关交接手续。6.负责组织协调公司内部各部门对会计档案的查阅和利用工作。（二）档案管理部门职责1.负责接收财务部门移交的会计档案，并按照档案管理的要求进行整理、编目、上架保管。2.负责建立会计档案库房管理制度，确保会计档案库房的安全、整洁和通风良好。3.负责对会计档案的保管情况进行定期检查，发现问题及时向财务部门反馈。4.负责按照规定为公司内部各部门及外部相关单位提供会计档案查阅服务，并做好查阅登记工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门会计资料的收集、整理，并定期移交财务部门。2.各部门在工作中需要查阅会计档案时，应按照规定办理查阅手续，并在财务部门或档案管理部门指定的地点查阅。3.各部门应妥善保管本部门使用的会计档案，不得擅自销毁、涂改或丢失。三、会计档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告：包括月度、季度、年度财务会计报告，以及会计报表附注、财务情况说明书等。4.其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）收集要求1.财务部门应定期收集各类会计资料，确保会计资料的完整性和及时性。2.对于从外单位取得的原始凭证，必须符合国家统一的会计制度规定，并加盖填制单位公章或财务专用章；自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。3.会计凭证应按照编号顺序装订成册，加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。4.会计账簿应在年度终了后，及时整理立卷，装订成册。活页账簿应抽出空白页，并撤掉账夹，用牛皮纸统一装订成册。（三）整理方法1.会计档案应按照形成时间顺序进行整理，同一类别的会计档案应集中在一起。2.对于会计凭证，应按照记账凭证的编号顺序排列，附件应整齐地粘贴在记账凭证后面，并在记账凭证上注明附件张数。3.对于会计账簿，应按照总账、明细账、日记账等顺序排列，并在账簿首页注明账簿名称、年度、月份等信息。4.对于财务会计报告，应按照月度、季度、年度顺序排列，并在报告首页注明报告名称、年度、月份等信息。5.对于其他会计资料，应按照资料的性质和类别进行整理，并分别编号。四、会计档案的归档与保管（一）归档要求1.财务部门应在会计年度终了后，将整理好的会计档案及时归档，并编制会计档案移交清册。2.会计档案移交清册应包括会计档案的名称、卷号、册数（页数）、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、移交日期等内容。3.财务部门应将会计档案移交清册一式两份，一份由财务部门留存，一份连同会计档案一并移交档案管理部门。（二）保管期限1.会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册的保管期限为30年。2.月度、季度、半年度财务会计报告的保管期限为10年。3.年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册应永久保管。4.银行存款余额调节表、银行对账单的保管期限为10年。5.纳税申报表的保管期限为10年。（三）保管方式1.会计档案应采用纸质档案与电子档案同时保管的方式。电子会计档案应与其元数据一并保存，确保电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性。2.纸质会计档案应存放在专用的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防盗等安全设施。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。4.档案管理部门应建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的保管情况，包括档案名称、卷号、册数、起止年度、保管期限、存放位置等信息。（四）保管期限的延长与缩短1.因特殊原因需要延长会计档案保管期限的，应由财务部门提出申请，经公司管理层批准后，方可延长保管期限。2.对于保管期限已满但仍有未了事项的会计档案，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。五、会计档案的查阅与利用（一）查阅范围1.公司内部各部门因工作需要查阅会计档案的，应按照规定办理查阅手续。2.外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅公司会计档案的，应持有单位介绍信，并经公司管理层批准后，方可查阅。（二）查阅手续1.查阅会计档案时，查阅人员应填写会计档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员姓名、所在部门等信息。2.查阅会计档案应在财务部门或档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案带出指定地点。3.查阅会计档案时，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。如有特殊需要，经公司管理层批准后，可以复印或拍照，但应注明用途，并由查阅人员签字确认。（三）利用限制1.会计档案的查阅和利用应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度的规定，不得泄露公司商业秘密和财务信息。2.对于涉及公司重大财务事项及敏感信息的会计档案，在查阅和利用时应采取更加严格的审批程序和保密措施。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限已满且无未了事项的会计档案，经公司管理层批准后，可以销毁。2.对于保管期限未满但已失去保存价值的会计档案，应由财务部门提出销毁申请，经公司管理层批准后，方可销毁。（二）销毁程序1.财务部门应编制会计档案销毁清册，详细列出拟销毁的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.会计档案销毁清册应经财务部门负责人、档案管理部门负责人和公司管理层签字确认。3.销毁会计档案时，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人员应在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司管理层。（三）特殊情况处理1.对于涉及国家机密、商业秘密等重要信息的会计档案，在销毁前应进行特殊处理，确保信息安全。2.对于已销毁的会计档案，应将会计档案销毁清册永久保存，以备查考。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案管理制度的执行情况、会计档案的保管情况、查阅和利用情况等。2.财务部门应定期对本部门及所属分支机构的会计档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。（二）外部检查1.