催收稽核内控制度

PAGE催收稽核内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司催收稽核工作，确保公司债权的有效回收，防范催收过程中的风险，维护公司的合法权益，保障公司业务的稳健运营。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及债权催收及相关稽核工作的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：催收稽核工作必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保所有催收行为合法合规。2.真实性原则：催收过程中所涉及的各类信息必须真实、准确、完整，不得虚假记录或隐瞒重要事实。3.及时性原则：及时开展催收工作，确保债权在规定的时间内得到有效回收；同时，及时进行稽核，发现问题及时整改。4.保密性原则：对债务人及相关业务信息予以严格保密，不得泄露给无关人员，维护公司及客户的商业秘密。二、催收流程（一）催收准备1.债权信息收集业务部门应在债权形成后及时整理并向催收部门提供完整的债权资料，包括但不限于合同协议、交易记录、欠款明细、债务人联系方式等。催收部门对收到的债权信息进行详细登记，建立催收台账，确保信息的准确性和完整性。2.制定催收策略根据债权的性质、金额、逾期时间、债务人情况等因素，催收部门制定个性化的催收策略。催收策略应包括催收方式（如电话催收、信函催收、上门催收等）、催收频率、预计催收时间节点等内容。（二）首次催收1.电话催收催收人员按照催收策略，首先通过电话与债务人取得联系，明确告知债务人欠款事实、金额及还款要求。在电话沟通中，催收人员应保持礼貌、专业，记录通话内容，包括债务人的还款意愿、还款计划、可能存在的问题等。2.信函催收对于电话催收效果不佳或需要进一步强调还款责任的情况，发送催收信函。催收信函应明确欠款金额、还款期限、逾期后果等内容，并要求债务人在规定时间内回复或还款。（三）中期催收1.加强沟通与协商根据债务人的反馈情况，催收人员进一步与债务人沟通，了解其还款困难的原因，协商制定合理的还款计划。对于有还款意愿但暂时资金紧张的债务人，可协商分期还款、展期等解决方案，但需确保公司利益不受损害。2.增加催收手段若债务人仍未积极配合还款，可适当增加催收手段，如上门催收、发送律师函等。上门催收应提前预约，由两名以上催收人员共同前往，注意行为规范，不得采取暴力、威胁等非法手段。律师函应委托专业律师事务所出具，明确告知债务人其法律责任及后果，促使债务人尽快还款。（四）后期催收1.启动法律程序对于经过多次催收仍拒不还款的债务人，在评估诉讼可行性后，及时启动法律程序。法律事务部门负责与律师事务所对接，准备相关诉讼材料，包括债权证据、催收记录等。在诉讼过程中，密切关注案件进展，及时与律师沟通，配合律师做好各项工作。2.资产处置若通过法律程序获得生效判决并成功执行到款项，或债务人主动还款，对收回的款项进行及时入账和核销。对于无法收回的债权，按照公司相关规定进行资产核销，并做好相关记录和说明。三、稽核职责与流程（一）稽核职责1.风险评估定期对催收业务进行风险评估，识别潜在风险点，如债务人信用风险、催收手段合法性风险、内部管理风险等。根据风险评估结果，提出针对性的风险防控建议，为公司决策提供参考。2.合规检查检查催收行为是否符合法律法规及公司制度要求，包括催收方式的合法性、信息披露的准确性、客户隐私保护等方面。对发现的违规行为及时进行纠正，并追究相关人员的责任。3.工作质量监督监督催收人员的工作进度和工作质量，检查催收记录的完整性、准确性，确保催收工作按计划有序进行。对催收效果进行评估，分析催收过程中存在的问题，提出改进措施和建议。（二）稽核流程1.制定稽核计划根据公司业务情况和风险状况，制定年度、季度及月度稽核计划。稽核计划应明确稽核对象、范围、内容、方法、时间安排等要素。2.实施稽核工作按照稽核计划，通过查阅资料、实地检查、访谈、数据分析等方式开展稽核工作。稽核人员应详细记录稽核过程中发现的问题，收集相关证据资料，确保稽核工作的客观性和公正性。3.撰写稽核报告根据稽核结果，撰写稽核报告，报告应包括稽核基本情况、发现的问题、问题原因分析、整改建议等内容。稽核报告应语言简洁、逻辑清晰、数据准确，能够为公司管理层提供全面、准确的信息。4.反馈与整改跟踪将稽核报告及时反馈给被稽核部门，要求其针对发现的问题制定整改措施，并在规定时间内提交整改报告。对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决，不断完善公司催收稽核内控制度。四、人员管理（一）人员资质与培训1.资质要求从事催收工作的人员应具备良好的沟通能力、抗压能力和法律意识，无不良信用记录。对于涉及法律事务的催收工作，相关人员应具备法律专业知识或取得法律职业资格证书。2.培训内容定期组织催收人员参加法律法规培训，使其熟悉与催收业务相关的法律法规，确保催收行为合法合规。开展沟通技巧、催收策略、风险防范等方面的培训，提高催收人员的专业素质和工作能力。加强职业道德培训，培养催收人员的敬业精神和职业操守，树立良好的公司形象。（二）绩效考核与奖惩1.绩效考核建立科学合理的催收人员绩效考核体系，以催收成功率、逾期账款回收率、客户满意度等为主要考核指标。定期对催收人员的工作业绩进行考核评估，考核结果与薪酬、晋升等挂钩。2.奖惩措施对于在催收工作中表现优秀、成绩突出的人员，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书、晋升机会等。对违反公司制度、催收行为违规或工作业绩不达标的人员，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。五、档案管理（一）档案分类与归档1.档案分类催收稽核档案分为债权档案、催收记录档案、稽核档案等类别。债权档案包括合同协议、交易记录、欠款明细等原始资料；催收记录档案包括电话记录、信函、上门催收记录等；稽核档案包括稽核计划、报告、整改记录等。2.归档要求各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。档案应按照时间顺序、类别进行分类整理，编制档案目录，便于查阅和管理。（二）档案保管与查阅1.保管期限催收稽核档案的保管期限根据相关法律法规和公司规定执行，一般为[X]年。对于涉及重要债权或法律纠纷的档案，应适当延长保管期限。2.保管方式档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管，确保档案的安全性和可追溯性。电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。3.查阅权限严格限制档案的查阅权限，未经批准，任何人不得擅自查阅催收稽核档案。因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后方可查阅，并做好查阅记录。六、监督与问责（一）内部监督1.设立监督岗位公司设立专门的内部监督岗位，负责对催收稽核工作进行日常监督检查。监督人员应独立于催收业务部门，确保监督工作的公正性和客观性。2.定期检查与不定期抽查监督人员定期对催收稽核工作进行全面检查，同时不定期进行抽查，及时发现问题并督促整改。检查内容包括催收流程执行情况、稽核工作质量、人员管理情况、档案管理情况等。（二）问责机制1.责任界定对于在催收稽核工作中违反法律法规、公司制度或因工作失误导致公司利益受损的人员，明确其应承担的责任。责任界定应根据问题的性质、严重程度、造成的后果等因素进行综合判断。2.问责方式对责任人员的问责方式包括批评教育、警告