（正式版）DB64∕T 2156-2025 《 困境儿童业务档案管理规范》

64I 2 2 2 6 8 9 5 6 7 2本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件起草单位：宁夏回族自治区儿童福利院、宁夏回族自治区档案馆、中卫市儿童福利1困境儿童业务档案管理规范本文件适用于儿童福利机构、未成年人救助保护机构在收留抚养困境儿童工作过程中形成的文件DA/T31纸质档案数字化技术规范抚养儿童、残疾儿童、家庭经济困难儿童、生儿童业务档案children'sbusinessarc在业务流程中处理并负责此项工作的工作人员，包括信息收集、档案整理、建立台账等。24.1机构应对收留抚养儿童工作过程中形成的业务材料做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交等工作，建立相应的管理制度，保证业务档案真实、完整4.3儿童业务档案保管期限为永久。实行一人一档、动态管理，集中保存。4.6业务档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致4.7机构应按照DA/T12的规定建立全宗卷，将反映业务档案管理过程和历史情况的文件材料归入全4.8电子业务档案管理事项按照GB/T18894的相关规定执行。5.1机构业务经办人负责业务材料的收集、整理和立卷工作，主要负责人为本部门落实工作要求的第5.4机构应定期对业务档案管理人员进行培训和考核，以适应档案管理工作的发展需6.1进入机构6.1.1儿童进入机构时，应收集保存的a)儿童基本信息表包括：姓名、性别、6.1.2属于无法查明父母或者其他监护人的儿童应收集保存的材料：1)公安机关出具的捡拾弃婴(儿)报案证明；5)公告期疑似弃婴(儿)代养协议；6)儿童福利机构所属民政部门接收意见以及其他与儿童有关的材料。b)无法查明父母或者其他监护人的打拐解救儿童：34)公告期疑似弃婴（儿）代养协议；6.1.3属于监护人死亡或者被宣告失踪且无其他人可以担任监护人的儿童情况应收集保存的材料，包c)儿童户籍所在地民政部门出具的儿童情6.1.4属于监护人丧失监护能力且无其他人可以担任监护人的儿童情况应收集保存的材料，包括但不a)儿童户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的儿童父母没有监护能力的情况报告；6.1.5属于人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童情况应收集保存的材料，包括但不限于：b)儿童福利机构所属民政部门接收意见；2)儿童移送部门移交的关于代为养育儿童的会议纪b)其他情况需要入住机构的儿童，应收集保存的材料：6.2.1应收集儿童基础材料，包括但4b)残疾证（复印件6.2.3应收集医疗保健相关材料，包括但6.2.4应收集康复治疗相关材料，包括但e)康复医师或者专业机构出具的矫形器具及康复辅助器具的适配评估）；h)录取通知书；b)寄养家庭/类家庭申请表；f)儿童福利机构探访记录（以季度记）；56.3.1儿童父母或其他监护人出现离院，应收集保存的材料包括但不b)公安机关出具的打拐解救儿童送还通知书；c)儿童确属于走失、被盗抢或被拐骗的结h)儿童离院确认书及其他与儿童有关的材料。a)机构向所属民政部门提交的情况报告；c)儿童离院确认书及其他与儿童有关6.3.4孤儿成年后社会安置离院，应收集保存的材料，包括但不b)社会安置评估的有关材料；6.3.5由民政部门承担监护责任，委托未成年人保护机构或儿童福利机构承担临时监护责任的儿童离c)儿童户籍所在地民政部门出具的情e)儿童福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议或解除委托协议的相关材f)儿童离院确认书及其他与儿童有关的6b)负责救治或调查的医疗卫生机构签发的《居民死亡医学证明(推断)书》或者由公安司法部门e)遗体火化相关证明材料、注明安放(葬)位置和时间的骨灰安放(葬)合同或其他说明材料，6.3.7因其他情况离院，应保存儿童离院确认书儿童业务档案应按照儿童类别分类整理，根据——B:监护人死亡或者被宣告失踪且无其他人可以担任监护人的儿童；——C:监护人丧失监护能力且无其他人可以担任监护人的儿童；——E:其他儿童。7.2.1业务部门应定期收集应归档的业务材料，按照业务档案分类要求结合办理时间进行整理立卷。7.2.2收集业务材料应以儿童为单位，按照进入机构、在机构、离开机构3个阶段进行排列，3个阶其它材料等分类整理，按时间顺序排列。收集范围与排序参见附录A。7.2.3业务材料的字迹、印章和日期应完整、清晰、准7.2.4归档业务材料所使用的载体应符合7.2.5纸质材料应采用标准A4幅面，表头方向应向上或向左。7.2.6业务材料应剔除影响7.2.7儿童进入机构时随身携带的能够标识其身份和有纪念意义的物品可单独存放，按实物保管制度7.2.8业务档案应归档原件，如非原件或缺失、缺少公章情况需要在备考中进行文字说77.4.2儿童在机构生活、成长过程中形成的有特殊意义的照片、音视频。3岁以下儿童供一张照片资料，3岁以上每半年至少提供一张照片资料，注明时间、地点、事件等基本信息。7.4.3涉及儿童重要外事活动的照片、音视频。应保存注明时间、地点、事件等基本信息。7.5.1儿童网络管理系统形成的电子文件、纸质档案的数字化副本等。7.5.2电子文件归档时应按照DA/T46的要求同时归档电子文件的元数据。7.5.3基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档的方式，完成电子文件及7.5.4电子文件归档格式应符合GB/T18894的相关要求，能支持向同级国家综合档案馆长期保存格7.5.5电子档案应与纸质档案同步进行收集整理，档号编制符合DA/T13的要求，并保持电子文件与7.6.1机构负责人、档案管理人员和业务经办人组成业务档案鉴定小组，负责鉴定业务材料的归档范7.6.2鉴定时，应对照业务材料归档范围从档案内容、来源、产生时间和利用价值等方面综合分析判7.7.1.1儿童进入机构应在5个工作日及时组卷，在机构生活期间形成的材料及时收集整理，每年37.7.1.2案卷内材料应按照卷7.7.1.3卷内文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主体在前、附件在后的顺序排列，排列参见附录A。7.7.1.4既有文字材料又有图画的案卷，文字材料排前，图画排后。7.7.1.5案卷内不应有重复行政文件；不同载体的文件一般应分别组卷。7.8.2业务档案的案卷档号包括：全宗号-档案门类代码-类别-姓名(身份证号)-卷号的规则编制。7.8.4案卷内业务材料应编制页码，以阿拉伯数字从“1”顺序编列，页码位置在业务材料右上角207.8.5案卷内以“件”为单位组卷的，应在卷内文件目录7.8.6卷内文件首页上端空白处加盖归档章。参照样式见附录B.1。87.8.7案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。7.9编目7.9.1档案盒封面项目包括：全宗名称、档案类别、姓名、业务材料形成起止年月、保7.9.2盒内文件目录项目包括：件号、文号或编号、责任者、题名、日期、页号、备注。卷内文件目录样式附录B.3。7.9.3盒内备考表项目包括：盒内档案情况说明(卷内业务材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明，由档案管理人员注明发生或发现问题的时间、人员)、整理人、检查人、检查时间；应写清7.9.4业务档案案卷目录封面项目包括：全宗名称、全宗号、目录号、档案门类代码、类别、保管期限、编制单位、编制目期。案卷目录样式见附录B.5。7.9.5业务档案案卷目录项目包括：卷号、姓名(身份证号)、性别、进入机构时间、离开机构时间、页数、备注。案卷目录样式见附录B.6。7.10.2案卷可采用线装或不装订，装订时应剔除金属物，采用线绳三孔7.10.3进行电子文件采集的纸质材料可不装订，采取封装方式保管。7.11.1装订好的业务材料应装入档案盒，保证档案盒外形平整。档案盒脊背样式见附录B.7。7.11.3档案盒应采用对纸张无害的材料制作，外形尺寸(长×宽)一般为310×220,脊背厚度为20卷号、起止件号、盒号等信息。外包装样式见附录B.1。7.12.1儿童离开机构形成的材料应当在20个工作日内完成归档。7.12.2归档文件应经过分类整理，能完整、准确、系统反映儿童生活全过程。归档范围见附录A。符合DA/T50的要求；录音录像档案的归档应符合DA/T78的要求。7.12.5档案管理部门应对业务档案进行检验，合格后与业务部业务档案归档交接单样式参见附录C。7.12.6业务档案管理部门应对接收的业务档案建立配套的检索工具，检索工具至少包括全宗卷和案98.1.1业务档案实体应避免受到人为因素和自然因素的损害，在保管和利用过程中应始终有8.1.2档案室应采取防护设备和管理措施维护档案实体的完整与安全，档案装具的配置应符合DA/T68.1.3档案室宜按照保管期限、档案类别和年度划分区域，入库档案应按统一规则定位。8.1.4档案管理人员应定期清点库存档案，检查受损情况，并对受损档案采取措施进行抢救和修复。8.1.5有条件的机构宜采用档案室安全保护智能化综合管理等技术提高管理水平。8.2.1档案室应指定专(兼)职的档案管理人员管理，其他人中未经批准不得进入。进入时，应由专(兼)职档案管理人员陪同并登记人员、事由、进出时间。a)业务档案数据库包括目录数据库和全文数据库。8.3.2有条件的机构，建立业务档案应用系统与经办业务管理信息系统统一数据，实现业务材料归档9统计和利用9.1.1业务档案管理部门应及时登记档案的收进、移出、保管和利用等情况，并对档案室设施设备、9.1.2业务档案管理部门应定期统计分析各类业务档案立卷归档进度、库存档案的数量结构等情况。统计表样式参见附录D。9.2.1业务档案利用包括阅览、复制、摘录9.2.2下列情形在办理登记申请后，可利用档案：9.2.3利用儿童档案的单位和个人应当场查阅、摘抄、复印（复制）儿童档案，不应对儿童档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁，并提醒不可擅自公开儿童档9.2.5对归还的儿童档案应进行清点核对。对档案摘抄件或复印（复制）件加盖标有“业务档案摘抄查验案卷质量、内容等，确保档案真实完整、账物相符。定期对档案管理工作进行考核评价，对档案管理过程中发现期评估和改进档案利用效果，以提高服务质量A.1业务档案收集范围与排列顺序见表A.1，根据儿童具体情况将A（无法查明父母或者其他监母或者其他监护人的捡拾报案证明；3.公安机关出具的DNA信息打拐解救儿童书；3.公安机关出具的DNA信息比对结果；4.暂时未查其他监护人的证明；5.福利机构发布的寻亲公告；6.公（儿）临时照护协议；7.其他与儿童有关的材料3个月仍无法查明父母流浪人救助保护机构发布的寻亲公告；4.公告期疑似弃婴（儿）议；5.其他与儿童有关的材料；6.门诊病历或住院病历；7.B处）提交的儿童父母死亡证明或者宣告死亡；3.宣告失C处）提交的父母没有监护能力的情况报告；3.登记保存方的死亡证明或者宣告死亡、宣告失踪的判决书；4.没有监护资格的人的情况报告；5.门诊病历或住院病历；6.体格检查D4.体格检查表；5.出院记录；6.儿童基E健康档案、手术治疗材料（入院手续、出院记录、主要辅助康复计划方案、康复评估报告、康复阶段性记录、转科记录单受教育基本信息表、教育评估报告、教学阶段性记录、个案服务面谈记录、获奖证明、年度学习成绩单、录务寄养家庭/类家庭基本信息表、寄养家庭/类家庭申请表、寄养家跟进记录、年度家庭寄养工作/评价、解除申请、解除寄养/类家庭通儿童需求预估记录表、安置决议、综合评估表、社会工作服务计离开机构公安机关出具的打拐解救儿童送还通知书；儿童确属于走失、被盗抢或者被拐骗的结案证明；人民法院撤销宣告失踪或者宣告死亡的判决书；儿童原户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）提交的父母恢复监护能力或者有其他依法具有监护资格的人的情况报告；父母、其他监护人或者其他依法具有监护资格的人提交的户口簿；居民身份证复印件等证明身份的材料；民政部门离院意见；能够反映原监护关福利机构所属民政部门离院意见；儿童离院确认书及其他与儿童有关涉外预送养相关材料；涉外送养通知书复印件；来华收养子女通融合期间委托监护协议；收养协议；收养登记证及跨国收养合格证明复印件；公证书；儿童福利机构所属民政部门离院意见；儿童离