2026年口碑服务公司采购招标管理制度

2026年口碑服务公司采购招标管理制度第一章总则第一条为规范公司采购招标活动，优化资源配置，降低采购成本，保障采购质量，防范采购风险，维护公司合法权益和正常经营秩序，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业管理规范，结合公司口碑服务业务特点和实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称采购招标，是指公司为满足经营发展需要，对各类物资、设备、服务等采购项目，通过公开招标、邀请招标等方式择优确定供应商的采购活动。其中，公开招标是指以招标公告的方式邀请不特定的法人、其他组织或个人投标；邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请特定的法人、其他组织投标。第三条本制度适用于公司各类采购项目的招标策划、招标实施、投标受理、评标定标、合同签订、履约跟踪及相关监督管理等活动，覆盖公司各部门、各业务站点的采购招标工作。但涉及应急采购、单一来源采购等特殊情形，且符合本制度相关规定的，可按特殊流程办理。第四条采购招标工作应遵循“公开、公平、公正、诚信、高效、经济”的原则，确保招标过程透明规范，中标结果科学合理，切实提升采购性价比。第五条公司建立“统一管理、分级实施、分工负责、全程监督”的采购招标管理机制，明确各部门在采购招标工作中的职责，确保各项工作有序推进。第二章管理职责第六条公司管理层是采购招标工作的决策机构，主要职责包括：（一）审批公司采购招标管理制度及相关实施细则；（二）审批重大采购招标项目的招标方案、招标方式及中标结果；（三）审批采购招标工作中的重大争议解决方案及特殊采购事项；（四）定期听取采购招标工作汇报，协调解决管理过程中的重大问题。第七条采购部门是采购招标工作的归口管理部门，主要职责包括：（一）牵头制定和修订采购招标管理制度及相关操作规范；（二）统筹组织各类采购招标项目的策划与实施工作，包括编制招标方案、组织招标文件编制、发布招标信息、受理投标文件等；（三）负责采购招标过程的组织协调，牵头组建评标委员会，组织开标、评标相关工作；（四）负责中标结果的公示与通知，牵头组织签订采购合同；（五）负责采购招标相关档案资料的收集、整理、归档与保管；（六）协助需求部门开展采购项目的需求梳理与市场调研工作。第八条需求部门主要职责包括：（一）提出采购需求，明确采购项目的技术参数、质量标准、数量、交付时限、服务要求等核心指标；（二）参与采购招标方案的论证与招标文件的编制、审核工作；（三）作为评标委员会成员参与相关项目的评标工作，配合完成技术层面的评审；（四）负责采购项目履约过程中的验收工作，确认交付物资或服务是否符合需求要求；（五）及时反馈采购项目履约过程中出现的问题，配合采购部门协调解决。第九条财务部门主要职责包括：（一）负责审核采购招标项目的预算编制与资金保障情况；（二）参与采购招标项目的经济性评审，审核投标报价的合理性；（三）负责采购合同款项的支付审核与结算工作；（四）对采购招标项目的资金使用情况进行监督。第十条监督部门主要职责包括：（一）对采购招标全过程的合规性、公正性进行监督，确保招标活动符合法律法规及本制度要求；（二）受理采购招标过程中的投诉与举报，组织调查核实并提出处理意见；（三）监督中标合同的履行情况，对履约过程中的违规行为提出整改要求；（四）参与采购招标项目的专项检查，发现管理漏洞并提出改进建议。第十一条评标委员会主要职责包括：（一）认真审阅招标文件和投标文件，明确评审标准与方法；（二）客观、公正地对投标文件进行评审打分，提出书面评标报告；（三）根据评标结果推荐中标候选人，或直接确定中标人（按授权）；（四）解答有关采购招标的专业技术问题，配合处理评标过程中的争议事项。第三章采购招标范围与标准第十二条公司采购项目凡符合下列情形之一的，必须进行招标：（一）单次采购金额达到公司规定招标限额标准以上的物资、设备采购项目；（二）单次采购金额达到公司规定招标限额标准以上的服务采购项目（如运维服务、咨询服务、营销服务等）；（三）涉及公司重大经营发展、影响口碑服务质量的关键采购项目，无论金额大小，经管理层审批确定需要招标的；（四）法律法规及行业规定必须进行招标的其他采购项目。第十三条招标限额标准由公司管理层根据经营规模、行业水平等因素制定并定期更新，明确不同类型采购项目（物资、设备、服务）的招标金额起点，经审批后发布执行。第十四条存在下列情形之一的，可免于招标，按公司非招标采购流程办理，但需报管理层审批：（一）涉及抢险救灾、应急保障等紧急需求，无法按正常招标流程开展采购的；（二）只能从唯一供应商处采购的单一来源采购项目（需提供相关证明材料）；（三）采购项目金额低于招标限额标准的；（四）已招标项目的后续配套采购，且配套采购金额占原招标金额比例较小、不影响原中标结果的；（五）法律法规规定可以免于招标的其他情形。第十五条对于符合招标条件的采购项目，优先采用公开招标方式；符合下列情形之一的，经管理层审批后可采用邀请招标方式：（一）技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的；（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的；（三）法律法规规定可以采用邀请招标的其他情形。第四章采购招标流程第十六条招标前准备：（一）需求梳理：需求部门明确采购项目的详细需求，包括技术参数、质量标准、数量、交付时间、服务要求、预算金额等，填写《采购需求申请表》，报部门负责人审核后提交采购部门；（二）市场调研：采购部门联合需求部门开展市场调研，了解行业现状、供应商资质、产品或服务价格水平等信息，形成市场调研报告，为招标方案制定提供依据；（三）方案编制：采购部门根据采购需求和市场调研结果，编制招标方案，明确招标项目名称、招标方式、招标范围、投标人资格要求、评标标准、招标进度计划等内容，报管理层审批；（四）文件编制：招标方案审批通过后，采购部门牵头组织需求部门、财务部门等编制招标文件，招标文件应包括投标邀请书、投标人须知、技术要求、商务条款、投标文件格式、评标方法、合同主要条款等核心内容。招标文件编制完成后，需经监督部门审核、管理层审批后方可发布。第十七条招标实施：（一）信息发布：采用公开招标方式的，采购部门应在法定或公司指定的招标信息发布平台发布招标公告，公告内容应真实、准确、完整，明确招标项目的核心信息及投标报名要求，公告期限不少于法定最低时限；采用邀请招标方式的，采购部门应向3家及以上符合资质要求的潜在投标人发出投标邀请书，明确招标相关信息；（二）报名受理：采购部门负责受理投标人的报名申请，核对投标人资质证明文件（营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况证明等），确认投标人是否符合资格要求。对符合要求的投标人，发放招标文件；对不符合要求的，应说明理由并退回报名材料；（三）答疑澄清：采购部门应在招标文件规定的时间内，组织潜在投标人进行现场勘查或召开答疑会，解答投标人对招标文件提出的疑问。对招标文件的澄清或修改内容，应书面通知所有已获取招标文件的投标人，澄清或修改内容与招标文件具有同等效力。第十八条投标受理：（一）投标人应在招标文件规定的投标截止时间前，将密封完好的投标文件送达指定地点。逾期送达、未按规定密封或不符合招标文件要求的投标文件，采购部门有权拒收；（二）采购部门安排专人负责投标文件的接收、登记，核对投标文件数量、密封情况等，建立投标文件接收台账，妥善保管投标文件，严禁在投标截止前开启投标文件；（三）投标截止后，若有效投标人数量不足3家，且无法按规定继续招标的，采购部门应停止本次招标，分析原因后重新组织招标或调整招标方式，报管理层审批后执行。第十九条开标：（一）采购部门应在招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开透明，邀请所有投标人代表、评标委员会成员、监督部门人员参加；（二）开标由采购部门指定专人主持，首先核对投标人代表身份，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等；（三）开标过程应做好记录，形成《开标记录表》，由投标人代表、评标委员会成员、监督人员及主持人签字确认后归档。第五章评标与定标第二十条评标委员会组建：（一）评标委员会由采购部门牵头组建，成员应由公司内部相关领域的技术、经济专家及需求部门代表组成，成员人数应为5人及以上单数；（二）评标委员会成员应客观公正、廉洁自律，与投标人存在利害关系的，应主动回避；（三）评标委员会成员名单在中标结果确定前应严格保密。第二十一条评标实施：（一）评标委员会应在密封的评标环境中开展评审工作，严格按照招标文件规定的评标标准和方法进行，不得擅自改变评标标准或增加、减少评审项目；（二）评审过程中，评标委员会可要求投标人对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的内容作必要的澄清、说明或补正，但澄清、说明或补正不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容；（三）对投标文件存在实质性偏差、不符合招标文件核心要求的，评标委员会应认定为无效投标，不予评审；（四）评标委员会完成评审后，应出具书面评标报告，详细说明评审过程、评审结果、中标候选人排序及推荐理由等内容，评标报告需经全体评标委员会成员签字确认。第二十二条定标：（一）采购部门将评标报告及中标候选人名单报送管理层审批，管理层根据评标报告确定中标人；对于金额较小、流程简单的采购项目，可授权评标委员会直接确定中标人；（二）中标人确定后，采购部门应在法定或公司指定的平台公示中标结果，公示内容包括中标候选人名称、中标价格、公示期限等，公示期限不少于法定最低时限；（三）公示期内无异议或异议处理完毕后，采购部门向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人；（四）公示期内收到投诉或举报的，监督部门应及时组织调查核实，根据调查结果提出处理意见，影响中标结果的，应按规定重新评审或组织招标。第六章合同签订与履约第二十三条中标通知书发出后，采购部门应在30日内牵头组织与中标人签订采购合同，合同内容应与招标文件、中标人的投标文件及澄清文件保持一致，明确双方权利义务、标的数量与质量、价款支付、交付时限、违约责任、争议解决方式等核心条款。第二十四条采购合同签订前，需经财务部门、监督部门及公司法律顾问审核，审核通过后报管理层审批，审批完成后方可正式签订。第二十五条合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案，同时跟踪合同履约进度，协调解决履约过程中的沟通衔接问题。第二十六条需求部门负责采购项目的履约验收工作，对照合同约定和技术要求，对交付的物资、设备或提供的服务进行全面验收，验收合格的，出具《验收合格证明》；验收不合格的，应要求中标人限期整改，整改后仍不合格的，按合同约定追究违约责任。第二十七条财务部门根据采购合同、验收合格证明等相关资料，审核采购款项支付申请，按合同约定的付款方式和付款进度办理支付手续。第二十八条履约过程中出现中标人违约、合同变更、合同解除等情况的，采购部门应及时组织相关部门评估影响，按合同约定和公司相关规定处理，并将处理结果报管理层备案。第七章档案管理与信息保密第二十九条采购招标项目相关档案资料主要包括：采购需求申请表、市场调研报告、招标方案及审批文件、招标文件及审核文件、招标公告/投标邀请书、投标人报名资料及资质证明、投标文件、开标记录表、评标报告、中标公示材料、中标通知书、采购合同及附件、验收报告、付款凭证等。第三十条采购部门指定专人负责采购招标档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料完整、规范、可追溯。档案归档应在采购项目完成后30日内完成，归档后按公司档案管理规定妥善保管。第三十一条采购招标档案资料的保管期限不少于5年，涉及重大采购项目或有特殊要求的，保管期限不少于10年。档案资料的查阅、复制需经采购部门负责人审批，严格履行登记手续。第三十二条参与采购招标工作的所有人员，均有义务对招标过程中的涉密信息保密，包括招标文件未公开内容、投标人商业秘密、评标委员会成员信息、评标过程、中标候选人信息等。严禁泄露涉密信息，严禁利用涉密信息谋取不正当利益。第三十三条采购招标相关信息的发布应严格遵守法律法规及公司规定，确保信息发布的真实性、准确性和及时性，不得发布虚假信息或误导性信息。第八章监督检查与奖惩第三十四条监督部门应定期或不定期对采购招标工作开展监督检查，检查内容包括招标流程合规性、招标文件规范性、评标公正性、合同履约情况、档案管理完整性等，检查结果形成监督报告，报管理层备案。第三十五条对监督检查中发现的问题，相关部门应限期整改，监督部门跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。对违规操作、弄虚作假等行为，严肃追究相关责任人责任。第三十六条对在采购招标工作中表现突出，有以下情形之一的部门或个人，公司给予表彰奖励：（一）严格执行本制度要求，招标流程规范，采购质量优良，有效降低采购成本的；（二）及时发现招标过程中的违规行为或风险隐患，避免公司经济损失的；（三）在评标工作中坚持原则、客观公正，为公司择优选择供应商作出重要贡献的；