2026年口碑服务公司档案资料（含项目案例档案）管理制度

2026年口碑服务公司档案资料（含项目案例档案）管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）档案资料（含项目案例档案）管理工作，保障档案资料真实、完整、安全，提升档案资源利用效率，为公司业务开展、决策支撑、品牌建设提供可靠档案依据，防范档案丢失、泄露、损毁等风险，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业管理标准，结合公司口碑服务业务特性与档案管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、利用、销毁及电子档案管理等全流程工作。涵盖的档案资料类型包括：项目案例档案（如口碑调研项目、推广执行项目、客户服务项目等的全流程资料）、行政类档案（公文、会议纪要、规章制度等）、财务类档案（会计凭证、报表、合同等）、人事类档案（员工信息、劳动合同、绩效考核等）、业务类档案（客户资料、合作协议、业务方案等）、技术类档案（监测技术文档、系统开发资料等）及其他具有保存价值的各类资料。公司各部门、各业务团队及所有参与档案资料形成、管理、使用的内部人员，均需遵守本制度规定。第三条档案资料管理遵循“统一管理、分级负责、真实完整、安全保密、高效利用”的核心原则，坚持“谁形成、谁负责，谁管理、谁把关，谁使用、谁担责”的责任机制，确保档案资料从形成到销毁的全流程规范有序，可追溯、可管控。其中，项目案例档案作为展现公司口碑服务能力、支撑业务拓展的核心资源，实行专项管理、重点保护。第四条公司建立档案资料协同管理体系，明确各部门核心职责：行政部门为档案资料归口管理部门，负责统筹档案管理工作、制定完善管理细则、建设档案管理设施、组织档案收集归档与保管、办理档案借阅利用、组织档案销毁审核；业务部门负责本部门业务相关档案资料（含项目案例档案）的形成、收集、初步整理与按时移交，配合行政部门开展档案核查与利用工作；财务部门负责财务类档案的专项收集、整理、移交与合规管理；人事部门负责人事类档案的专项管理；各部门负责人为本部门档案资料管理第一责任人，确保本部门档案资料完整形成、及时移交、规范使用；档案形成人员为档案真实性、完整性直接责任人。第二章档案资料的分类与收集管理第五条档案资料分类标准。公司档案资料实行统一分类管理，具体分类及涵盖范围如下：（一）项目案例档案类：分为口碑调研项目、推广执行项目、客户服务项目、综合口碑服务项目等子类，涵盖项目立项申请、可行性分析报告、合作合同、服务方案、执行计划、过程记录（调研数据、推广台账、客户沟通记录等）、成果报告、验收文件、客户评价、项目总结等全流程资料；（二）行政档案类：分为公文类、会议类、制度类、资质类等子类，涵盖公司内外公文、会议纪要、规章制度、营业执照、资质证书、年检资料、印章管理记录等；（三）财务档案类：分为凭证类、报表类、合同类、税务类等子类，涵盖会计凭证、财务报表、纳税申报表、财务审计报告、财务合作合同等；（四）人事档案类：分为员工基础信息类、合同类、考核类、培训类等子类，涵盖员工简历、入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训档案、离职证明等；（五）业务档案类：分为客户资料类、合作协议类、业务方案类等子类，涵盖客户基本信息、合作意向书、业务合作协议、业务拓展方案等；（六）技术档案类：分为监测技术类、系统开发类、设备技术类等子类，涵盖监测设备技术说明书、数据采集与分析技术文档、系统开发需求与设计文档等。第六条收集责任与要求。各部门需明确专人负责档案资料收集工作，确保档案资料及时、完整、真实收集：业务部门在项目开展过程中，需同步收集项目案例档案相关资料，确保每个环节资料不遗漏；行政部门负责收集行政类、综合性档案资料；财务部门、人事部门分别负责收集本部门专项档案资料。收集的档案资料需符合以下要求：纸质资料需字迹清晰、内容完整、无涂改、签字盖章齐全；电子资料需格式规范、内容准确、命名清晰，无病毒污染；涉外业务档案资料需同时收集中文译本（如有）。第七条收集时限要求。档案资料收集需严格遵守时限规定：项目案例档案需在项目验收完成后15个工作日内完成全流程资料收集；行政类、业务类档案资料需在资料形成后5个工作日内完成收集；财务类档案资料需在月度、季度、年度结束后10个工作日内完成阶段性收集；人事类档案资料需在员工入职、考核、培训等工作完成后3个工作日内完成收集。因特殊情况无法按时收集的，需经部门负责人审核、行政部门备案，明确延迟收集时限。第八条收集异常处理。收集过程中发现档案资料缺失、不完整或不符合要求的，收集责任人需及时向部门负责人汇报，协调相关人员补充完善；涉及外部单位提供的资料（如客户评价、合作证明等）缺失的，由业务对接人员负责沟通补充；无法补充的，需形成书面说明，经部门负责人签字确认后归档留存。第三章档案资料的整理与归档管理第九条整理规范要求。各部门收集的档案资料需进行初步整理后移交行政部门归档，整理需遵循以下规范：（一）分类排序：按本制度第五条规定的分类标准，对档案资料进行分类，同一类别的按形成时间或业务流程顺序排序；项目案例档案需按单个项目独立整理，明确项目编号，确保项目资料成套完整；（二）编号命名：采用“年度-部门-类别-序号”的编码规则对档案资料进行统一编号；纸质档案在资料首页右上角标注编号；电子档案按“年度-部门-类别-资料名称”的格式命名，确保名称简洁准确、易于检索；（三）装订整理：纸质档案采用左侧装订方式，装订前需去除金属装订物，折叠整齐，确保装订牢固、页面平整；厚度超过2厘米的档案需分册装订，标注分册号；（四）备考说明：每个档案卷册需编制备考表，注明卷内资料数量、形成时间、整理人、审核人、资料缺失情况及说明等信息。第十条归档移交流程。各部门初步整理完成的档案资料，需填写《档案资料移交清单》，注明档案名称、编号、数量、形成时间、整理人等信息，经部门负责人审核签字后，提交行政部门审核验收。行政部门档案管理人员对移交的档案资料进行核查，重点核查分类准确性、整理规范性、资料完整性，核查合格的，双方在移交清单上签字确认，完成归档移交；核查不合格的，退回相关部门重新整理，直至符合要求。其中，项目案例档案移交时，行政部门需联合业务部门负责人共同验收，确保项目资料完整成套。第十一条归档时限与要求。档案资料归档需严格遵守时限规定：常规档案资料需在收集完成后10个工作日内完成移交归档；项目案例档案需在收集完成后15个工作日内完成移交归档；年度档案资料需在次年1月底前完成年度归档工作。归档时需同时提交纸质档案与电子档案（如有），电子档案需存储至公司专用档案管理系统，确保与纸质档案内容一致。第十二条归档审核与登记。行政部门档案管理人员完成档案接收后，需及时建立《档案管理台账》，详细记录档案编号、名称、类别、形成部门、形成时间、数量、归档时间、保管期限、借阅情况等信息，录入公司档案管理系统，实现档案信息动态管理。对重要档案资料（如核心项目案例档案、公司资质证书等）需单独建立专项台账，重点管理。第四章档案资料的保管与防护管理第十三条保管设施与环境。公司设立专门档案库房，配备档案柜、防潮设备、防火器材、防盗装置、温湿度计等必要保管设施，确保档案保管环境符合以下要求：温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间；保持库房清洁、通风，远离火源、水源、污染源及强磁场；档案库房严禁存放易燃易爆、腐蚀性物品及无关杂物。电子档案存储于公司专用服务器，配备数据备份设备、防火墙、杀毒软件等安全防护设施，定期进行系统维护与漏洞修复。第十四条保管责任与规范。行政部门档案管理人员为档案保管直接责任人，需严格遵守以下保管规范：定期检查档案库房设施运行情况，及时处理温湿度异常、设施故障等问题，做好检查记录；定期对档案资料进行巡查，核查档案完整性、完好性，发现档案霉变、破损、虫蛀等问题及时处理，做好防护记录；电子档案实行异地备份与本地备份相结合的备份机制，每月至少完成一次全量备份，确保数据安全；项目案例档案作为核心档案，需存放于专用档案柜，实行双人管控钥匙，提升保管安全性。第十五条保管期限规定。根据档案资料的重要程度与使用价值，明确以下保管期限：（一）永久保管：公司设立、合并、注销等重大事项档案，核心资质证书、核心项目案例档案（如标杆性口碑服务项目），年度财务审计报告，重要人事档案等；（二）长期保管（15-30年）：一般项目案例档案、行政公文、业务合作协议、财务凭证、报表等；（三）短期保管（5-10年）：日常会议纪要、临时业务资料、员工培训档案（离职后）等；（四）定期复核：行政部门每5年对档案保管期限进行一次复核，根据公司业务发展需要与档案实际价值，调整保管期限，调整结果需经分管领导审批后记录归档。第十六条特殊档案保管要求。涉及国家秘密、商业秘密的档案资料（如核心项目案例中的敏感客户信息、监测数据、商业合作价格等），需实行密级管理，标注密级标识（绝密、机密、秘密），明确知悉范围，存放于保密档案柜；涉外档案资料需单独保管，注明涉外标识，相关翻译资料同步归档；破损、褪色的珍贵档案资料，需及时进行修复、复制，复制件与原件一并归档保管。第五章档案资料的借阅与利用管理第十七条借阅条件与范围。公司内部员工因工作需要可申请借阅档案资料，外部单位（如客户、审计机构、监管部门等）需凭有效证明文件（如单位介绍信、授权委托书），经公司分管领导审批后可申请查阅相关档案。借阅范围需符合以下规定：内部员工仅限借阅本部门业务相关及公司公开的档案资料；核心项目案例档案、涉密档案需经部门负责人及分管领导双重审批后方可借阅；外部单位仅限查阅与合作相关的非涉密档案资料，严禁查阅核心涉密档案。第十八条借阅申请与审批流程。借阅档案资料需严格遵守以下流程：（一）内部借阅：借阅人填写《档案资料借阅申请表》，注明档案名称、编号、借阅用途、借阅期限、借阅方式（原件借阅/复印件借阅），经部门负责人审核签字后，提交行政部门档案管理人员审核；借阅核心项目案例档案、涉密档案的，需额外提交分管领导审批；审核通过后，档案管理人员办理借阅手续；（二）外部借阅：外部单位需提交书面查阅申请及有效证明文件，经行政部门审核、分管领导审批后，由行政部门档案管理人员陪同查阅，严禁外部人员自行进入档案库房或接触未审批的档案资料；（三）审批规范：审批人员需严格审核借阅用途的合理性、借阅范围的合规性，对不符合要求的借阅申请，予以驳回并说明原因。第十九条借阅使用规范。借阅人需严格遵守以下使用规定：借阅档案资料仅限用于申请的工作用途，严禁转借他人、私用或用于与工作无关的活动；借阅期间需妥善保管档案资料，严禁涂改、勾画、抽取、损毁档案内容，严禁复制、拍摄涉密档案资料；纸质档案原件借阅期限一般不超过7个工作日，电子档案借阅期限一般不超过3个工作日，因工作需要延长借阅期限的，需提前1个工作日向行政部门提交延期申请，经审核同意后可延长，延长时限不超过原借阅期限；借阅的档案资料需按时归还，归还时档案管理人员需核查档案完整性、完好性，确认无误后办理归还手续，更新借阅台账。第二十条档案利用与复制管理。因工作需要复制档案资料的，需在《档案资料借阅申请表》中注明复制用途与数量，经行政部门审核同意后，由档案管理人员负责复制，复制件需加盖档案证明章；复制涉密档案资料的，需经分管领导审批，复制完成后需对复制过程进行记录，多余复制件需及时销毁。档案资料利用过程中，需确保档案信息安全，严禁泄露档案内容中的商业秘密、客户信息、技术数据等敏感信息。第二十一条借阅异常处理。借阅期间发现档案资料丢失、破损、涂改的，借阅人需立即向行政部门及所在部门负责人汇报，说明情况；行政部门需及时开展调查，明确责任，根据档案资料的重要程度采取补救措施（如补制、修复等）；造成档案资料损毁或泄露的，按本制度相关规定追究责任。第六章档案资料的销毁管理第二十二条销毁条件与范围。符合以下条件的档案资料可启动销毁流程：已达到规定保管期限，且无继续保存价值的；经复核确认无需延长保管期限的；档案资料原件损毁严重、无法修复，且有完整复制件的；因业务调整、项目终止，已无保存意义的临时档案资料。严禁销毁未达到保管期限、仍有保存价值或涉及未了结业务、法律纠纷的档案资料；核心项目案例档案、涉密档案即使达到保管期限，需经总经理审批后再决定是否销毁。第二十三条销毁申请与审批流程。档案销毁需严格遵守以下流程：行政部门档案管理人员对达到保管期限的档案资料进行梳理，填写《档案资料销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，附《档案保管期限复核表》；提交行政部门负责人审核、财务部门（涉及财务档案）、法务部门（涉及法律相关档案）专项审核后，报分管领导审批；大额或重要档案资料销毁需提交总经理办公会审议通过；涉密档案销毁需额外经保密工作负责人审核。第二十四条销毁实施规范。档案销毁需由行政部门牵头，联合内部审计部门、相关业务部门开展，实行双人监督销毁制度：销毁前需再次核查销毁档案清单，确保与审批文件一致；选择符合规定的销毁方式（纸质档案采用粉碎、焚烧等不可逆方式，电子档案采用数据彻底删除、硬盘物理销毁等方式），严禁随意丢弃或变卖档案资料；销毁过程中需做好销毁记录，注明销毁时间、地点、方式、销毁人员、监督人员等信息，相关人员签字确认；销毁完成后，行政部门及时更新《档案管理台账》，核销销毁档案信息。第二十五条销毁档案备案。档案销毁完成后，《档案资料销毁申请表》、审批文件、销毁记录等相关资料由行政部门归档保管，归档期限不少于5年，确保销毁流程可追溯。第七章监督考核与奖惩第二十六条监督检查机制。行政部门联合内部审计部门，定期对档案资料管理工作开展监督检查，检查频率为每季度抽查、每年度全面检查。检查内容包括：档案资料收集的及时性与完整性、整理归档的规范性、保管设施的安全性与环境达标情况、借阅利用的合规性、销毁流程的规范性、台账记录的完整性与准确性等。检查完成后形成检查报告，明确问题及整改要求，跟踪整改落实情况，确保问题闭环管理。第二十七条考核指标体系。公司将档案资料管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核，核心考核指标包括：档案收集完成率（不低于98%）、归档及时率（不低于95%）、档案完好率（不低于99%）、借阅流程合规率（100%）、销毁流程合规率（100%）、台账记录完整率（100%）、涉密档案保密执行情况（无违规记录）。第二十八条表彰