销售订单处理及跟进模板

销售订单处理及跟进工具模板一、适用场景与目标二、标准化操作流程步骤1：订单接收与初步审核操作要点：销售人员通过邮件、系统或客户直接沟通接收订单需求，同步记录客户名称、联系人、产品型号/规格、数量、期望交期、付款方式等核心信息。审核订单要素完整性：检查客户基础信息（如营业执照号、开户行等，若为新客户）、产品信息是否准确（型号、配置、技术参数）、数量与库存是否匹配、交期是否可满足（结合生产计划与物流周期）、付款方式是否符合公司政策。若信息缺失或存在歧义，需在2小时内联系客户补充确认，避免后续执行偏差。责任人：销售代表（销售A）输出物：《订单信息登记表》（初步版）步骤2：订单录入与系统确认操作要点：销售代表将审核通过的订单信息录入公司CRM/ERP系统，唯一订单号（格式：年份+月份+客户简称+流水号，如202405-XX客户-001），同步客户签字盖章的订单扫描件（或电子订单确认函）。系统自动校验：库存不足时触发预警，财务部门同步审核客户信用额度（若为赊销订单），保证“订单-库存-信用”三要素匹配。录入完成后，系统自动推送订单确认通知至客户（邮件/短信），内容包括订单号、产品明细、数量、金额、交期、付款账户等，并附销售代表联系方式。责任人：销售代表（销售A）、财务专员（财务B，信用额度审核）输出物：系统订单记录、客户确认回执步骤3：订单执行与跨部门协同操作要点：生产/备货：销售代表在系统中提交“订单执行申请”，生产部门（或仓库）根据订单交期优先级排产/备货，若需定制化生产，需提前3个工作日与客户确认技术细节（如产品定制需求、验收标准）。物流安排：备货完成后，仓库通知物流部门发货，销售代表同步获取物流单号，并通过系统更新订单状态为“已发货”，同时将物流信息推送至客户。进度跟踪：销售代表每日跟踪订单执行进度（生产进度、发货状态），若遇生产延迟、物流异常等情况，需第一时间与客户沟通，协商调整交期并提供解决方案（如分批发货、加急处理）。责任人：销售代表（销售A）、生产主管（生产C）、物流专员（物流D）输出物：生产排产计划、物流发货单、订单进度更新记录步骤4：交付验收与客户反馈操作要点：客户收货后，销售代表在1个工作日内联系客户，确认产品数量、质量是否与订单一致，是否满足验收标准。若客户提出异议（如破损、型号错误），需记录问题详情并协调相关部门（生产/质量/物流）24小时内响应，制定整改方案（如补发、退货、维修），同步跟踪直至客户确认闭环。客户验收通过后，销售代表在系统中更新订单状态为“已完成”，并收集客户满意度反馈（如产品使用体验、服务流程建议等）。责任人：销售代表（销售A）、质量专员（质量E，异议处理）输出物：客户验收确认单、异议处理记录、客户满意度反馈表步骤5：售后跟进与数据归档操作要点：销售代表在订单完成后第3天、第7天进行两次售后回访，知晓产品使用情况，主动解决潜在问题，维护客户关系。财务部门根据订单状态开具发票（若客户已付款），销售代表同步跟进发票接收与入账情况。所有订单相关资料（订单确认函、物流单、验收单、沟通记录等）按月度整理归档，保证可追溯性，并定期分析订单数据（如交付及时率、客户复购率），优化销售策略。责任人：销售代表（销售A）、财务专员（财务B）输出物：售后回访记录、发票台账、订单归档档案三、核心工具表格设计表1：销售订单基本信息表订单号客户名称联系人联系方式下单日期产品名称/型号数量单价（元）总金额（元）交货日期付款方式订单状态备注202405-XX客户-001XX科技有限公司*张经理XXXX2024-05-10设备A-型510000500002024-05-25预付30%尾款生产中需定制包装表2：订单跟进进度表日期跟进事项责任人客户反馈/问题描述处理结果/解决方案下一步计划2024-05-10接收客户订单*销售A客户要求5月25日前交货初步审核订单信息完整，录入系统提交生产排产申请2024-05-11生产进度跟进*销售A生产部反馈原料采购需3天，可能延迟交货与客户沟通，协商交期延至5月28日确认客户是否接受新交期2024-05-12客户确认新交期*销售A客户同意延迟交期更新系统交期信息，通知生产部持续跟踪生产进度表3：订单异常记录表异常订单号异常类型（生产/物流/质量/付款）发生时间异常描述处理责任人处理措施完成时间客户确认202405-XX客户-001物流延迟2024-05-26物流公司反馈暴雨导致运输受阻*物流D协调更换物流公司，加急派送2024-05-27是四、关键操作提示与风险规避信息准确性优先：订单录入前务必与客户二次确认产品型号、数量、交期等关键信息，避免因信息错误导致生产/发货失误。异常响应时效：遇订单异常（如延迟、质量问题），需在2小时内启动内部沟通机制，4小时内告知客户初步处理方案，避免客户满意度下降。跨部门协同：销售代表需主动同步订单进度至生产、物流、财务部门，保证信息对称，避免因信息差导致执行延误。客户隐