2026年口碑服务公司监管部门检查应对管理制度

2026年口碑服务公司监管部门检查应对管理制度第一章总则第一条为规范本公司应对各类监管部门检查的工作流程，明确各部门及岗位的职责分工，提升检查应对工作的主动性、规范性与高效性，确保检查工作顺利推进，保障公司合法合规经营，维护公司品牌声誉与经营秩序，依据国家相关法律法规、行业监管要求及公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司各业务部门、职能部门及全体员工，覆盖各类监管部门（包括行业主管部门、市场监管部门、税务部门、安全监管部门、数据监管部门等）开展的各类检查工作，包括日常巡查、专项检查、突击检查、合规核查等。第三条监管检查应对核心原则：坚持“合法合规、主动配合、实事求是、高效规范”的原则，以保障检查工作顺利开展为目标，提前筹备、精准对接、快速响应，确保向监管部门提供的资料真实、准确、完整，及时整改检查发现的问题，持续提升公司合规管理水平。第四条公司成立监管检查应对工作领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管合规工作的负责人担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组牵头统筹协调全公司监管检查应对工作，审定应对方案，解决重大问题，对接监管部门重要沟通事项。第五条公司合规管理部门（或指定职能部门，下同）为监管检查应对工作的日常办事机构，负责落实领导小组的决策部署，牵头组织检查筹备、现场配合、资料整理、问题整改、后续跟进等具体工作；各业务部门按职责分工配合完成相关工作，确保检查应对各环节无缝衔接。第六条全体员工需树立合规意识与责任意识，熟悉本制度要求，积极配合监管检查应对工作；对检查过程中涉及的公司商业秘密、客户信息等敏感信息，严格遵守保密规定，严禁擅自泄露。第二章检查前准备工作第七条日常合规自查与资料归档：（一）各部门需建立日常合规自查机制，对照相关法律法规、行业监管要求及公司管理制度，定期开展合规自查工作（每月至少1次），及时发现并整改本部门存在的合规风险隐患，形成自查记录与整改台账。（二）建立规范的资料归档制度，各部门按要求对各类经营管理资料进行分类、整理、归档，包括业务合同、客户信息档案、财务凭证、员工档案、合规管理制度、培训记录、安全防护记录等；确保资料完整、有序、可追溯，存放安全，便于检查时快速调取。（三）合规管理部门每季度组织开展全公司合规自查汇总工作，梳理各部门自查情况与整改落实情况，形成公司合规自查报告；针对共性问题与重大风险隐患，督促相关部门限期整改，完善管理制度与流程。第八条检查信息对接与应对方案制定：（一）接到监管部门检查通知后，合规管理部门需第一时间与监管部门对接，准确记录检查的时间、地点、检查范围、检查内容、检查方式、所需资料清单及对接人员信息等关键事项，及时向领导小组汇报。（二）领导小组根据检查信息，组织相关部门召开检查应对筹备会议，分析检查重点，明确各部门职责分工，制定详细的应对方案；方案需包括接待流程、资料准备清单、现场配合人员、问题应答原则、应急处置措施等内容。（三）若监管部门开展突击检查，未提前通知的，现场接待人员需第一时间核实监管部门身份信息与检查权限，做好登记记录，同时立即向合规管理部门及领导小组汇报；领导小组快速启动应急应对机制，组织相关部门人员紧急到位，配合开展检查工作。第九条资料准备与人员培训：（一）合规管理部门根据应对方案与监管部门要求的资料清单，牵头组织各相关部门整理、汇总所需资料；资料整理过程中需严格审核，确保资料真实、准确、完整，符合监管要求；对需要补充完善的资料，督促相关部门在规定时间内完成。（二）对整理完成的资料，按检查内容分类装订，标注清晰，安排专人负责保管与交接；涉及敏感信息的资料，需采取必要的保密措施，严格控制查阅范围。（三）合规管理部门组织开展检查应对专项培训，针对检查重点内容、应答话术规范、沟通礼仪、保密要求等进行培训；明确现场配合人员的职责与工作要求，确保相关人员熟悉检查流程与应对要点，能够准确、规范地配合检查。第三章检查现场配合工作第十条现场接待与流程衔接：（一）检查现场由领导小组指定专人担任总协调人，负责统筹现场配合工作；安排专人负责接待工作，热情、礼貌地迎接监管检查人员，核实并登记检查人员身份信息、检查文书等，引导至指定接待场所。（二）总协调人向监管检查人员简要介绍公司基本情况及检查应对工作准备情况，按监管要求提供相关资料；如需现场核查业务流程、办公场所、设施设备等，安排相关部门负责人陪同，做好引导与讲解工作。（三）建立现场沟通机制，安排专人负责记录监管检查人员提出的问题、意见及要求，准确填写检查现场记录表；对监管人员提出的疑问，由指定人员按应答原则进行解答，确保回答准确、简洁、合规，不得随意夸大或隐瞒信息。第十一条资料提供与现场核查配合：（一）向监管检查人员提供资料时，需履行资料交接手续，填写资料交接清单，由双方签字确认；监管人员查阅资料过程中，如需协助查找相关内容，安排专人配合，不得无故拖延或拒绝。（二）若监管检查人员需要现场核查业务操作、客户服务、数据存储、安全防护等情况，相关部门需提前做好准备，安排熟悉业务的人员现场演示与讲解，如实反映实际工作情况；对核查过程中发现的问题，不回避、不推诿，主动说明情况。（三）检查过程中，若监管部门需要提取相关资料复印件或电子数据，需经总协调人审核同意后，按规定流程复印、提取，并在复印件上注明“与原件核对无误”及出处，加盖公司公章；电子数据提取需确保数据完整、未被篡改，做好数据提取记录。第十二条现场问题应对与沟通协调：（一）检查现场若监管部门指出公司存在的问题，相关部门人员需认真倾听，详细记录问题内容，不得与监管检查人员发生争执；对能够当场解释说明的，按事实如实解释；对需要进一步核实的，说明将在后续核查后反馈。（二）若检查过程中出现争议事项或复杂问题，现场人员不得擅自表态，需及时向总协调人及领导小组汇报；领导小组组织相关人员研究后，与监管检查人员进行沟通协调，提出合理的意见与建议，争取监管部门的理解与支持。（三）检查现场需保持秩序井然，相关部门人员需坚守岗位，配合检查工作；无关人员不得进入检查现场，避免影响检查工作正常开展。第四章检查后问题整改与跟进工作第十三条检查情况汇总与问题梳理：（一）检查工作结束后，合规管理部门牵头组织相关部门对检查情况进行全面汇总，整理检查现场记录、监管部门提出的问题清单、意见建议等资料，形成检查情况汇总报告，上报领导小组。（二）领导小组组织召开专题会议，对监管部门指出的问题进行深入分析，明确问题性质、整改责任主体、整改要求及整改期限；对重大问题，成立专项整改工作组，统筹推进整改工作。（三）合规管理部门根据会议决议，制定详细的问题整改方案，明确各问题的整改措施、责任部门、责任人、完成时限及验收标准，确保整改工作有据可依、有序推进。第十四条问题整改落实与跟踪：（一）各责任部门需严格按照整改方案要求，扎实推进整改工作，按时完成整改任务；整改过程中，需做好整改记录，收集整改相关的证明材料（如修订后的制度、培训记录、整改前后对比资料等）。（二）合规管理部门负责对整改工作进行全程跟踪监督，定期检查各责任部门的整改落实情况，及时掌握整改进度；对整改过程中出现的问题，及时协调解决，确保整改工作不打折扣、不走过场。（三）整改任务完成后，各责任部门需向合规管理部门提交整改完成报告及相关证明材料；合规管理部门组织对整改情况进行验收，验收合格的，方可销号；验收不合格的，责令责任部门限期重新整改，直至验收合格。第十五条整改报告提交与后续对接：（一）合规管理部门汇总各部门整改情况，形成公司整体整改报告，经领导小组审核同意后，按监管部门要求的时间与方式提交；整改报告需如实反映问题整改情况，包括问题概述、整改措施、整改成效、下一步改进计划等内容。（二）整改报告提交后，合规管理部门安排专人负责与监管部门保持沟通，及时了解监管部门对整改报告的反馈意见；若监管部门提出进一步整改要求，及时向领导小组汇报，组织相关部门落实后续整改工作。（三）对监管部门要求长期跟踪整改的问题，建立长效跟踪机制，定期向监管部门汇报整改进展情况，确保问题彻底整改到位，持续提升公司合规经营水平。第十六条总结复盘与制度优化：（一）每次监管检查应对工作结束后，合规管理部门牵头组织相关部门开展总结复盘工作，梳理检查应对工作中的经验与不足，分析问题产生的深层原因，形成总结复盘报告。（二）根据总结复盘结果，针对检查中发现的制度漏洞、流程缺陷等问题，督促相关部门修订完善公司管理制度与业务流程，健全合规管理体系；同时，优化检查应对工作机制，提升公司应对监管检查的整体能力。（三）将监管检查应对工作情况及总结复盘结果纳入公司内部培训内容，组织全体员工学习，强化全员合规意识与责任意识，避免类似问题再次发生。第五章监督管理与考核问责第十七条监督管理机制：（一）领导小组负责对监管检查应对工作的全过程进行监督，检查各部门职责履行情况、应对方案落实情况、问题整改完成情况等；对发现的问题，及时督促整改，确保各项工作按要求推进。（二）合规管理部门负责日常监督工作，定期检查各部门日常合规自查情况、资料归档情况等，及时发现并纠正存在的问题；对监管检查应对工作中的各项工作进行跟踪记录，形成监督台账。（三）建立信息反馈机制，各部门在监管检查应对工作中遇到的问题与困难，需及时向合规管理部门及领导小组反馈；鼓励员工对检查应对工作中的违规行为、不作为现象进行举报。第十八条考核评估标准：（一）监管检查应对工作考核纳入各部门及员工的绩效考核体系，考核指标包括日常合规自查落实情况、资料归档规范性、检查配合积极性与规范性、问题整改及时性与有效性、信息反馈准确性等。（二）考核方式采用日常检查与专项考核相结合、定量指标与定性评估相结合的方式，确保考核结果客观、公正；考核结果与部门绩效、员工薪酬、评优评先、岗位晋升等直接挂钩。第十九条问责措施：（一）对在监管检查应对工作中，未按制度要求开展工作、未履行岗位职责、配合不力的部门与个人，视情节轻重予以约谈提醒、通报批评、扣减绩效考核分数等处理。（二）因工作失误、弄虚作假、隐瞒不报、拒绝配合等行为，导致检查工作无法顺利开展，或给公司造成不良影响、经济损失、行政处罚的，追究相关部门负责人及直接责任人的责任；情节严重的，按公司纪律处分规定处理；