销售合同管理与审批流程模板

销售合同管理与审批流程模板第一章适用范围与背景本模板适用于企业销售业务中合同从发起、审批到签署、履行的全流程管理，覆盖销售部门、法务部门、财务部门、业务部门等多角色协同场景。通过标准化流程，可规范合同操作、防范法律风险、提高审批效率，保证合同内容合规、权责清晰，适用于各类产品销售、服务提供、项目合作等业务场景。第二章销售合同管理全流程操作指引2.1需求确认与合同发起操作主体：销售经理*操作步骤：业务需求梳理：销售经理*与客户沟通，明确合作内容（产品/服务名称、规格、数量、交付时间、价格等），确认客户主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），并收集客户资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）。内部可行性评估：销售经理协同产品部门确认产品/服务供应能力，协同财务部门*评估客户信用状况（如账期、付款条件），保证业务可执行。发起合同审批：通过企业OA系统或合同管理平台，填写《合同审批申请表》，客户需求清单、资质文件、报价单等附件，提交至部门负责人*初审。2.2合同起草与内部审核操作主体：销售专员、法务专员、财务主管*操作步骤：合同文本起草：销售专员*根据需求清单，使用企业标准合同模板（或参考行业范本），起草合同文本，明确以下核心条款：合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；标的物：产品/服务详细描述、规格型号、数量、质量标准；价格条款：单价、总价、计价方式、币种；履约条款：交付时间、地点、方式、验收标准；付款条款：付款时间、比例、方式（如电汇/承兑汇票）、账户信息；违约责任：违约情形、违约金计算方式、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；保密条款、知识产权条款、合同生效条件等。部门审核：销售部门审核：部门负责人*确认合同内容与业务需求一致，价格符合公司定价政策，交付时间可行。法务部门审核：法务专员重点审核合同条款合法性（如是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等）、主体资质有效性、违约责任公平性、争议解决方式明确性，提出修改意见并反馈至销售专员。财务部门审核：财务主管*审核付款条款合理性（如账期是否符合公司信用政策）、发票开具方式、税费承担约定、财务数据准确性（如金额大小写一致）。修订与确认：销售专员根据法务、财务部门意见修改合同文本，经三方确认后，提交至公司分管领导审批（涉及重大合同或金额超权限时，需提交总经理*审批）。2.3客户沟通与合同确认操作主体：销售经理、客户对接人操作步骤：客户沟通：销售经理将最终版合同文本发送至客户对接人，说明合同核心条款，解答客户疑问（如交付细节、付款方式等）。客户确认：客户对接人*内部审批后，通过书面形式（盖章扫描件、邮件确认等）反馈合同确认意见，如有修改，双方协商一致后更新合同文本。签署准备：确认无误后，销售经理*安排合同打印（一式两份或三份，双方各执一份，公司存档一份），准备法定代表人授权委托书（如非法定代表人签署）、签字盖章页等材料。2.4合同签署与归档操作主体：销售专员、行政专员操作步骤：合同签署：双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章（合同专用章）；保证签字清晰、公章完整骑缝章（多页合同），签署日期与生效日期一致。合同登记：销售专员*在合同管理系统中录入合同信息（合同编号、名称、签署日期、金额、客户信息、归档编号等），《合同台账》。资料归档：行政专员*收集合同正本、客户资质文件、审批流程记录、签署授权委托书等资料，按“一合同一档”原则编号存档，电子版同步至公司档案管理系统，保存期限不少于合同履行期满后5年。2.5合同履行与跟踪操作主体：销售经理、履约专员操作步骤：履约计划制定：销售经理协同生产/服务部门制定履约计划（如生产排期、交付时间表），明确各环节负责人及时间节点。交付与验收：按合同约定交付产品/服务，客户验收后签署《验收确认单》，销售专员将验收单归档并同步财务部门。款项跟踪：财务部门根据合同约定开具发票，销售经理跟进客户付款进度，逾期未付款的，及时启动催款流程（发送催款函、协商解决等）。变更与解除：如需变更合同内容（如交付时间调整、价格变更），双方签订《补充协议》；如需解除合同，按约定承担违约责任，协商一致后签署《合同解除协议》。第三章销售合同管理常用模板3.1合同审批申请表序号项目内容要求1合同名称如“公司产品销售合同”2合同编号按规则编制（如“年份-部门-序号”，如2024-销售-001）3客户信息客户全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人、联系电话、地址4合同金额大写、小写一致，币种明确（如人民币/美元）5主要条款摘要标的物、交付时间、付款方式、履约期限6附件清单客户营业执照复印件、报价单、技术参数表等7部门意见销售部门负责人签字：_________法务部门意见：_________财务部门意见：_________8审批意见分管领导签字：_________总经理签字（如需）：_________9提交日期年月日3.2销售合同台账合同编号合同名称客户名称签署日期合同金额（元）履行状态（待履行/履行中/已完成/已解除）负责人归档日期备注2024-销售-001产品销售合同A公司2024-03-15500,000履行中*2024-03-20已交付2024-销售-002服务合同B公司2024-04-01300,000待履行*-待签署3.3合同条款清单（核心条款参考）条款类别具体内容合同主体甲方（销售方）：公司，统一社会信用代码：，法定代表人：乙方（客户方）：公司，统一社会信用代码：，法定代表人：赵六标的物产品名称：型号电脑，规格：i7处理器/16G内存/512G固态硬盘，数量：100台价格条款单价：5,000元/台，总价：500,000元（人民币），含税价履约条款交付时间：2024年5月30日前，交付地点：乙方办公地址（市区路号），验收标准：按双方确认的技术参数表，验收期7天付款条款付款方式：银行转账，账户信息：开户行银行支行，账号X付款节点：合同签订后3日内支付30%预付款，交付验收合格后7日内支付70%尾款违约责任甲方逾期交付，每逾期1日按合同总额0.05%支付违约金；乙方逾期付款，每逾期1日按应付未付款0.05%支付违约金，逾期超过30日，甲方有权解除合同争议解决因本合同引起的争议，双方协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决合同生效本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效第四章关键风险控制与注意事项4.1主体资质审核客户为企业的，需核实营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作内容）、法定代表人身份证明；客户为自然人的，需核实身份证原件，留存复印件；涉及特殊行业（如食品、医疗器械），需审核客户相关行业许可证（如食品经营许可证）。4.2合同条款合规性避免使用“大概”“左右”等模糊表述，数量、金额、时间等需明确具体；违约责任条款需公平合理，避免“霸王条款”（如“甲方单方解除合同无需承担违约责任”）；争议解决方式优先约定诉讼（约定己方所在地法院）或明确仲裁机构（如仲裁委员会），避免约定“由双方协商解决”（无强制执行力）。4.3审批权限管理根据合同金额、业务类型划分审批权限（如金额≤10万元由销售部门负责人审批，10万-50万元由分管领导审批，≥50万元由总经理*审批）；涉及重大业务（如战略合作、海外销售），需增加总经理办公会集体审议环节。4.4履约过程监控建立履约跟踪表，定期记录交付进度、验收情况、付款状态；