会议管理与决策流程记录表

会议管理与决策流程记录表一、适用工作场景本工具适用于各类需规范流程、明确责任、跟踪结果的会议场景，包括但不限于：部门例会：同步工作进展、协调资源、解决日常问题；项目推进会：跟踪项目里程碑、决策关键节点、分配任务；跨部门协调会：解决跨部门协作障碍、明确职责分工；高层决策会：制定战略方向、审批重大方案、明确执行路径；专题研讨会：针对特定议题（如流程优化、成本控制）进行深度讨论并形成决策。二、详细操作流程（一）会前准备：奠定高效会议基础明确会议目标与议题会议发起人需提前梳理核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目延期问题”），并列出具体议题（建议不超过5个，避免发散），明确每个议题的预期成果（如“形成最终方案”“明确责任人及时间”）。示例：若会议目标为“解决项目A延期问题”，议题可设置为“延期原因分析”“解决方案讨论”“责任分工与时间节点”。确定参会人员并提前通知根据议题内容邀请相关人员（决策层、执行层、相关协作部门），保证关键决策人（如部门负责人、项目经理）参会。提前3-5个工作日发送会议通知，包含：会议名称、时间、地点（或会议）、目标、议题、会前需准备的资料（如数据报告、方案草案）及参会人员反馈要求（如“请提前准备延期原因分析表”）。准备会议资料与场地收集并整理议题相关资料（如项目进度表、成本数据、方案对比表），提前1天分发至参会人员，保证大家有充分时间熟悉内容。预定会议室（确认设备：投影仪、麦克风、白板、会议记录表）或测试线上会议工具（如腾讯会议、钉钉），保证会议环境就绪。（二）会中记录：保证信息完整、决策清晰会议开始：核对信息与重申规则会议开始后，主持人首先核对参会人员（记录人标注“出席”“请假”“迟到”），重申会议目标、议题及时长分配（如“总时长60分钟，议题1讨论20分钟”），提醒参会人员围绕议题发言，避免跑题。逐项议题讨论：记录关键信息记录人需按议程顺序，逐项记录讨论内容，重点捕捉：观点分歧：不同参会人员的核心意见及依据（如认为“需增加预算10万”，提出“可通过优化流程节省成本”）；共识点：无争议的共同结论（如“一致同意优先解决技术瓶颈问题”）；待解决问题：未达成一致的议题，需标注后续方向（如“需财务部补充成本数据后再次讨论”）。决策环节：明确“5W1H”原则针对需决策的议题，主持人引导参会人员充分讨论后，采用“举手表决”“共识通过”或“负责人拍板”等方式形成决策，记录人需清晰记录：What：决策的具体内容（如“项目A延期至9月30日交付”）；Why：决策依据（如“技术调试需额外15天，客户同意延期”）；Who：决策责任人（如“最终由**确认”）；When：决策生效时间（如“立即执行”）；How：执行方法（如“每周五同步进度”）；Howmuch：资源需求（如“需调配2名开发人员”）。行动项落地：责任到人、时限明确讨论结束后，梳理会议产生的所有行动项（任务），记录人需逐项明确：任务描述：具体要完成的工作（如“完成技术方案优化”）；负责人：直接承担任务的人员（如赵六）；协作人：提供支持的人员（如孙七）；完成时间：截止日期（如“2023年8月20日前”）；交付成果：需提交的物证（如“优化方案文档”）。示例：|任务描述|负责人|协作人|完成时间|交付成果||———-|——–|——–|———-|———-|

|收集客户反馈数据|周八|吴九|8月15日|客户反馈表Excel|会议结束：总结与确认主持人总结会议成果（已达成共识、决策事项、行动项），请参会人员确认记录内容是否有遗漏或误记，记录人标注“会议记录已确认”，并由主持人、记录人签字。（三）会后整理与跟踪：保证执行落地整理并分发会议记录会议结束后24小时内，记录人整理会议记录，内容需包含：会议基本信息、各议题讨论摘要、决策事项、行动项清单（含负责人、时间、成果），经主持人审核无误后，分发至所有参会人员及相关干系人（如项目组全体成员、上级领导）。跟踪行动项执行进度记录人/指定专人通过项目管理工具（如飞书多维表格、钉钉项目）或Excel表格，跟踪行动项执行情况，在截止日前3天提醒负责人，每周同步进度至会议群或相关方。若行动项逾期，负责人需说明原因并提出调整计划，由决策层评估是否需要召开临时会议协调解决。归档与复盘会议记录（含原始手写稿、电子版）、行动项跟踪表、相关附件等资料，按“会议名称-日期”分类归档（保存期限不少于1年，重要项目建议保存3年）。对于周期性会议（如部门月度例会），每月末可对会议决策执行率、问题解决效率进行复盘，优化会议流程（如缩短讨论时间、提前共享资料）。三、记录表模板会议基本信息项目内容会议名称[如：项目A进度推进会]会议日期[年月日]会议时间[开始-结束，如14:00-16:00]会议地点[如：3楼会议室A/线上会议]主持人[如：**]记录人[如：赵六]参会人员[如：、、孙七等]缺席人员及原因[如：周八（出差）]会议议程与讨论记录序号议题名称讨论要点摘要分歧点/待解决问题1项目A延期原因分析：开发阶段技术调试耗时超预期；：需求变更未及时同步导致返工。是否需增加开发人员？2解决方案讨论**：申请延期15天，优先解决技术瓶颈；孙七：协调测试人员提前介入，压缩周期。客户是否同意延期？3责任分工与时间节点赵六：负责客户沟通，8月10日前反馈；**：优化技术方案，8月15日前完成。技术方案优化后是否需重新测试？决策事项序号决策内容决策依据表决情况（如：一致通过/3票赞成/反对）决策责任人生效时间1项目A延期至9月30日交付技术调试需15天，客户已初步同意一致通过**立即执行2调配2名开发人员支援项目A原团队人力不足，需加速技术优化举手表决（4票赞成）**8月12日前到位行动项清单序号任务描述负责人协作人完成时间交付成果当前状态（如：进行中/已完成/逾期）备注1与客户沟通延期需求赵六孙七2023-08-10客户书面确认函进行中邮件发送确认2优化技术方案****2023-08-15方案V3.0文档进行中需包含风险应对措施3调配2名开发人员**周八2023-08-12人员到岗记录未开始协调人力资源部其他事项附件清单：[如：项目A进度表、技术方案V2.0]下次会议安排：[如：2023年8月20日14:00，3楼会议室A，议题：项目A新进度跟踪]四、使用要点提示会前充分准备，避免“无效会议”议题需聚焦，目标需可量化（如“确定方案”而非“讨论方案”），资料需提前分发，保证参会人员有备而来。记录客观准确，避免“主观臆断”讨论内容需记录原话（关键数据、观点），不添加个人判断；决策项需明确“5W1H”，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“8月20日前完成”）。行动项责任到人，避免“无人跟进”每个行动项必须有唯一负责人，协作人需明确支持范围，完成时间需具体