销售合同管理模板系统

销售合同管理模板系统使用指南一、系统应用场景说明本系统适用于企业销售业务中全流程合同管理需求，覆盖多种实际业务场景：新客户合作开发：当企业首次与客户签订销售合同时可通过系统快速标准化合同文本，明确双方权利义务，降低沟通成本。老客户续签与订单扩展：针对长期合作客户的合同续签或新增订单，系统可调取历史合同模板，修改关键条款（如数量、价格、交付时间），提升效率。跨部门协作审批：涉及销售、法务、财务等多部门审核的合同，系统可在线流转审批流程，避免纸质文件传递延误。合同履约过程跟踪：对已签署合同的交付、验收、回款等履约节点进行实时记录，保证合同执行到位。历史合同查询与分析：支持按客户名称、合同日期、合同类型等条件检索历史合同，辅助销售业绩分析与客户管理。二、从合同创建到归档的标准化操作流程步骤1：合同基础信息录入登录系统后，选择“新建合同”，进入合同信息填写界面。必填字段包括：合同编号（系统自动，支持自定义前缀）、合同名称（如“XX产品销售合同”）、甲方（客户全称）、乙方（本公司法定全称）、签订日期、合同金额（大小写一致）、标的物名称/服务内容、履行期限（起始至截止日期）、交货/服务地点、付款方式（如“预付30%到发货，尾款70%验收后30天内付清”）。选填字段：客户开户行、账号、特殊约定条款（如质量标准、违约责任补充说明）。系统自动校验必填项完整性，信息提交后合同草稿。步骤2：合同条款配置与法务审核根据产品/服务类型，系统自动匹配对应的标准合同模板（如产品销售合同、技术服务合同），条款包含通用法律条款（如不可抗力、争议解决方式）。如需修改标准条款，“编辑条款”功能，补充或调整内容（如增加定制化技术参数、交付验收标准）。合同附件（如技术规格书、双方资质文件、订单确认函），附件名称需规范（如“XX产品技术参数_V1.0.pdf”）。提交法务专员*进行条款合规性审核，法务审核意见（如“第5条付款方式需明确逾期违约金计算标准”）将同步反馈至界面，审核通过后方可进入下一流程。步骤3：内部多部门审批流程系统预设审批流：销售主管*→财务经理*→法务专员（如涉及大额合同需增加总经理审批）。销售主管审核：重点核对客户信息、合同金额、销售目标一致性，审批意见需明确“同意”或“需修改XX条款”。财务经理审核：确认付款方式、回款周期、发票类型（如增值税专用发票）是否符合财务制度，大额合同需评估客户信用风险。各审批节点需在2个工作日内完成，超时系统自动提醒审批人。审批驳回时，系统注明驳回原因，发起人修改后重新提交。步骤4：客户确认与合同签署审批通过后，系统自动正式合同PDF（含电子签章位置），通过系统内置“客户确认”功能发送至客户指定联系人*（支持邮件、短信发送）。客户在线确认合同内容无误后，可选择以下签署方式：电子签署：通过第三方电子签章平台（如e签宝、法大大）完成双方电子签章，签署结果实时回传系统；纸质签署：打印纸质合同（需含系统的唯一合同编号），客户签字盖章后寄回，由销售助理*扫描至系统，完成签署流程。系统记录签署时间、签署人信息，更新合同状态为“已签署”。步骤5：合同归档与编号管理已签署合同自动归档至“合同档案库”，系统按“年份-客户类型-合同编号”规则分类存储（如“2024-制造-SHT2024001”）。关联客户信息、订单信息、审批记录、签署文件，形成完整合同档案链。支持合同编号自定义查询（如按客户名称模糊搜索、按日期区间筛选），导出合同摘要或PDF文件。步骤6：履约跟踪与变更管理设置履约提醒节点：如“预付款到账提醒”“发货前3天提醒”“验收截止日提醒”，系统通过消息中心推送提醒至相关负责人。记录履约过程：在“履约跟踪”模块填写交付时间、物流单号、验收结果（客户验收单）、回款时间等信息，支持附件。合同变更：如需修改履行期限、数量等条款，通过“发起变更”功能提交变更申请，参照原审批流程审核通过后，《合同补充协议》，与原合同关联存储。三、常用合同模板表格示例表1：销售合同基础信息表字段名称填写要求示例值合同编号系统自动，可自定义前缀SHT2024001合同名称明确产品/服务类型及客户名称XX科技有限公司产品销售合同甲方（客户）客户法定全称XX科技有限公司乙方（本公司）本公司法定全称XX贸易有限公司签订日期年-月-日格式2024-03-15合同金额（大写）中文大写，与阿拉伯数字一致人民币壹佰万元整合同金额（小写）阿拉伯数字，保留两位小数￥1,000,000.00标的物名称具体产品/服务内容XX型号智能办公设备（100台）履行期限起始至截止日期2024-04-01至2024-06-30交货地点详细交付地址XX市XX区XX工业园客户仓库付款方式明确各阶段付款比例及时间节点预付30%发货，尾款70%验收后30天付销售负责人销售人员姓名（用*号代替）张*客户联系人客户对接人姓名及电话（电话虚拟）李*，5678合同状态草稿/审批中/已签署/履行中/已完成已签署表2：合同审批流程记录表审批节点审批角色审批人审批时间审批意见审批结果第一节点销售主管王*2024-03-1014:30同意，注意交货期提前沟通客户通过第二节点财务经理刘*2024-03-1109:15需补充客户开户行信息驳回第三节点销售主管王*2024-03-1116:00已补充开户行信息，重新提交通过第四节点法务专员赵*2024-03-1210:00条款合规，同意签署通过表3：合同履约跟踪表合同编号履约阶段计划完成时间实际完成时间负责人备注附件SHT2024001预付款到账2024-03-202024-03-18张*客户按时支付银行回单SHT2024001发货2024-04-052024-04-05李*物流单号：SF0发货单SHT2024001客户验收2024-04-202024-04-22张*验收合格，尾款待支付验收报告SHT2024001尾款支付2024-05-22-刘*待客户财务流程审批-四、使用过程中的关键注意事项信息准确性保障录入客户名称、合同金额、关键条款时需与双方确认内容严格一致，避免因“错别字”“金额大小写不符”等问题引发法律风险。客户联系方式变更时，需及时更新系统信息，保证沟通顺畅。审批流程时效性各审批节点需在规定时限内完成（一般不超过2个工作日），超时系统自动提醒发起人。如遇特殊情况需延迟，需在系统中注明原因并联系下一环节审批人，避免合同流程停滞。合同存档规范性电子合同需备份至系统指定服务器，定期检查存储完整性；纸质合同签署后需在3个工作日内完成扫描，扫描件需清晰、完整，与原件一致。禁止将合同文件随意存储在个人设备中，保证信息安全。变更流程合规性合同履行中如需变更条款（如数量、价格、履行期限），必须通过系统发起“变更申请”，经原审批流程审核通过后补充协议，严禁口头约定或私下修改合同内容。补充协议与原合同具有同等法律效力。权限与保密管理系统实行分级权限管理，销售部门可查看本部