供应商资格审核操作流程规范

供应商资格审核操作流程规范为规范供应商准入管理，确保合作方具备合规经营资质与履约能力，有效降低供应链风险，保障公司采购活动的质量、安全与效率，特制定本操作流程规范。本规范适用于公司所有采购品类的新供应商准入审核及现有供应商年度复核工作。一、前期准备（一）需求梳理采购部门需联合使用部门，结合采购标的的技术特性、质量标准、交付周期等核心需求，共同编制《采购需求说明书》。该说明书需明确产品/服务的关键参数、验收标准、合规要求（如环保、安全标准），作为后续审核工作的核心依据。（二）资料清单制定根据采购品类的行业特性与风险等级，制定差异化的资料收集清单：通用类资料：营业执照（需包含经营范围、注册资本等核心信息）、法定代表人身份证明、质量管理体系认证（如ISO9001）、近1年的财务报表（或资信证明）。行业特殊资料：食品类需提供食品生产许可证、产品检验报告；建筑类需提供资质等级证书、安全生产许可证；进口产品需提供报关单、原产地证明。清单需明确资料的有效期限（如资质证书剩余有效期需覆盖拟合作周期）、版本要求（如是否为最新年检版），并同步告知供应商提交方式（电子扫描件/纸质原件）。二、资格初审（一）资料形式审查供应商按清单提交资料后，审核人员需逐项核查：完整性：确认资料无缺项（如是否遗漏授权委托书、产品说明书）；规范性：核查文件盖章、签字是否齐全，电子文件的防伪标识（如营业执照的水印、二维码）是否可验证；时效性：通过国家企业信用信息公示系统、行业主管部门官网等渠道，核验资质文件的有效期（如生产许可证是否在有效期内）。（二）合规性初审重点审核供应商的合规经营能力：经营范围：确认其营业执照经营范围涵盖采购标的；信用记录：通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”查询，核查是否存在行政处罚、经营异常、严重违法失信记录；产品合规性：对照国家/行业标准，审核产品执行标准、检验报告的检测项目是否覆盖关键指标（如食品的微生物、重金属检测）。对于境外供应商，需额外确认其资质文件已通过公证或中国驻当地使领馆认证，且符合我国相关行业准入规定（如进口医疗器械需取得药监局注册证）。三、实地考察（按需启动）（一）考察触发条件当采购金额较大、产品质量风险较高（如涉及人身安全、核心技术），或初审中发现疑点（如资质文件与实际产能不匹配）时，由采购部门牵头，联合技术、质量、法务等部门组成考察小组，启动实地考察。（二）考察实施考察前需制定《实地考察计划》，明确考察时间、人员分工、考察要点（如生产能力、质量管控、管理体系等）。考察过程需重点关注：生产能力：查看生产设备的型号、数量、运行状态，评估产能规模是否匹配订单需求；核查生产流程的标准化程度（如是否有作业指导书、工序流转卡）。质量管控：检查检验设备的校准记录（如卡尺、光谱仪的校准报告），查阅质检记录（进料检验、过程检验、成品检验的抽样比例、判定标准），了解不良品的处理流程（如返工、报废的审批机制）。管理体系：评估现场5S管理水平（如车间整洁度、物料定置管理），查阅员工培训记录（如岗位技能培训、安全培训），了解应急预案（如质量事故、供应链中断的应对方案）。环境合规：若涉及环保要求（如化工、印刷行业），需核查排污许可证、环保设施运行记录（如污水处理设备的运行台账），避免合作方因环保问题被责令停产。（三）考察报告考察小组需在考察结束后3个工作日内，完成《实地考察报告》。报告需客观记录考察情况（附现场照片、关键数据），并给出“建议通过”“建议整改后再审”“建议不通过”的初步意见。整改类意见需明确整改要求（如完善质检流程、更新设备）及复检时间（不超过1个月）。四、终审与决策（一）评审会议组织初审或实地考察完成后，由采购部门牵头组织评审会，参会人员包括采购、技术、质量、法务、财务等部门代表。会议需提前2天分发审核资料（含初审报告、实地考察报告），确保参会人员充分了解供应商情况。（二）评审要点评审会需围绕以下维度综合评估：资质合规性：再次确认关键资质的有效性（如生产许可证剩余有效期是否覆盖合作周期），核查资料的真实性（如通过电话回访供应商客户，验证业绩证明）。能力匹配度：结合《采购需求说明书》，评估供应商的产能、技术水平、交付能力是否满足要求（如定制化产品需审核其研发团队的人员结构、过往项目案例）。风险评估：分析供应商的财务状况（如资产负债率、现金流情况）、供应链稳定性（如主要原材料的供应渠道、替代方案）、合规风险（如劳动用工是否签订劳动合同、缴纳社保）。（三）决策输出评审会以集体决策方式形成结论，分为三类：合格：供应商资质合规、能力匹配、风险可控，直接纳入《合格供应商名录》；有条件合格：供应商存在轻微问题（如质检流程需优化），需在规定期限内完成整改并提交复检资料，复检通过后方可准入；不合格：供应商存在重大合规风险（如资质造假）或能力严重不匹配（如产能无法满足订单需求），由采购部门书面告知供应商并说明理由。五、结果应用与动态管理（一）合格供应商名录管理审核通过的供应商纳入《合格供应商名录》，明确其可供应的品类、合作有效期（通常1-3年）。名录需在公司内部采购系统公示，供各部门查询使用。采购活动原则上需从名录中选择供应商，特殊情况需使用名录外供应商的，需经分管领导审批。（二）年度复核每年对合格供应商开展年度复核，复核内容包括：资质更新：核查营业执照、生产许可证等核心资质是否续期；质量表现：统计年度供货的不良率、客诉次数，评估质量稳定性；交付及时性：分析年度订单的交付准时率，评估履约能力。复核不通过的供应商将被暂停合作，限期（不超过1个月）整改；整改后仍不达标则移出《合格供应商名录》，且1年内不得重新申请准入。（三）档案管理所有审核资料（含电子版、纸质版）需归档保存，保存期限不少于合作结束后3年。档案需包含《采购需求说明书》《资料审核记录》《实地考察报告》《评审会议纪要》等，便于追溯与审计。六、注意事项（一）廉洁纪律审核人员需严格遵守公司廉洁制度，不得接受供应商的宴请、礼品、回扣，严禁泄露审核过程中的商业秘密（如其他供应商的报价、技术参数）。如发现违规行为，将按公司制度严肃处理。（二）资料保密供应商提交的涉密资料（如专利技术文件、客户名单）需单独存档，仅限授权人员查阅。电子档案需设置访问权限，纸质档案需存放于保密