高校实验设备管理与使用制度

高校实验设备管理与使用制度实验设备是高校开展教学实践、科学研究与技术创新的核心物质基础，其管理效能与使用规范直接影响人才培养质量、科研成果产出及资产安全。结合高校教学科研实际需求，构建全流程管理体系，明确设备采购、日常管理、使用操作、维护维修等环节的规范要求，为设备全生命周期管理提供实践指引。一、总则（一）制度目的规范实验设备采购、管理、使用、维护及处置流程，保障设备性能稳定、使用安全，提高资源利用效率，支撑教学、科研及社会服务工作高质量开展。（二）适用范围本制度适用于学校各教学单位、科研机构、实验室及其他使用实验设备的部门（以下简称“使用单位”），涵盖教学科研用仪器设备、实验装置及配套设施（低值易损器具管理细则另行制定）。（三）管理职责职能部门（如实验室与设备管理处、资产处）：统筹设备全生命周期管理，制定政策、审批采购计划、监督执行情况、协调跨部门资源。使用单位：落实设备日常管理，组织使用培训、维护保养、安全检查，配合职能部门完成资产清查、统计上报等工作。使用人员：严格遵守操作规范，做好使用记录，及时反馈设备故障，承担直接使用责任。二、设备采购与配置（一）采购原则坚持“按需配置、性能适配、合规高效”原则，结合教学科研规划、实验室建设需求及现有设备存量，优先采购技术先进、节能环保、兼容性强的设备，避免重复购置。重大设备（单价较高或影响学科发展的关键设备）需开展多维度论证（技术可行性、经济合理性、使用效益预测）。（二）采购流程1.需求申报：使用单位结合教学大纲、科研项目需求填报《实验设备采购申请表》，明确设备参数、预算、预期用途等，经单位负责人审核后提交职能部门。2.论证与审批：职能部门组织专家对采购需求进行论证（重大设备需校外专家参与），论证通过后纳入年度采购计划，报学校审批。3.采购实施：根据设备金额及性质，选择公开招标、竞争性谈判等方式，由采购部门依法依规组织采购，签订采购合同（明确交货期、质量标准、售后服务条款）。（三）验收管理1.到货验收：设备到货后，使用单位联合采购部门、技术人员核对外观、数量、配件，确认无破损、缺件后签收。2.技术验收：由使用单位组织（或委托第三方）开展技术验收，依据合同参数测试设备性能，形成《验收报告》。验收不合格的，按合同约定退换货或索赔。3.资料归档：验收通过后，及时办理入账手续，将设备说明书、保修卡、验收报告等资料归档至设备档案，同步录入资产管理系统。三、日常管理规范（一）入账与建档设备验收合格后，使用单位须在10个工作日内完成资产入账，获取唯一资产编号；同时建立设备档案，内容包括采购资料、验收报告、操作手册、使用记录、维护维修台账等，档案随设备全生命周期动态更新。（二）使用权限管理设备使用人员须通过操作培训并考核合格，由使用单位授予操作权限（可通过门禁系统、账号权限等方式管控）。校外人员或临时人员使用设备，需经使用单位负责人审批，指定校内人员全程陪同，并登记备案。（三）使用登记与预约设备使用实行“谁使用、谁登记”，使用人员须填写《实验设备使用记录表》，记录使用时间、操作内容、设备状态等；多人共用的设备应建立预约制度，通过线上平台或线下台账统筹使用时段。设备使用时长纳入绩效考核（如大型仪器设备年度开放共享时长需达标）。（四）存放与环境管理设备应存放于符合技术要求的环境（温度、湿度、防尘、防震等），使用单位定期检查环境参数（可安装温湿度传感器、监控设备）；贵重设备须落实防盗、防篡改措施（如加装门禁、监控、电子锁）。四、使用与操作规范（一）操作资质要求涉及特种作业（如高压设备、射线装置、特种设备）的设备，使用人员须取得国家或行业认可的操作证书；一般设备使用前须接受岗前培训，掌握标准操作流程（SOP）。（二）标准操作流程使用单位应针对每台设备编制《标准操作手册》，明确开机前检查（电源、配件、参数设置）、操作步骤、关机后维护（清洁、断电、归位）等要求；使用人员须严格按SOP操作，禁止超量程、超负载运行。（三）共享与协作使用鼓励跨学院、跨学科共享设备资源，使用单位可依托学校大型仪器共享平台发布设备信息，接受校外单位预约（按规定收取成本费）；校内协作使用须签订《设备使用协作协议》，明确责任与权益。（四）禁止行为严禁未经授权操作设备，或擅自修改设备参数、拆解改装；严禁将设备外借至校外或个人使用（特殊情况须经学校审批）；严禁在设备运行时离岗，或使用设备从事与教学科研无关的活动。五、维护与维修管理（一）日常维护使用人员须按SOP开展日常维护（如清洁、润滑、除尘、数据备份），每周至少进行1次外观检查；使用单位每月组织专项维护，记录维护内容（如《设备维护台账》）。（二）故障报修与维修设备出现故障时，使用人员应立即停机，填写《故障报修单》（说明故障现象、操作过程），报使用单位设备管理员；设备管理员组织技术人员排查故障，能自主维修的及时处理，需外委维修的联系原厂商或具备资质的维修机构，签订维修合同（明确维修内容、费用、质保期）；维修完成后，须验证设备性能，更新《维修台账》，记录故障原因、维修措施、费用等。（三）校准与检定对计量类设备（如天平、示波器、压力传感器），使用单位须按国家计量规程定期校准（每年1次），校准由法定计量机构或授权机构实施，校准证书归档留存；非计量设备但需精度控制的（如实验装置），每两年开展1次性能验证，验证结果纳入设备档案。六、报废与处置（一）报废条件设备符合以下情形之一的，可申请报废：1.达到规定使用年限，性能严重下降且无维修价值；2.技术落后，无法满足当前教学科研需求；3.故障频发，维修费用累计超过设备原值50%；4.因安全隐患、环保要求等被强制报废。（二）报废流程1.申请与鉴定：使用单位填报《设备报废申请表》，附故障报告、维修记录等，经单位技术人员鉴定后提交职能部门；2.审批与处置：职能部门组织专家复核，审批通过后，对报废设备进行处置（优先调剂给有需求的单位，无调剂价值的按规定报废、拆解或环保处理）；3.账务处理：处置完成后，使用单位配合财务部门核销资产账，处置收益上缴学校。七、安全与应急管理（一）安全责任体系使用单位负责人为设备安全第一责任人，须制定《设备安全管理细则》，明确各岗位安全职责；使用人员须遵守安全操作规程，佩戴防护装备（如手套、护目镜、防静电服），发现安全隐患立即报告。（二）安全防护措施设备须配备必要的安全装置（如急停按钮、过载保护、漏电保护器），定期检查有效性；涉及危化品、生物样本的设备，须落实防泄漏、防污染措施，配套应急处理设施（如洗眼器、灭火器、泄漏处理包）。（三）应急预案使用单位针对设备可能引发的安全事故（如漏电、机械伤人、化学品泄漏）制定应急预案，每年组织1次应急演练；事故发生时，须立即停机、疏散人员、报告上级，保护现场并配合调查。（四）安全检查职能部门每学期开展1次全校设备安全检查，使用单位每月自查，重点检查操作规范、环境安全、防护设施等，对隐患下达《整改通知书》，限期整改。八、监督与考核（一）监督机制职能部门通过现场检查、台账核查、系统数据分析等方式，监督设备管理与使用情况；设立师生监督渠道（如邮箱、意见箱），受理设备管理违规举报，查实后严肃处理。（二）考核指标设备使用率：教学设备年度使用时长不低于额定时长的80%，科研设备根据项目需求考核；完好率：设备年度完好率不低于95%（因不可抗因素损坏的除外）；共享率：大型仪器设备年度校外共享时长占比不低于20%（或按学校要求）；安全事故率：年度设备相关安全事故为0（一般事故按学校安全管理办法处理）。（三）奖惩措施对设备管理规范、使用效益突出