供应商评价及管理流程手册

供应商评价及管理流程手册一、手册适用范围与核心目标本手册适用于企业采购部门、供应链管理部门及各业务单元，旨在规范供应商从准入到退出的全生命周期管理流程。通过建立标准化评价体系，保证供应商选择、合作、优化的科学性与公正性，提升供应链稳定性，降低运营风险，实现与供应商的长期共赢。二、供应商全生命周期管理操作流程（一）供应商准入管理准入申请潜在供应商需向企业采购部提交《供应商准入申请表》（见模板1），并附以下材料：营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、ISO14001等）；企业简介、生产规模、技术能力说明；主要产品/服务清单及质量标准；过往合作客户案例（如有）；法定代表人及授权联系人*证件号码明复印件。资料初审采购部在收到申请材料后5个工作日内完成初审，重点核查资质真实性、合规性及与采购需求的匹配度。初审通过后，通知供应商进入下一环节；不通过的，书面反馈原因并允许补充材料（1次补充机会）。现场考察对初审通过的供应商，由采购部牵头，联合质量部、生产部（或使用部门）组成考察小组，进行现场考察。考察内容包括：生产环境、设备设施及工艺流程；质量管理体系运行情况；交付能力（产能、物流配套）；售后服务团队及响应机制。考察小组填写《供应商现场考察记录表》，形成明确的考察结论（推荐/不推荐）。准入审批采购部汇总考察记录及申请材料，提交供应商管理委员会（由采购、质量、财务、法务等部门负责人组成）审批。审批通过后，纳入《合格供应商名录》，正式启动合作；未通过的，书面告知供应商并说明理由。（二）供应商日常监控与评价日常履约跟踪各业务单元在合作过程中，需对供应商的履约情况进行实时记录，重点监控以下指标：质量指标：产品/服务合格率、质量问题整改及时率；交付指标：订单准时交付率、交付数量准确率；服务指标：响应速度（如投诉处理时长）、问题解决满意度；配合指标：订单变更配合度、信息共享及时性。监控中发觉异常，需及时向采购部反馈，并启动问题处理流程。季度评价每季度末，由采购部组织，各业务单元配合，对合作中的供应商开展季度评价。评价采用《供应商日常评价表》（见模板2），从质量、交付、服务、配合四个维度进行量化打分（各维度权重可根据采购品类调整，如物料类可提高质量权重，服务类可提高服务权重），总分100分。评价结果分为四级：优秀（90分及以上）：推荐增加合作份额；良好（80-89分）：维持现有合作；合格（60-79分）：提出书面改进要求，跟踪整改；不合格（60分以下）：启动约谈或淘汰流程。（三）供应商定期评级与分级管理年度评级每年12月，结合季度评价结果（占比60%）、年度履约总况（占比20%）及战略配合度（占比20%，如技术创新、成本优化贡献等），开展年度综合评级。评级结果分为A/B/C/D四级：A级（战略供应商）：核心合作对象，优先分配订单，提供联合研发等深度合作机会；B级（优秀供应商）：稳定合作对象，维持常规订单，鼓励提升服务；C级（合格供应商）：保留合作但需限期改进，控制订单增量；D级（不合格供应商）：纳入淘汰名单，逐步终止合作。分级应用根据评级结果，实施差异化合作策略：A级供应商：签订长期合作协议，简化采购流程，提供付款账期优惠；B级供应商：签订年度框架协议，定期回顾履约情况；C级供应商：签订短期订单，明确改进目标及验收标准；D级供应商：发出《供应商整改通知书》，要求30日内提交整改报告，整改后仍不达标的启动退出流程。（四）供应商问题整改与优化问题反馈当供应商出现质量不达标、延迟交付、服务投诉等问题时，由责任业务单元填写《供应商问题反馈单》（含问题描述、影响范围、证据材料），提交采购部及质量部备案。整改要求采购部在收到问题反馈后2个工作日内，向供应商发出《供应商整改通知书》，明确：问题详情及整改要求；整改期限（一般不超过15个工作日，重大问题可延长至30日）；验收标准及逾期未整改的处理措施。整改跟踪供应商需在整改期限内提交《整改报告》（含原因分析、纠正措施、预防方案），采购部联合质量部对整改效果进行验证。验证通过的，关闭问题；未通过的，要求重新整改，并扣减当期评价分数。（五）供应商优化与退出主动退出供应商因战略调整、产能不足等原因需终止合作的，应提前3个月向采购部提交《供应商退出申请》，协商制定退出方案（含订单交接、库存处理、售后责任等），保证业务平稳过渡。强制退出出现以下情况之一的，直接纳入强制退出名单：连续2次季度评价不合格或年度评级为D级；提供虚假资质、瞒报重大质量问题或安全；违反合同约定，给企业造成重大损失（如延迟交付导致生产停工、质量问题引发客户索赔等）；存在商业贿赂、欺诈等违规行为。强制退出需经供应商管理委员会审批，采购部发出《供应商终止合作通知书》，明确最终合作截止日期及清算事宜。退出后管理供应商退出后，采购部更新《合格供应商名录》，保留其合作记录（含评价结果、问题整改情况等）至少2年，作为未来合作参考。三、关键管理工具表格模板模板1：供应商准入申请表供应商名称统一社会信用代码注册地址联系方式主营产品/服务合作意向品类法定代表人授权联系人*资质文件清单□营业执照□行业资质证书□质量体系认证□其他：_________企业简介（附页）过往合作案例（附页）采购部初审意见负责人签字：_________日期：_________现场考察结论□推荐□不推荐考察小组签字：_________日期：_________供应商管理委员会审批□通过□不通过负责人签字：_________日期：_________模板2：供应商日常评价表供应商名称评价周期评价部门评价维度评价指标评分标准（1-5分）质量指标（30%）产品合格率5分：≥99%3分：≥95%1分：<95%质量问题整改率5分：100%3分：≥90%1分：<90%交付指标（30%）准时交付率5分：100%3分：≥95%1分：<95%数量准确率5分：100%3分：≥98%1分：<98%服务指标（20%）响应及时率5分：100%3分：≥90%1分：<90%满意度评分5分：≥4.5分3分：≥3.5分1分：<3.5分配合指标（20%）订单变更配合度5分：积极配合3分：基本配合1分：消极配合总分综合评价等级□优秀（≥90）□良好（80-89）□合格（60-79）□不合格（<60）改进建议评价人签字*部门负责人签字：_________日期：_________模板3：供应商问题整改跟踪表供应商名称问题描述（附证据材料）问题发生日期反馈日期责任部门/供应商整改要求整改方案及计划供应商签字：_________日期：_________整改完成情况验收结果□通过□未通过验收人签字：_________日期：_________处理措施□恢复正常□扣减分数□约谈□建议淘汰责任人*四、流程执行关键控制点（一）评价标准客观性供应商评价指标及权重需根据采购品类（如原材料、零部件、服务等）差异化设定，避免“一刀切”。评价数据需来自业务单元实际履约记录，保证可追溯，禁止主观臆断。（二）多方参与协同供应商准入、评级、退出等关键环节需采购、质量、生产、法务等多部门联合评审，避免单一部门决策，保证结果公正。（三）沟通反馈机制供应商对评价结果或处理有异议的，可在收到通知后3个工作日内提出申诉，采购部需在5个工作日内核实并反馈处理意见，保障供应商合法权益。（四）数据