采购申请与审批材料清单模板

采购申请与审批材料清单模板一、适用采购业务场景日常办公采购：包括办公设备（电脑、打印机）、文具纸张、清洁用品等常规物资的采购申请；生产物料采购：生产所需原材料、零部件、包装材料等与生产直接相关的物资采购；服务类采购：如咨询服务、技术服务、维修保养、后勤服务等非实物类采购；项目专项采购：针对特定项目（如新品研发、市场活动）所需的专用设备、材料或服务采购；应急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的紧急采购。二、采购申请与审批流程详解步骤1：采购需求发起申请人*根据业务需求（如部门办公需求、生产计划、项目要求等），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估用途及预算金额。填写《采购申请单》（模板见第三部分），注明采购类型（常规/紧急/专项）、期望交付时间（如适用）及特殊要求（如质量标准、供应商偏好等）。步骤2：材料准备与自查申请人*根据采购类型，对照“采购材料清单”（模板见第三部分）收集并整理相关材料，保证材料齐全、信息准确。自查重点：材料是否完整、填写是否规范（如无涂改、关键信息无遗漏）、预算是否符合部门年度预算计划（如需）。步骤3：部门初审申请人将《采购申请单》及附件材料提交至部门负责人，说明采购的必要性与合理性。部门负责人*审核内容：采购需求是否符合部门工作计划、预算是否在部门可控范围内、数量是否合理（避免过度采购）。审核通过后签字确认，若不通过需注明理由并退回修改。步骤4：跨部门会签（如需）涉及多部门协作的采购（如生产物料采购需与生产部确认技术参数，服务采购需与使用部门确认需求细节），需由相关部门负责人*会签，保证采购内容满足各方需求。步骤5：分级审批根据采购金额及重要性，提交至对应层级领导审批：小额采购（如金额≤5000元）：由部门负责人*审批即可；中额采购（如5000元＜金额≤20000元）：需分管领导*审批；大额采购（如金额＞20000元）：需总经理*或采购委员会审批。审批人重点审核：采购必要性、预算合理性、合规性（是否符合企业采购制度）及材料完整性。步骤6：审批反馈与执行审批通过后，由采购部（或指定部门）根据《采购申请单》内容开展采购工作（如寻找供应商、比价、下单等），并及时向申请人反馈采购进度。审批未通过时，由审批人注明原因，反馈至申请人，申请人*根据意见修改后重新提交流程。步骤7：材料归档采购完成后，申请人需将审批通过的《采购申请单》、附件材料、采购合同（如适用）、验收单（如适用）等整理成册，提交至行政部或档案室存档，保存期限不少于3年。三、采购材料清单模板序号材料名称说明（具体要求）提交形式备注1《采购申请单》需填写申请人信息、部门、采购类型、物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间、部门负责人签字等纸质版（签字）+电子版核心材料，信息需完整无误2需求说明文件详细描述采购物品/服务的用途、使用场景、技术参数（如尺寸、功能、材质等）、质量标准等电子版或纸质版技术类采购需附技术参数表3供应商信息及报价单至少提供3家合格供应商的报价单（紧急采购可适当减少），需包含供应商名称、联系方式、报价明细（单价、数量、总价）、资质证明（营业执照复印件等）电子版或纸质版供应商需在合格供应商名录内（如适用）4预算审批表（如需）由财务部*审核，确认预算金额是否符合年度预算计划、资金来源是否明确纸质版（签字）大额采购或超预算采购需提供5相关证明材料如特殊采购（进口设备、特种设备）需提供许可证明；项目采购需附项目立项批复文件电子版或纸质版根据采购类型选择性提供6历史采购记录（如适用）重复采购需提供上次采购的验收单及使用反馈，说明本次采购的必要性（如更换原因）电子版或纸质版保证采购的连续性与合理性四、使用过程中的关键提示材料真实性要求：申请人*需保证所有提交材料真实、准确，禁止伪造或虚报信息，否则将承担相应责任。填写规范：表格内容需清晰工整，不得涂改；关键信息（如名称、金额、数量）需与实际需求一致，避免因信息模糊导致审批延误。审批时限：各部门需在收到材料后2个工作日内完成审核，紧急采购需标注“急件”并说明原因，审批流程可适当加快。特殊情况处理：单一来源采购（如指定供应商、独家产品）需提供书面说明及理由，经分管领导*审批；预算调整需填写《预算变更申请表》，由财务部及分管领导审批通过后，方可继续采购流程。材料保存：审批材料需按顺序整理，纸质版需加盖部门公章（如需），电子版需命名规范（如“部门-2024年X月-采购申请材料”）