会议管理会议策划与执行流程记录表

会议策划与执行全流程管理工具一、适用情境本工具适用于企业内部各类会议的策划与执行管控，包括但不限于：跨部门协调会（如项目启动会、进度推进会）专项工作研讨会（如战略规划、流程优化）例行汇报会（如周/月度工作总结会）临时决策会（如突发问题处理会）通过标准化流程记录，保证会议目标明确、责任清晰、执行闭环，提升会议效率与成果落地率。二、全流程操作指引（一）会前策划：从需求到准备，夯实会议基础会议需求发起责任主体：会议发起人（部门负责人/项目负责人）操作步骤：（1）明确会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目跨部门协作障碍”），填写《会议申请单》（含会议名称、目标、建议时间/地点、参与部门/人员、预期成果）。（2）提前3-5个工作日将申请单提交至会议统筹人（如行政部/项目组助理），同步说明会议紧急程度及特殊需求（如是否需要外部专家、多语言翻译等）。会议方案确认责任主体：会议统筹人操作步骤：（1）审核会议申请：核对会议必要性、目标是否清晰、参与人员是否关键（避免无关人员参会），与发起人沟通调整不合理需求（如会议时长过长、参与范围过广）。（2）确定会议基本信息：时间：避开部门高峰期（如周一上午、周五下午），单次会议时长原则上不超过2小时（复杂议题可拆分多场）；地点：优先选择自带投影、视频设备的会议室，线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom）；参与人员：明确主持人（控场）、记录人（全程记录）、核心决策人（需提前确认出席）。会前材料与通知准备责任主体：会议发起人+统筹人操作步骤：（1）材料准备：发起人提前2天提交会议议程（含每项议题讨论时长、负责人）、背景资料（如项目数据、方案初稿），由统筹人整理成《会议材料包》（电子版+纸质版，纸质版按参会人数打印）。（2）会议通知：提前1-2天通过企业/邮件发送正式通知，内容需包含：会议主题、时间、地点（线上会议附+参会号）；会议目标及议程（标注“需提前阅读的材料”）；参会人员名单（明确是否需提前准备汇报内容）；联系人及联系方式（统筹人）。（二）会中执行：从控场到记录，保证会议有序会前准备（提前15分钟）责任主体：统筹人+记录人操作步骤：（1）场地布置：调试投影、麦克风、灯光，摆放会议材料、签到表、饮用水（若为重要会议，需提前准备席卡）；（2）人员提醒：再次确认主持人、核心决策人是否到场，提醒参会人员签到（线上会议开启“等候室”功能，逐人接入）。会议开场与议程推进（主持人主导）责任主体：主持人操作步骤：（1）开场（3-5分钟）：重申会议目标、议程及时长要求，强调“发言聚焦主题、决策需有结论”，明确记录人职责（重点记录“讨论分歧点”“最终决议”“行动项”）。（2）议程推进：按既定顺序逐项讨论，主持人需控制每项议题时长（可设置“提醒牌”），避免偏离主题；对争议较大的议题，引导各方基于数据/事实发言，必要时“暂时搁置”并明确后续讨论方式（如会后小范围沟通）。关键信息记录（记录人主导）责任主体：记录人操作步骤：（1）实时记录：采用“关键词+结论”方式记录，区分“讨论内容”（客观描述各方观点）与“决议内容”（明确结论，如“同意采用A方案，由*部门负责落地”）；（2）行动项记录：对需跟进的任务，同步记录“任务描述”“负责人”“截止时间”“交付标准”（如“9月15日前完成竞品分析报告，含3家核心对手价格策略，由*负责”）；（3）确认记录：每项议题讨论结束后，与主持人快速核对记录内容，保证无遗漏（尤其是决议和行动项）。会议收尾（主持人主导）责任主体：主持人操作步骤：（1）总结成果：简要回顾会议达成的决议、形成的行动项，确认各负责人是否清晰职责；（2）明确后续：说明《会议纪要》发出时间（原则上会后24小时内），告知下次会议安排（若有）；（3）结束会议：感谢参会人员，提醒行动项负责人按时反馈进度。（三）会后跟进：从纪要到闭环，保障成果落地会议纪要整理与分发责任主体：记录人+统筹人操作步骤：（1）纪要撰写：会后2小时内整理初稿，内容需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参与人员、缺席人员及原因）；会议目标及达成情况（如“未达成：Q3营销预算未确定，需*总额外审批”）；核心决议（按议题分类，标注“最终结论”）；行动项清单（表格形式，含任务、负责人、截止时间、优先级）；附件（如会议材料中的关键图表、方案摘要）。（2）审核与分发：初稿提交会议发起人、主持人审核（重点核对决议与行动项准确性），确认无误后通过企业/邮件发送至所有参会人员抄送相关负责人，同步归档至企业共享文件夹（命名规则：“20230905_项目启动会纪要”）。行动项跟踪与反馈责任主体：统筹人+行动项负责人操作步骤：（1）跟踪机制：统筹人在行动项截止日前2天、当天通过企业提醒负责人，若遇延期，需说明原因及新完成时间；（2）进度同步：下一次例会优先回顾上次会议行动项完成情况，未完成的需在纪要中标注“延期原因”“下一步计划”；（3）闭环确认：行动项完成后，负责人提交交付成果（如报告、方案）至统筹人，由发起人/主持人验收，确认无误后在纪要中标注“已完成”。会议效果评估与优化责任主体：会议发起人+统筹人操作步骤：（1）定期评估：每季度对会议效果进行复盘，通过问卷调研参会人员（问题示例：“会议目标是否清晰？”“议程安排是否合理？”“行动项是否可落地？”）；（2）持续优化：根据反馈调整会议流程（如缩短例行会时长、增加“议题预审”环节），对低效会议（如连续3次行动项完成率低于60%）提出整改建议（如取消合并、改用异步沟通）。三、会议策划与执行记录表（模板）会议基本信息会议名称例：“项目Q3营销方案研讨会”会议编号（按年度+部门+序号，如“2023-营销-005”）时间2023年9月5日14:00-16:00地点公司3楼第一会议室（线上会议：腾讯会议，：xxx，参会号：xxx）参会人员总（主持人）、经理（发起人）、主管、专员、*助理（记录人）缺席人员及原因*主管：因客户拜访无法参会，已提前提交书面意见会议目标1.确定Q3营销核心渠道策略；2.明确各渠道预算分配方案；3.制定落地执行时间表会议议程与记录序号议题名称——————————1Q3营销渠道策略讨论2渠道预算分配方案3执行时间表制定会前准备清单完成情况（√/×）责任人备注会议材料（方案初稿、数据报告）准备√*经理提前2天发送至参会人员邮箱会议室设备调试√*助理投影、麦克风正常，网络通畅线上会议平台测试√*专员腾讯会议、参会号确认无误签到表准备√*助理实物签到表+线上会议签到行动项跟踪表任务描述负责人截止时间优先级完成情况（未完成需注明原因）交付成果渠道合同签订与抖音、小红书平台签订投放合同*专员2023-09-10高-合同扫描件首期活动方案细化制定抖音首期活动详细执行方案*主管2023-09-12中-Word版方案备用金申请流程审批提交20万备用金申请至财务部*经理2023-09-08高因财务流程调整，延期至9月11日审批通过截图会议效果评估评估维度评分（1-5分）改进建议目标达成度会议目标是否全部达成4未达成：预算备用金审批延迟，需提前与财务部沟通流程议程合理性讨论时长分配是否合理5无行动项落地性行动项是否清晰、可执行4建议在行动项中增加“验收标准”（如“合同需包含投放量、转化率指标”）参与人员效率参会人员是否充分参与、聚焦3*主管因缺席导致部分线下意见未充分讨论，建议提前收集书面意见四、关键执行要点会前“三明确”：明确会议目标（避免“为开会而开会”）、明确核心决策人（避免议而不决）、明确议程时长（避免“马拉松会议”）。会中“两聚焦”：聚焦议题（主持人及时打断离题发言）、聚焦结论（每个议题结束前明确“是否达成决议”“是否有行动项”）。会后“一闭环”：行动