法定代表人授权委托管理规范

法定代表人授权委托管理规范一、总则（一）制定目的为规范法定代表人授权委托行为，明确授权范围与责任边界，防范法律风险，保障企业合法权益及交易相对方利益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等法律法规，结合企业经营管理实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于企业及所属分公司、子公司（以下统称“各单位”）的法定代表人授权委托行为，涵盖对外签署合同、参与诉讼仲裁、办理行政审批、资产处置、招投标、融资担保等需以企业名义实施的民事法律行为。（三）基本原则合法合规：授权委托行为须符合法律法规、公司章程及企业内部制度要求，不得突破禁止性规定。权责对等：授权权限与委托事项的风险、重要性相匹配，明确受托人的权利与义务边界。风险可控：通过流程管控、权限限制、监督机制降低授权行为的法律风险。程序规范：授权委托的申请、审批、执行、终止等环节严格遵循既定流程，留存书面记录。二、授权委托的适用情形法定代表人因出差、休假、健康等原因无法亲自办理相关事务，或基于业务专业性、效率性考虑，需委托他人代为实施以下行为时，应启动授权委托程序：1.商事交易类：签署买卖合同、服务合同、租赁合同等商事合同，参与商务谈判、合同履约管理。2.行政事务类：办理企业设立、变更、注销登记，申请行政许可、备案、资质认证，处理行政处罚、行政复议等事项。3.纠纷处理类：作为企业代理人参与民事诉讼、仲裁、行政复议、投诉举报等纠纷解决程序。4.资产处置类：处置企业固定资产、无形资产（如房产、专利），办理产权过户、抵押、质押等手续。5.其他重大事项：参与招投标、签署融资协议、对外担保、出席重要会议并行使表决权等需以法定代表人名义实施的行为。三、授权委托的申请与审批流程（一）申请主体与材料需办理授权委托的业务部门或个人（以下简称“申请人”）应向法定代表人指定的授权委托管理部门（如法务部或行政部）提交申请，申请材料包括：1.《授权委托申请书》：明确委托事项、权限范围、委托期限、受托人基本信息（姓名、职务、身份证号后四位等）及联系方式。2.业务支撑材料：如合同草案、项目审批文件、纠纷案件材料、资产处置方案等，说明委托事项的背景与必要性。3.受托人身份证明文件：复印件（验原件），并由受托人签署《履职承诺书》（承诺遵守授权范围、保守企业秘密等）。（二）审批流程1.部门初审：业务部门负责人对申请事项的真实性、必要性进行审核，确认委托事项符合企业利益，签署初审意见。2.合规审查：法务部门对授权事项的合法性、权限设置的合理性进行审查，重点核查委托事项是否违反法律法规、是否存在越权风险，出具合规意见。3.分管领导审核：分管该业务的企业领导对申请事项的业务合理性、风险可控性进行审核，签署审核意见。4.法定代表人审批：法定代表人（或其书面授权的代理人，仅限常规事项）对申请进行最终审批，签署是否同意授权的意见。重大事项（如标的额超XX万元的合同、对外担保、重大资产处置等）须由法定代表人亲自审批。四、授权委托书的规范要求（一）格式与内容授权委托书应采用书面形式，包含以下核心要素，避免使用“全权代理”“一切权限”等模糊表述，权限须具体明确：1.委托方信息：企业全称、法定代表人姓名、职务、身份证号后四位。2.受托方信息：受托人姓名、职务、身份证号后四位、联系方式。3.委托事项：明确委托的具体事务，如“代为签署XX项目的买卖合同（合同标的额不超过XX万元）”“代为办理XX公司的工商变更登记手续”。4.权限范围：细化受托人的权利，如签署文件、提交材料、参与谈判、承认/变更诉讼请求等，需与委托事项匹配。5.委托期限：明确起止日期（如“自202X年X月X日至202X年X月X日止”），避免“长期有效”表述。6.生效条件：注明“本委托书自双方签字（或盖章）之日起生效”，并由法定代表人签字（或盖法定代表人章）、企业加盖公章，受托人签字确认。（二）编号与存档1.编号管理：授权委托书实行统一编号，规则为“年份+部门简称+序号”（如“2024-FW-001”），便于台账管理与查询。2.存档要求：原件由授权委托管理部门存档，保存期限不少于5年（或按企业档案管理制度执行）。副本一式两份，一份交受托人执行任务，一份交业务关联部门（如财务部、行政部）备案。电子档同步上传企业OA系统或档案管理平台，确保可追溯。五、授权委托的履行与监督（一）受托人的义务1.合规履职：受托人应严格按照授权范围、期限实施行为，不得超越权限、擅自转委托（确需转委托的，须经法定代表人书面同意）。2.信息报告：受托人应及时向法定代表人及业务部门报告委托事项的进展、风险及结果，重大事项须书面汇报。3.资料保管：妥善保管授权委托书及相关业务文件，任务完成后及时移交企业，不得泄露企业商业秘密或个人信息。（二）监督机制1.业务部门跟踪：业务发起部门应对委托事项的执行情况进行全程跟踪，发现受托人越权或违规行为，立即制止并报告授权委托管理部门。2.法务部门审查：法务部门定期（每季度）抽查授权委托的执行档案，核查权限履行情况，对潜在法律风险提出预警。3.法定代表人监督：法定代表人或其授权的监督人可随机抽查授权事项的执行情况，要求受托人说明进展，对违规行为责令整改。六、授权委托的变更与终止（一）变更情形与程序出现以下情形之一，需变更授权委托的，应重新履行申请、审批流程，换发新的授权委托书，原委托书自动失效：1.委托事项范围调整（如合同标的额增加、权限扩大）；2.受托人因离职、休假等原因无法继续履职；3.委托期限需延长或缩短。（二）终止情形与要求授权委托自动终止或需提前终止的情形及要求：1.自动终止：委托事项完成、委托期限届满，受托人应在3个工作日内将授权委托书原件交回存档部门，业务部门确认事项办结。2.提前终止：法定代表人或受托人书面提出终止委托（如受托人丧失民事行为能力、委托事项无继续必要），或出现不可抗力导致委托无法履行的，应立即通知相关方（如交易对手、行政机关、司法机关），并办理终止备案。七、法律责任与风险防控（一）受托人责任1.受托人超越授权范围或故意实施违法违规行为，给企业造成损失的，企业有权要求其赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.受托人因过错导致企业对外承担法律责任的（如越权签署合同被认定无效后赔偿对方损失），企业承担责任后可向受托人追偿。（二）企业内部责任1.申请部门提供虚假材料、业务部门未履行跟踪义务的，按企业《员工违规违纪处理办法》追责。2.审批人员违规审批（如超越权限、未审查合规性）的，视情节轻重给予警告、降职、扣罚绩效等处分，造成重大损失的依法追责。（三）风险防控措施1.权限清单管理：法务部门制定《常见授权事项权限清单》，明确各类业务的授权范围、审批层级，供申请人参考。2.定期培训：每年组织受托人及相关管理人员开展法律培训，讲解授权委托的风险点、合规要求及典型案例。3.台账动态更新：授权委托管理部门建立《授权委托台账》，实时更新授权状态（生效、变更、终止），每半年清理过期授权，避免“僵尸授权”。八