档案分类管理培训课件

档案分类管理培训课件第一章档案分类管理的重要性与背景档案管理的核心价值单位记忆的载体档案真实记录单位发展历程、重大决策和关键事件,是单位历史文化的重要见证,为组织发展提供可追溯的记忆基础。法律凭证的保障档案具有法律效力,在诉讼、审计、产权界定等活动中作为重要证据,保护单位合法权益,规避法律风险。高效利用的基础科学的分类管理体系使档案检索便捷、利用高效,为决策提供参考依据,提升单位管理水平和工作效率。国家标准引领档案规范《归档文件整理规则》DA/T22-2015该标准是我国档案管理领域的重要规范性文件,由国家档案局发布实施。标准明确了归档文件整理的基本原则、分类方法、编号规则等核心内容,为各类单位开展档案工作提供了统一的技术指导。标准特点:覆盖纸质与电子档案,体现统一管理理念,适应信息化发展需求01标准体系完善构建科学完整的档案管理框架02纸电一体管理实现传统与现代档案协同持续优化更新规范分类守护历史整齐有序的档案室是单位规范管理的窗口,每一份档案都承载着珍贵的历史信息。通过科学分类、精心保管,我们为组织的持续发展筑牢根基。第二章归档文件的定义与范围准确界定归档文件的概念与范围,是开展档案分类管理工作的前提。本章将详细阐述归档文件的定义、类型及归档范围,帮助大家建立清晰的档案边界意识。归档文件的定义立档单位职能活动形成的文件材料归档文件是立档单位在履行职能、开展各项活动过程中形成的、具有保存价值的文件材料。这些文件真实反映单位的工作轨迹和业务内容,是单位活动的原始记录。包括各类公文、报告、会议纪要涵盖业务文件、技术文档包含照片、图表等多种载体形式包括纸质文件和电子文件随着信息化发展,归档文件的形态日趋多样化。传统纸质文件与新兴电子文件并存,共同构成单位的档案资源体系。两者具有同等法律效力,需统一纳入管理。纸质文件:传统载体形式,实物保存电子文件:数字化载体,系统存储双套制管理:重要文件纸电并存归档文件的范围文书档案的归档范围文书档案是归档文件的主要组成部分,包括:办理完毕且具有查考价值的各类公文会议文件、领导讲话、工作总结重要业务文件、统计报表对外往来的重要函件单位制定的规章制度文件关键标准:办理完毕且应保存的文件材料其他门类档案除文书档案外,单位还形成多种专业档案:科技档案:技术文件、图纸资料会计档案:财务凭证、账簿报表人事档案:员工履历、考核材料声像档案:照片、录音录像实物档案:奖牌证书、产品样品管理原则:参照文书档案整理规则执行第三章归档文件整理的基本原则归档文件整理必须遵循科学原则,既要保持文件之间的有机联系,又要便于保管和利用。掌握基本原则是做好档案整理工作的关键。整理原则概述遵循形成规律保持有机联系档案整理应尊重文件的自然形成过程,保持文件之间的内在逻辑关系。将同一事由、同一活动中产生的文件集中整理,确保档案的完整性和系统性,便于全面了解事件全貌。区分不同价值便于保管利用根据文件的重要程度和保存价值,科学划分保管期限,合理分类存放。重要档案加强保护,一般档案便捷管理,既保证档案安全,又提高利用效率,实现价值最大化。纸电协调统一实现一体管理在信息化背景下,纸质档案与电子档案需协调管理。统一分类方案、编号规则和著录标准,建立纸电对应关系,推进档案管理现代化,适应数字时代需求。案例分享:某高校档案整理前后对比整理前:档案混乱查找困难文件堆放杂乱,无明确分类档案盒标签不规范,信息缺失查找一份文件需耗时数小时重要档案遗失风险高无法支撑评估检查工作整理后:分类明确检索高效按年度-保管期限-部门三级分类档案盒统一标识,信息完整检索时间缩短至5分钟内档案完整率达100%顺利通过上级评估验收成效显著:该校通过规范整理,档案管理水平跃升,年度档案利用次数增长300%,工作效率大幅提升,获得上级档案部门表彰。第四章归档文件的组件与件的构成在档案管理中,"件"是归档文件整理的基本单位。准确理解和把握"件"的构成规则,是做好档案整理工作的基础。本章将详细讲解件的构成方法和排序规则。件的构成详解1一份文件为一件每份独立的文件材料作为一个整理单位,单独编号管理。这是最基本的组件原则。2正文与附件合为一件文件的正文和相应的附件具有不可分割的联系,必须作为一个整体进行整理,不得拆分。3正本与定稿合为一件文件的正式文本(正本)和形成过程中的最终定稿一并保存,完整反映文件形成过程。4转发文与被转发文合为一件单位转发上级或其他单位文件时,转发文与被转发文密切相关,应合并整理为一件。5会议纪要、简报按期为一件定期编发的会议纪要、工作简报等,每一期作为一件整理,保持系列文件的连续性。核心原则:以"件"为单位整理,既要保持文件的完整性,又要便于管理和利用。特殊情况需根据实际判断合理组件。件内文件排序规则正文在前附件在后文件的正文是主体内容,应放在最前面;相关附件作为补充材料,依次排列在正文之后。多个附件按附件编号顺序排列。正本在前定稿在后正式印发的文件正本应置于最前,体现文件的权威性;定稿作为文件形成的过程材料,排在正本之后作为参考。汉文本在前外文本在后对于中外文对照的文件,应将汉语文本置于前面,外文译本排在后面,便于以中文为主进行检索利用。01确定主件识别文件中的核心文本02收集附属材料汇总所有相关附件03按规则排序依据标准进行科学排列04装订成件固定顺序形成整理单位科学排序便于查找合理的件内文件排序是档案整理的重要环节。通过标准化的排序方法,确保档案材料的逻辑性和完整性,为后续的保管和利用奠定良好基础。"档案整理看似简单,实则处处体现专业。每一个细节的规范,都是为了更好地保存历史、服务未来。"第五章归档文件的分类方法科学的分类方法是档案管理的核心。归档文件分类采用三级分类体系,层次清晰、逻辑严密,能够有效组织和管理海量档案信息。三级分类体系一级分类:年度以文件形成年度作为第一级分类标准。年度是档案分类的基础,反映文件的时间属性,便于按时间顺序组织和检索档案。一般以文件签发或生效日期的年份为准。反映档案的时序特征便于年度统计和管理符合利用者检索习惯二级分类:保管期限根据文件的价值和作用划分保管期限。主要分为永久(Y)、定期30年(D30)、定期10年(D10)三类。保管期限体现文件的重要程度,是档案管理的重要依据。永久:长期保存的重要档案D30:较长期限保存的档案D10:短期保存的一般档案三级分类:机构按文件形成或承办单位进行分类。机构分类反映档案的来源,有利于明确责任主体,便于各部门分别管理本单位形成的档案,提高管理效率。体现档案的来源特征便于分级分类管理明确归档责任主体分类细则跨年度文件归属判定跨年度形成的文件,一般以文件签发日期的年份为准。会议文件归入会议召开年度,计划归入计划编制年度,总结归入总结涵盖的最后年度,请示归入批复年度。机构分类与问题分类三级分类优先采用机构分类,按文件承办部门组织档案。对于职能简单的单位,也可采用问题分类,按业务性质或文件内容分类,如人事、财务、项目等。小规模单位两级分类对于规模较小、机构设置简单的单位,可采用年度-保管期限两级分类方案,省略机构分类,简化管理流程,在保证分类科学性的同时提高工作效率。分类方案选择要点根据单位规模和档案数量确定分类级数考虑单位组织结构和职能特点兼顾档案管理便利性和检索效率保持分类方案的稳定性和延续性与单位实际工作流程相适应第六章归档文件的排列与编号科学的排列和统一的编号是档案管理的重要环节。合理的排列方式能够反映文件之间的逻辑关系,规范的编号系统为每份档案赋予唯一标识,确保档案的有序管理和快速检索。文件排列原则1同一事由文件集中排列将同一事项、同一问题产生的相关文件集中排列在一起,包括请示与批复、通知与报告、往来函件等,保持事件的完整性和连贯性,便于全面了解事情经过。请示-批复配套排列会议通知-纪要-决议集中往来函件按时序整理2按时间顺序排列在同一分类内,文件按形成时间先后顺序排列,一般采用事由结合时间的方式。时间排列既能反映工作进展,又符合人们的检索习惯,是最常用的排列方法。以文件签发日期为准无日期文件参考收文时间保持时间序列连续性3成套文件集中排列对于多卷册、多本的成套文件,如规章制度汇编、年鉴、统计资料等,应作为一个整体集中排列,按卷册顺序依次编号,保持资料的系统性和完整性。多卷文件保持顺序系列出版物连续排列套装资料统一管理档号编制规则档号结构组成档号是档案的唯一标识符,由六个部分组成,通过特定符号连接,形成完整的编号体系:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构代码-件号示例:Z109-WS·2011-Y-BGS-0001Z109:全宗号WS:文书档案代码2011:形成年度Y:永久保管BGS:办公室代码0001:件号(四位流水号)档号编制四项要求唯一性每份档案只有一个档号,确保标识的准确性和不可重复性合理性档号结构科学,各部分含义明确,符合档案管理规律稳定性一经确定不轻易变更,保持档案标识的长期有效性简单性编号简洁明了,便于书写、识别和计算机管理归档章的使用归档章的基本内容归档章是盖在档案首页的标识章,包含关键管理信息:全宗号:立档单位代码年度:文件形成年度保管期限:Y/D30/D10件号:顺序编号页数:该件总页数纸质档案盖章规范归档章应盖在纸质文件首页上端空白处,要求:印章清晰完整,字迹可辨位置统一,不压字不影响阅读使用档案专用印章填写信息准确无误避免盖在重要内容上电子档案条码标识电子档案不便盖章,采用条码方式标识:生成包含档号信息的条形码条码附加在电子文件元数据中与纸质档案编号对应支持快速扫描识别便于纸电档案关联管理第七章归档文件的修整、装订与编页档案的物理整理是保证档案长期保存的基础工作。通过修整、装订和编页,使档案整齐美观、便于保管利用,延长档案寿命。本章将介绍档案物理整理的规范要求和操作方法。修整要求去除易锈蚀装订用品档案中的金属订书钉、回形针等易生锈材料会腐蚀纸张,必须全部去除。改用不锈钢订书钉或线装方式,确保档案长期保存安全。对于粘连的纸张,应小心分离,避免损坏文件。破损文件修复处理对破损、污损的文件进行修复。轻微破损用档案专用修补纸修补,严重破损需送专业机构修复。修复应遵循"修旧如旧"原则,不改变文件原貌,确保修复后仍可正常阅读。模糊文件复制保存字迹模糊、褪色严重的文件,应及时复制。采用高清扫描或复印方式制作副本,副本与原件一起保存。注明"复制件"字样,标注复制时间,确保信息不因时间流逝而丢失。大幅面文件合理折叠对于图纸、地图等超过A4规格的大幅面文件,需折叠至统一尺寸。折叠时避免折在图表、文字等关键部位,折痕要整齐,便于展开查阅。可使用专用档案盒存放特大文件。修整原则:保护档案原件,延长保存寿命,方便查阅利用,遵循可逆性原则,避免对档案造成不可恢复的损害。装订规范装订基本要求以件为单位装订每件档案独立装订,保持件的完整性,不得将多件合订或一件拆开装订装订位置统一采用左侧装订,距纸边2-3厘米,装订线与纸边平行,美观整齐装订牢固耐久选用优质装订材料,订牢订实,确保长期使用不散页不脱落不损页不倒页装订前核对页码顺序,确保页面齐全、顺序正确,无遗漏颠倒不压字不遮挡装订位置避开文字内容,留足页边距,确保信息完整可读装订方式选择三孔线装:适合永久保管档案,牢固美观不锈钢订:快速便捷,适合一般档案无酸胶装:页数较多时使用,便于翻阅特殊装具:图纸、照片等使用专用夹具编页规则与方法1编页位置标准在每页文件正面右上角或背面左上角编写页码,位置统一,书写清晰,使用阿拉伯数字,字迹端正工整。2逐页连续编号一件档案从第1页开始连续编号,不得跳号或重号。编到该件最后一页为止,形成完整的页码序列。3封面计入页数档案封面也算作页数,从封面开始计算总页数。空白页也需编号,保证页码连续性,便于核对完整性。4特殊情况处理折叠的文件展开后按自然页编号,双面打印的按正反面分别编号,照片按张编号,图纸按幅编号。数据显示,装订和编页是档案物理整理中耗时较多的环节,合计占比超过50%。掌握规范方法,提高操作熟练度,能够显著提升整理效率。第八章归档文件的编目与信息著录编目是建立档案检索体系的关键环节。通过规范著录档案信息,形成完整准确的目录数据库,为档案检索和利用提供有力支撑。优质的编目工作能够大幅提升档案管理和服务水平。编目定义与作用什么是编目编目是依据一定规则,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。通过著录档案的题名、责任者、时间、内容摘要等要素,形成结构化的目录条目,建立档案信息检索系统。"编目是档案与用户之间的桥梁,高质量的编目工作能让档案资源得到充分利用。"编目的重要作用检索工具:提供快速准确的档案查找途径管理基础:支撑档案统计、鉴定等管理工作利用平台:为用户了解档案内容提供窗口数据资源:形成可共享的档案信息数据保护手段:减少原件查阅,保护档案实体编目必备字段与质量要求1基础标识字段全宗号、年度、保管期限、件号-档案唯一标识信息,对应档号各组成部分,必须准确无误。2形式特征字段责任者、文号-责任者指文件制发单位或个人