2026年口碑服务公司现金管理暂行规定

2026年口碑服务公司现金管理暂行规定第一章总则第一条制定目的为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）现金管理工作，建立“安全可控、流程规范、权责明晰、监管到位”的现金管理机制，保障公司现金资产安全完整，防范现金挪用、丢失、舞弊等风险，提高现金使用效率，结合公司口碑服务业务经营实际（含日常运营收款、费用支付、备用金使用等现金业务场景），特制定本暂行规定。第二条制定依据本规定制定严格遵循以下法律法规及相关要求：《中华人民共和国会计法》《现金管理暂行条例》《企业内部控制基本规范》《人民币银行结算账户管理办法》等国家相关法律法规、行政规章，以及公司财务管理制度、风险管理管理制度等内部规范。第三条适用范围本规定适用于公司各部门、各分支机构及全体员工，涵盖公司经营过程中所有现金收支业务的管理，包括现金收款、现金付款、库存现金保管、备用金管理、现金盘点与对账、现金档案管理等全流程工作。参与公司现金相关工作的外包单位、合作方人员，需参照本规定相关要求执行。第四条核心定义本规定所称“现金”，是指公司的库存现金，包括人民币现金和外币现金；“现金收支业务”，是指公司因经营活动产生的现金收款（如客户服务费用现金收款、零星业务收入等）和现金付款（如零星办公费用支付、小额劳务报酬支付、备用金拨付等）行为；“备用金”，是指公司为满足各部门日常零星开支需要，预先拨付给相关部门或个人的周转资金；“库存现金限额”，是指公司为保障日常零星支付需要，经开户银行核定或公司内部核定的库存现金最高额度；“现金管理风险”，是指因现金管理不规范、流程执行不到位、监督缺失等原因，导致公司现金资产损失、面临合规处罚或声誉受损的可能性。第五条基本原则（一）合法合规原则。严格遵守国家现金管理相关法律法规及行政规章，所有现金收支业务均需符合法定要求，杜绝违规收付现金、坐支现金等违法违规行为。（二）安全优先原则。建立健全现金安全保管机制，落实现金存放、收付、运输等环节的安全防护措施，确保现金资产安全完整。（三）权责明晰原则。明确各部门及相关人员在现金管理工作中的职责分工，建立“谁经办、谁负责”的责任机制，确保每一项现金业务都有明确的责任主体。（四）流程规范原则。制定标准化的现金收支、保管、盘点等流程，明确各环节操作要求及时限，确保现金管理工作有序开展。（五）监管到位原则。建立常态化的现金管理监督检查机制，加强对现金业务全流程的监管，及时发现并整改管理过程中的问题。第二章组织架构与职责分工第六条组织架构公司建立“统一领导、分级负责、协同监管”的现金管理组织体系，明确各层级管理职责，保障现金管理工作有序推进：（一）现金管理领导小组。作为现金管理的决策机构，由公司管理层组成，负责统筹协调现金管理重大事项，审批现金管理暂行规定及配套规范、库存现金限额、重大现金支付事项、现金管理风险处置方案，监督现金管理工作落实情况，保障现金管理工作资源投入。（二）财务部门。作为现金管理的核心执行部门，牵头负责公司日常现金管理工作，配备专职出纳人员负责现金收付、库存保管、盘点对账等具体工作，财务负责人负责现金业务的审核把关。（三）业务部门。包括各业务线、行政、人事等部门，负责配合财务部门规范办理本部门现金收支相关业务，提交合法合规的现金收付申请及支撑资料，及时反馈现金使用过程中的问题。（四）监督检查部门。由公司内部审计部门牵头，负责对现金管理全流程工作开展监督检查，核查制度执行情况，发现并督促整改现金管理过程中的问题，追究相关违规行为责任。（五）档案管理部门。负责现金管理相关档案的归档、保管、查阅及销毁等工作，确保现金管理档案安全完整、可追溯。第七条核心职责（一）现金管理领导小组核心职责：贯彻落实国家现金管理相关法律法规及政策要求，审定公司现金管理暂行规定及配套规范；审批重大现金管理事项，包括但不限于库存现金限额核定、重大现金支付事项、现金管理风险处置方案等；统筹协调现金管理过程中的重大问题，解决跨部门协作中的关键矛盾，保障现金管理工作顺利推进；定期听取现金管理工作汇报，审核现金管理合规报告，督促各部门落实现金管理责任。（二）财务部门核心职责：严格按照本规定及相关法律法规要求，办理现金收付业务，确保收付凭证真实、合规，收付金额准确；负责库存现金的保管工作，落实现金存放安全防护措施，严格执行库存现金限额管理规定，超限额现金及时存入银行；建立现金日记账，逐日逐笔登记现金收支情况，做到账实相符、账账核对，定期编制现金收支报表；负责备用金的核定、拨付、监管及核销工作，建立备用金管理台账，定期对备用金使用情况进行核查；组织开展现金盘点工作，每日进行现金自查，每月末联合监督检查部门开展全面盘点，对盘点差异及时查明原因并处理；负责现金管理相关资料的收集、整理、审核，按要求提交档案管理部门归档；定期开展现金管理自查工作，排查现金管理风险隐患，形成自查报告并落实整改措施；对业务部门提交的现金收付申请进行审核，拒绝办理不符合规定的现金收付业务。（三）业务部门核心职责：严格按照本规定要求办理本部门现金收支相关业务，确保现金收付申请真实、合规，提交的支撑资料完整、准确；负责本部门备用金的申请、使用及报销工作，严格按照备用金使用范围开支，及时办理报销核销手续，确保备用金专款专用；配合财务部门开展现金盘点、自查等工作，对财务部门提出的现金业务核对要求及时响应；主动学习了解现金管理相关规定，及时反馈本部门现金使用过程中发现的问题。（四）监督检查部门核心职责：制定现金管理监督检查计划，定期或不定期开展全公司范围内现金管理合规检查；重点核查现金收付合规性、库存现金限额执行情况、现金保管安全性、现金日记账完整性、备用金使用规范性、现金盘点及时性等内容；对检查中发现的问题进行分类梳理，向相关部门下发整改通知，明确整改要求与时限，跟踪整改落实情况；参与每月末现金全面盘点工作，对盘点过程进行监督，核实盘点结果的真实性；定期向现金管理领导小组提交监督检查报告，反馈检查情况与整改成效，提出现金管理优化建议。（五）档案管理部门核心职责：建立健全现金管理档案管理规范，明确现金管理档案的接收、整理、存储、保管、查阅、销毁等操作标准；负责接收财务部门提交的现金管理档案资料，核查资料的完整性、规范性，对符合要求的档案进行分类整理并妥善保管；严格执行现金管理档案查阅审批流程，规范查阅记录，确保现金管理档案信息安全；按照档案管理相关规定及公司要求，负责到期现金管理档案的销毁工作，确保销毁过程规范、可追溯。第三章现金收支管理第八条现金收款管理（一）收款范围。公司现金收款仅限于以下场景：1.客户支付的零星服务费用，且金额较小、无法通过银行转账结算的；2.员工归还的备用金、借款等；3.其他符合国家现金管理规定的零星收款。除上述场景外，原则上要求客户通过银行转账方式支付款项，严禁强制客户使用现金付款。（二）收款流程。业务部门收取现金时，需及时向付款方开具合法合规的收款凭证（如收据、发票等），并在收款当日将现金及收款凭证存根联一并提交财务部门；财务部门出纳人员核对现金金额与收款凭证金额一致后，办理现金入库手续，同时登记现金日记账，并由交款人、出纳人员签字确认。严禁业务部门或个人截留、坐支现金，严禁私设“小金库”存放现金。（三）收款核对。财务部门每日下班前，需对当日现金收款情况进行汇总核对，确保现金日记账记录金额与实际库存现金收款金额一致，收款凭证完整齐全。第九条现金付款管理（一）付款范围。公司现金付款严格遵循“非现金结算优先、现金结算补充”的原则，仅限于以下场景：1.职工工资、津贴；2.个人劳务报酬；3.根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；4.各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；5.向个人收购农副产品和其他物资的价款；6.出差人员必须随身携带的差旅费；7.结算起点以下的零星支出（结算起点按国家相关规定执行，公司可根据实际情况细化）；8.中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。超出上述范围的付款，一律通过银行转账方式办理。（二）付款流程。业务部门办理现金付款申请时，需填写《现金付款申请表》，注明付款事由、付款金额、收款单位（或个人）等信息，并附上合法合规的支撑资料（如费用报销单、劳务合同、工资表等），经部门负责人审批后提交财务部门；财务部门审核人员对付款申请的合规性、支撑资料的完整性进行审核，审核通过后提交财务负责人复核；复核通过后，由出纳人员核对相关信息无误，办理现金支付手续，同时登记现金日记账，并由收款人、出纳人员签字确认。（三）付款审核。财务部门在审核现金付款申请时，需重点核查以下内容：1.付款申请是否符合现金付款范围；2.付款事由是否真实，支撑资料是否完整、合规；3.付款金额是否准确，计算是否无误；4.审批流程是否完整，签字是否齐全。对不符合要求的付款申请，财务部门有权拒绝办理，并要求业务部门补充完善。第四章库存现金与备用金管理第十条库存现金管理（一）限额管理。公司库存现金限额由财务部门根据日常零星支付需要提出申请，报现金管理领导小组审批确定；库存现金限额原则上不超过公司3-5天的日常零星开支需要，边远地区和交通不便地区的库存现金限额可适当提高，但不得超过15天的日常零星开支需要。出纳人员需严格执行限额管理规定，每日下班前盘点库存现金，确保库存现金余额不超过核定限额；超限额现金需在当日下班前存入公司开户银行，特殊情况无法当日存入的，需报财务负责人批准，并采取必要的安全防护措施。（二）存放管理。库存现金需存放于公司专用保险柜内，保险柜钥匙由出纳人员专人保管，密码严格保密，严禁泄露给他人；出纳人员离职或岗位调整时，需办理保险柜钥匙及密码交接手续，并由财务负责人监交，交接记录存档备查。严禁将现金存放于保险柜外的其他地方，严禁白条抵库、挪用库存现金，严禁用不符合财务制度的凭证顶替库存现金。（三）安全防护。公司需为现金存放区域配备必要的安全防护设施，如监控设备、防盗门窗等，确保现金存放安全；财务部门需定期检查安全防护设施的运行情况，及时排查安全隐患。第十一条备用金管理（一）备用金核定。各部门因日常零星开支需要申请备用金的，需填写《备用金申请表》，注明申请部门、备用金用途、申请金额等信息，经部门负责人审批后提交财务部门；财务部门根据部门实际开支需求审核核定备用金额度，报财务负责人审批；金额较大的备用金申请，需报现金管理领导小组审批。备用金额度核定后，原则上每半年重新评估一次，根据实际开支情况调整额度。（二）备用金拨付。备用金审批通过后，财务部门通过现金或银行转账方式向申请部门拨付备用金，同时建立备用金管理台账，详细记录备用金领用部门、领用金额、领用日期、领用人等信息。领用人需对备用金的使用和保管承担责任。（三）备用金使用。备用金需严格按照核定的用途使用，专款专用，不得挪作他用；领用部门需建立备用金使用登记台账，逐笔记录备用金支出情况，定期将支出凭证整理后提交财务部门办理报销手续。备用金报销需在业务发生后15个工作日内完成，特殊情况无法按时报销的，需向财务部门说明原因并申请延期。（四）备用金核销与回收。各部门因业务调整不再需要备用金的，需及时将剩余备用金及相关支出凭证提交财务部门办理核销手续；员工离职时，需将所领用的备用金全额归还或办理报销核销手续，否则不予办理离职交接。财务部门需定期对备用金使用情况进行核查，确保备用金使用合规、账实相符。第五章现金盘点与对账管理第十二条现金盘点管理（一）日常盘点。出纳人员每日下班前需对库存现金进行自查盘点，核对现金日记账记录与实际库存现金金额是否一致，检查现金有无短缺、溢余等情况，盘点完成后填写《现金日常盘点表》，由出纳人员签字确认。发现盘点差异的，需立即查明原因，及时处理；无法当场查明原因的，需立即向财务负责人报告。（二）月度盘点。每月末最后一个工作日，由财务部门牵头，联合监督检查部门开展全面现金盘点工作，盘点人员需包括出纳人员、财务审核人员、监督检查人员。盘点时，需逐一核对现金日记账、库存现金实物及相关凭证，确保账实相符、账证相符；盘点完成后填写《现金月度盘点表》，详细记录盘点结果、差异情况及处理意见，由所有参与盘点人员签字确认。（三）差异处理。盘点过程中发现现金短缺或溢余的，需立即查明原因：属于记账错误的，及时更正记账凭证和现金日记账；属于出纳人员工作失误导致的，由相关责任人承担相应责任；属于无法查明原因的现金短缺，按公司相关规定处理；属于无法查明原因的现金溢余，计入营业外收入。第十三条现金对账管理（一）账实对账。财务部门需确保现金日记账记录与库存现金实物每日核对一致，月度盘点时进行全面核对，确保账实相符。（二）账账核对。财务部门需定期将现金日记账与总账中的现金科目进行核对，每月至少核对一次，确保账账相符；发现核对差异的，需及时查明原因并更正。（三）账证核对。财务部门需定期将现金日记账与现金收付凭证进行核对，每月至少核对一次，确保账证相符；核对过程中发现凭证错误或记账错误的，需及时更正。第六章现金管理风险防控第十四条风险识别与评估财务部门牵头，联合监督检查部门、业务部门等相关部门，建立常态化现金管理风险识别与评估机制，每季度至少开展一次全面的现金管理风险排查工作。重点识别以下风险：一是现金收付业务不规范导致的资金损失风险；二是库存现金超限额存放、保管不当导致的被盗、丢失风险；三是备用金使用不规范、长期不核销导致的资金占用风险；四是现金日记账记录不完整、不准确导致的账务混乱风险；五是内部人员舞弊、挪用现金导致的资金损失风险；六是现金管理档案不规范导致的证据缺失风险等。风险识别完成后，需对风险等级进行评估，形成《现金管理风险评估报告》，明确风险防控重点及措施。第十五条风险防控措施（一）事前防控。建立健全现金管理流程规范，明确各环节操作标准及责任；加强员工现金管理培训，提升员工合规意识及风险防范能力；严格执行现金收支范围规定，从源头防范违规现金业务风险；建立员工岗位制衡机制，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。（二）事中防控。严格执行现金收付审批流程，加强对收付凭证的审核，确保业务真实、合规；落实库存现金限额管理及安全保管措施，定期检查安全防护设施；加强备用金使用监管，定期核查备用金使用情况；建立现金业务实时监控机制，及时发现异常现金收支行为。（三）事后防控。定期开展现金盘点与对账工作，及时发现并处理盘点差异；加强现金管理监督检查，对检查发现的问题明确整改责任与时限，确保整改到位；建立现金管理风险事件整改跟踪机制，对排查发现的风险问题持续跟踪，确保风险隐患彻底消除；加强现金管理档案管理，确保档案完整可追溯。第十六条风险应急处置财务部门牵头制定《现金管理风险应急处置预案》，明确风险事件分级标准、应急处置流程、责任部门及处置措施。发生现金管理风险事件（如现金被盗、丢失、内部人员挪用现金、重大盘点差异等）时，相关部门需立即启动应急处置预案，及时向现金管理领导小组报告。应急处置过程中，需遵循“快速响应、依法合规、减少损失”的原则，由财务部门牵头，联合监督检查部门、法务部门等协同配合开展处置工作，必要时可向公安机关报案或引入外部专业机构提供支持。风险事件处置完成后，需形成《现金管理风险事件处置报告》，总结处置经验，完善风险防控措施。第七章考核与奖惩第十七条考核机制现金管理工作考核由现金管理领导小组牵头组织，财务部门、人力资源部门、监督检查部门协同实施。考核周期分为季度考核和年度考核，季度考核重点评估现金收付合规性、库存现金管理规范性、现金盘点及时性等阶段性指标；年度考核综合评估各部门及个人现金管理工作成效。考核内容包括现金收付准确率、库存现金限额执行率、现金盘点差异率、备用金报销及时率、现金管理档案归档完整性、风险排查与整改完成率、风险事件发生情况等，针对不同责任主体明确对应的考核重点。考核结果纳入各部门年度绩效考核和员工个人绩效评价体系，与薪酬调整、评优评先、职务晋升直接挂钩。第十八条奖励机制对在现金管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予以下奖励：一是年度考核优秀的现金管理相关部门，给予通报表扬及专项奖金奖励；二是严格遵守本规定，连续12个月无现金管理违规行为、现金收付准确率100%的财务部门相关人员，给予年度专项奖励；三是及时发现重大现金管理风险隐患并有效避免公司损失的个人，给予专项奖励及通报表扬；四是在现金管理流程优化、风险防控措施创新等工作中表现突出，为提升公司现金管理水平提供重要支撑的个人，给予创新奖励及通报表扬；五是积极配合现金管理工作，及时提交现金收付相关资料的业务部门，在年度考核中予以加分。第十九条惩罚机制对违反本规定、未履行现金管理责任的部门及个人，公司视情节轻重给予相应惩处：一是轻微违规，包括现金收付记录