2026年口碑服务公司应付账款管理制度

2026年口碑服务公司应付账款管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）应付账款管理工作，保障应付账款核算真实准确、支付合规及时，维护公司与供应商（含调研合作方、物料供应商、技术服务提供商等）的良好合作关系，防范资金风险、法律风险与信用风险，提升资金使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《支付结算办法》等相关法律法规及行业财务规范，结合公司口碑服务业务特性与财务管理实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有应付账款的确认、核算、支付、对账、核销及风险管控等全流程工作。涵盖的应付账款类型包括：采购存货（含调研物料）应付账款、服务外包（含调研服务、技术服务）应付账款、广告推广应付账款、办公费用应付账款、其他经营活动产生的应付未付款项。公司财务部门、采购部门、业务部门、调研部门、运营部门、法务部门及所有参与应付账款管理的内部人员、外包合作人员，均需遵守本制度规定。第三条应付账款管理遵循“合规优先、真实准确、及时高效、风险可控、权责明晰”的核心原则，坚持“谁经办、谁负责，谁审核、谁把关，谁支付、谁担责”的责任机制，确保应付账款从确认到核销的全流程规范有序，账实相符、动态可控。第四条公司建立应付账款协同管理体系，明确各部门核心职责：财务部门为应付账款管理归口部门，负责应付账款核算、账务处理、支付审核、对账管理、资金统筹、风险监控；采购部门负责供应商资质审核、采购合同签订、发票初审、付款申请提报、供应商关系维护；业务部门负责本部门相关应付账款对应的业务真实性确认、验收证明提供；调研部门负责调研服务类应付账款的业务真实性核实、成果验收确认；运营部门负责协调应付账款管理过程中的跨部门协同问题；法务部门负责审核采购合同合规性、处理应付账款相关法律纠纷；各部门负责人为本部门相关应付账款管理工作的第一责任人，确保职责落实到位。第二章应付账款确认与核算管理第五条应付账款确认前提。应付账款确认需同时满足以下条件：业务真实发生，已签订合法有效的采购合同或服务协议；货物已验收合格入库（存货类）或服务已完成并验收合格（服务类）；取得合法、合规、完整的原始凭证（主要为增值税发票，特殊情况需附相关证明材料）；相关费用金额已明确并经双方确认。第六条原始凭证审核规范。各部门经办人员需在业务完成后及时收集相关原始凭证，提交财务部门审核：采购部门提交存货采购相关凭证时，需附采购合同、入库验收单、供应商发票，三者信息（名称、规格、金额、数量等）需一致；调研部门提交调研服务相关凭证时，需附服务协议、调研成果验收单、供应商发票；业务部门提交服务外包相关凭证时，需附服务合同、成果确认单、供应商发票。财务部门对原始凭证的合法性、合规性、完整性、准确性进行严格审核，不符合要求的退回相关部门补充完善。第七条应付账款核算要求。财务部门审核通过原始凭证后，需在3个工作日内完成应付账款核算，准确录入财务核算系统，建立应付账款明细台账，详细记录供应商名称、金额、款项性质、合同编号、发票号码、入账日期、到期日、支付状态等信息。明细台账需定期更新，确保与财务账务、实际业务一致；调研服务、项目合作等专项应付账款需按项目维度单独核算，便于成本归集与追溯。第八条入账调整与更正。因业务变更、发票错误、验收调整等原因需调整应付账款入账金额的，相关部门需提供书面说明及补充证明材料，经部门负责人审核后提交财务部门。财务部门核实后，按规定进行账务调整，调整记录需完整留存，确保调整过程可追溯；发现应付账款入账错误的，需及时查明原因，按规定更正，避免长期挂账或错账风险。第三章应付账款支付管理第九条支付申请提报。各部门根据应付账款到期情况及合同约定，填写《应付账款支付申请表》，明确供应商名称、支付金额、款项性质、合同编号、发票号码、支付方式、银行账户信息等核心内容，附相关原始凭证（已审核通过的合同、发票、验收单等），经部门负责人审核签字后，提交财务部门。第十条支付审核流程。财务部门收到支付申请后，启动多级审核流程：首先由财务核算人员审核申请信息与应付账款台账、原始凭证的一致性，核查款项到期情况；审核通过后，提交财务部门负责人审核，重点审核支付金额准确性、支付方式合规性、资金预算匹配度；财务部门负责人审核通过后，按支付金额分级提交审批：单次支付金额5万元以下的，报分管财务领导审批；单次支付金额5万元（含）至20万元的，报总经理审批；单次支付金额20万元（含）以上的，经总经理审核后提交总经理办公会审议通过。第十一条支付审批规范。审批人员需严格审核支付申请的合规性、真实性、合理性，对存在疑问的及时核实；发现不符合支付条件（如原始凭证不全、业务未验收、存在纠纷等）的，驳回支付申请，要求相关部门整改完善。审批过程中若调整支付金额或支付方式，需经原申请部门确认。第十二条支付执行与记录。财务部门根据最终审批意见，在2个工作日内完成支付执行：通过公司指定银行账户办理支付，严格核对供应商银行账户信息，确保资金准确划转；支付完成后，及时更新应付账款明细台账，标注支付状态，留存支付凭证（银行回单等）；将支付结果反馈至申请部门，确保信息同步。严禁无审批支付、超额支付、违规支付应付账款。第十三条支付时限要求。财务部门需严格按照合同约定的付款期限安排支付，避免逾期付款产生违约金或损害合作关系：对于有明确付款期限的，需在到期前3个工作日完成审核审批，确保按期支付；对于无明确付款期限的，需在确认应付账款后15个工作日内完成支付（特殊情况需经分管领导审批延期）；因资金紧张需延期支付的，财务部门需提前与供应商沟通协商，签订延期付款协议，明确延期期限与利息（若有），并将协议备案归档。第四章应付账款对账与核销管理第十四条对账周期与方式。公司建立定期应付账款对账机制，确保账账相符、账实相符：月度对账，财务部门每月末与各部门核对应付账款明细，确认未支付款项的真实性与准确性；季度对账，财务部门每季度末与主要供应商（年合作金额10万元及以上）开展书面对账，发送对账函，双方核对无误后签字盖章确认；年度对账，财务部门在每年12月底组织全面对账，与所有供应商核对全年应付账款发生额、支付额、余额，形成年度对账报告。第十五条对账差异处理。对账过程中发现双方账目存在差异的，财务部门牵头组织相关部门（采购部门、业务部门等）查明原因，区分差异类型（如入账时间差异、金额计算差异、业务理解差异等）：对于入账时间差异，需明确调整方向与时间；对于金额计算差异，需重新核对原始凭证与合同，更正错误账目；对于业务理解差异，需与供应商沟通确认，达成一致意见后调整。差异处理完成后，重新核对确认，确保差异闭环。第十六条应付账款核销条件。符合以下条件的应付账款可启动核销流程：应付账款已全额支付，支付凭证完整，台账记录清晰；因供应商注销、失联等原因无法支付的应付账款（需附相关证明材料，如工商注销证明、沟通记录等）；经法律程序确认无法支付的应付账款；其他符合核销条件的应付账款。第十七条核销申请与审批。对于符合核销条件的应付账款，财务部门填写《应付账款核销申请表》，注明核销金额、供应商名称、核销原因、证明材料清单，经财务部门负责人审核后，按金额分级审批：核销金额5万元以下的，报分管财务领导审批；核销金额5万元（含）以上的，经总经理审核后提交总经理办公会审议通过。对于无法支付的应付账款，需同时经法务部门审核合规性。第十八条核销后续管理。核销审批通过后，财务部门及时进行账务核销处理，更新应付账款台账，留存核销申请、审批文件、证明材料等相关资料；对于无法支付的应付账款，按相关税法规定进行税务处理，确保合规；核销资料需单独归档保管，归档期限不少于5年。第五章应付账款风险防控第十九条供应商信用风险防控。采购部门建立供应商信用管理体系，对供应商开展资质审核（营业执照、资质证书、信用报告等）、合作历史评估，建立合格供应商名录；定期对供应商信用状况进行复评，淘汰信用不良、履约能力不足的供应商；对于首次合作或金额较大的供应商，可要求提供履约担保，降低合作风险。第二十条合同与发票风险防控。法务部门严格审核采购合同、服务协议的合规性，重点核查付款条款、违约责任、争议解决方式等，避免合同漏洞；财务部门加强发票审核，通过税务系统查验发票真伪，核查发票信息与业务、合同的一致性，严禁使用虚假发票、不合规发票入账；发现发票异常或合同纠纷的，立即暂停支付，启动核查程序。第二十一条资金与支付风险防控。财务部门统筹规划资金，合理安排应付账款支付计划，确保资金链安全；建立应付账款逾期预警机制，对即将到期的款项提前3个工作日提醒相关部门，对已逾期的款项及时分析原因，协调解决；严格执行支付审批流程，防范无审批支付、虚假支付、重复支付等风险；定期开展应付账款资金使用合规性核查，确保资金使用规范。第二十二条纠纷与应急处置。应付账款管理过程中发生供应商投诉、合同纠纷、付款争议等情况时，相关部门需立即上报：采购部门牵头与供应商沟通协商，了解诉求；法务部门提供法律支持，分析纠纷性质与责任；财务部门暂停相关款项支付，配合核查。协商无法解决的，按合同约定的争议解决方式处理（如仲裁、诉讼），确保公司合法权益不受损害；处置完成后，总结经验教训，完善风险防控措施。第六章监督考核与奖惩第二十三条监督检查机制。财务部门联合内部审计部门，定期对应付账款管理工作开展监督检查，检查频率为每季度抽查、每年度全面检查。检查内容包括：应付账款确认的真实性与合规性、原始凭证审核的完整性、支付审批流程的规范性、支付时限的执行情况、对账与核销的及时性、风险防控措施的落实情况、资料归档的完整性等。检查完成后形成检查报告，明确问题及整改要求，跟踪整改落实情况，确保问题闭环管理。第二十四条考核指标体系。公司将应付账款管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核，核心考核指标包括：应付账款确认准确率（不低于99%）、支付审批及时率（不低于98%）、按期支付率（不低于95%）、对账完成率（100%）、核销合规率（100%）、风险事件发生率（不高于1%）、资料归档完整率（100%）。第二十五条表彰奖励。对在应付账款管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰奖励：严格遵守制度规定，应付账款管理规范有序，无违规记录的；及时发现虚假发票、重复支付等风险隐患，避免公司损失的；优化应付账款管理流程，提升工作效率或降低资金成本的；积极配合监督检查，整改工作成效显著的。奖励方式包括现金奖励、荣誉表彰、绩效考核加分等。第二十六条责任追究。对在应付账款管理工作中存在以下行为的部门或个人，公司将按相关规定追究责任：（一）使用虚假发票、不合规发票入账，或虚构应付账款业务套取资金的；（二）未按规定履行审核审批流程，擅自支付应付账款的；（三）审核把关失职，未发现应付账款业务虚假、凭证不全或发票异常的；（四）未按合同约定或制度要求及时支付，导致公司产生违约金、损害合作关系的；（五）对账不及时、核销不规范，导致应付账款长期挂账或账实不符的；（六）泄露供应商信息、应付账款数据等商业秘密的；（七）在应付账款纠纷处置中失