2026年口碑服务公司员工人事档案管理制度

2026年口碑服务公司员工人事档案管理制度第一章总则第一条为规范公司员工人事档案管理工作，保障人事档案的真实性、完整性、安全性与规范性，提升人力资源管理水平，为员工招录、任用、考核、奖惩、离职等工作提供可靠依据，维护公司与员工的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规及行业管理要求，结合公司口碑服务业务经营实际，制定本制度。第二条本制度所称员工人事档案（以下简称“人事档案”），是指公司在招聘录用、员工管理、绩效考核、薪酬福利、培训发展、离职等全周期管理过程中形成的，反映员工个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业技能、工作实绩、考核奖惩、劳动关系等情况的各类文字、电子等形式的历史记录材料。第三条本制度适用于公司所有员工人事档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递、销毁及监督考核等全流程管理工作，覆盖公司全体员工（含正式工、合同工、临时工、实习生、劳务派遣人员）。公司各部门及全体员工均需严格遵守本制度规定。第四条人事档案管理遵循以下核心原则：合法合规：严格遵守相关法律法规及档案管理规定，确保人事档案管理各环节符合规范要求；真实完整：确保人事档案材料真实反映员工实际情况，全面收集员工全周期管理相关材料，不遗漏关键信息；安全保密：建立健全安全保密机制，严防人事档案丢失、损毁、篡改或泄露，保护员工个人隐私；规范有序：明确人事档案管理流程及标准，确保档案收集、整理、归档、转递等环节规范有序、可追溯；统一管理：人事档案实行集中统一管理，严禁各部门或个人私自保管、处置人事档案材料。第五条公司人力资源部是人事档案管理的归口管理部门，牵头负责人事档案的全流程管理工作，配备专职或兼职档案管理人员，保障档案管理工作所需的场地、设备、经费等资源配置，建立健全档案管理培训、监督机制，确保本制度有效落地执行。第二章组织机构与职责分工第六条公司成立人事档案管理领导小组（以下简称“档案管理小组”），由公司主要负责人担任组长，分管人力资源负责人担任副组长，人力资源部、行政部、法务部、各业务部门负责人为成员。档案管理小组是人事档案管理工作的最高决策机构，主要职责包括：贯彻执行国家相关法律法规及档案管理规定，审定本制度及相关人事档案管理细则；统筹协调人事档案管理工作，审批重大人事档案管理事项（如档案销毁、重大档案遗失处置等）；定期听取人事档案管理工作汇报，研究解决管理过程中的重大问题，协调跨部门资源保障；审定人事档案管理工作考核结果，推动管理制度持续优化。第七条人力资源部人事档案管理岗位职责：严格按照本制度要求，负责员工人事档案的收集、整理、审核、归档、保管、查阅、借阅、转递、销毁等具体工作；建立人事档案管理台账，详细记录档案的形成、归档、查阅、借阅、转递、销毁等信息，确保管理过程可追溯；负责档案保管场地及设备的日常维护，确保档案存储环境安全、达标；定期对人事档案进行核查、整理，及时补充更新档案材料，确保档案完整、准确；严格执行保密规定，妥善保管人事档案，严防档案信息泄露；配合内外部相关部门的档案核查工作，提供真实、完整的档案资料；及时学习掌握最新档案管理法律法规及政策，提出人事档案管理制度优化建议。第八条各相关部门职责：业务部门：配合人力资源部开展本部门员工人事档案材料的收集、提交工作；及时将本部门员工的考核结果、奖惩决定、培训记录等材料提交人力资源部归档；配合人力资源部做好档案核查相关工作；行政部：协助做好人事档案保管场地的安全保障工作，配备必要的安防设备（如保险柜、监控设备、防火防潮设施等）；配合人力资源部开展档案管理相关的后勤保障工作；法务部：为人事档案管理工作提供法律支持，审核档案管理相关流程及材料的合法性；协助处理因档案管理不当引发的法律纠纷；其他职能部门：按照公司要求，配合人力资源部做好相关人事档案材料的收集、提交工作。第九条员工职责：入职时按要求如实提供个人相关材料，确保材料真实、完整，不得提供虚假信息或伪造材料；个人信息发生变更（如姓名、联系方式、婚姻状况、学历学位、专业资格等）时，及时向人力资源部提交相关证明材料，以便更新档案信息；配合人力资源部及所在部门做好人事档案相关材料的补充、核对工作；有权了解本人人事档案中涉及自身权益的相关内容，对档案材料有异议的，可向人力资源部提出核查申请。第三章人事档案的收集与归档第十条人事档案收集范围：人事档案材料实行全周期收集，涵盖员工入职、在职、离职全流程，主要包括以下类别：入职录用材料：个人简历、求职申请表、身份证复印件、学历学位证书复印件及验证报告、专业技术资格证书复印件、职业资格证书复印件、背景调查材料、录用通知书、劳动合同、保密协议、竞业限制协议（如适用）、入职体检报告等；在职管理材料：岗位调整通知、薪酬调整记录、绩效考核表、奖惩决定及相关证明材料、培训记录（含培训签到表、培训考核结果、培训证书复印件等）、工作调动函、晋升/降职文件、民主评议材料、重大工作成果相关证明材料等；劳动关系材料：劳动合同续订/变更/解除/终止协议、离职申请、离职交接清单、离职证明、经济补偿金支付凭证、社保公积金转移证明等；其他材料：员工个人信息变更证明材料、党组织关系相关材料、工会会员相关材料、公司要求归档的其他合法合规材料。第十一条档案收集要求：人力资源部需在员工入职后15个工作日内，完成入职相关材料的收集工作；在职期间，及时收集员工岗位调整、薪酬变动、考核奖惩、培训等相关材料，确保材料收集的及时性；员工离职后10个工作日内，完成离职相关材料的收集、整理及归档工作；收集的档案材料需真实、完整、清晰，复印件需注明“与原件核对无误”并加盖相关部门印章或由相关责任人签字确认；各部门需在相关材料形成后7个工作日内，将材料提交至人力资源部归档，不得拖延或私自留存；人力资源部对收集的档案材料进行审核，对不符合要求的材料（如信息不完整、复印件未核对、材料虚假等），需及时退回相关部门或个人补充完善，确保档案材料合规有效。第十二条档案归档流程：人力资源部档案管理人员对审核无误的档案材料进行分类、排序、编号，填写档案目录；按照档案管理规范，将材料装订成册，装入档案袋或档案盒，在档案袋/盒上注明员工姓名、部门、档案编号、归档日期等信息；将归档后的人事档案存入专用档案保管场地，更新人事档案管理台账，记录归档信息；电子档案需同步整理归档，确保电子档案与纸质档案内容一致，采用加密存储方式，设置访问权限，保障电子档案安全。第四章人事档案的保管第十三条保管场地与设备要求：人事档案需存放在专用档案库房或档案柜中，保管场地需具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防高温、防磁等安全防护条件；配备专用保险柜、监控设备、温湿度计、灭火器、除湿机等安防设备，定期检查设备运行状况，确保设备正常使用；档案保管场地严禁吸烟、存放易燃易爆物品及其他危险品，严禁无关人员进入；电子档案需存储在公司专用服务器或加密存储设备中，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。第十四条保管规范：人事档案实行专人保管，档案管理人员需严格履行保管职责，妥善保管档案，确保档案完整、安全；建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，定期对档案进行清点核查，确保账实相符；档案管理人员需定期检查档案保管状况，发现档案受潮、霉变、破损等情况时，及时采取补救措施；档案管理人员离职、调岗时，需按规定办理人事档案交接手续，详细核对档案数量、完好状况等，填写交接清单，经交接双方、监交人签字确认后，方可完成交接；人事档案保管期限：在职员工档案长期保管；离职员工档案自离职之日起保管至少5年；涉及劳动争议、法律纠纷的离职员工档案，保管期限延长至争议/纠纷解决后5年。第十五条保密要求：档案管理人员需严格遵守保密规定，不得擅自查阅、摘抄、复制、传播人事档案信息，不得向无关人员泄露员工个人隐私及档案内容；查阅、借阅人事档案需按规定办理审批手续，档案管理人员需对查阅/借阅过程进行监督，确保档案信息不泄露；电子档案需设置严格的访问权限，密码定期更换，防止未授权人员访问；严禁将人事档案材料带出保管场地（查阅、借阅、转递除外，且需按规定审批）。第五章人事档案的查阅与借阅第十六条查阅条件：内部查阅：因员工招录、考核、奖惩、岗位调整、薪酬核算、培训、劳动争议处理等工作需要，相关部门可申请查阅人事档案；外部查阅：司法机关、行政监管部门、员工新任职单位等因法定事由或工作需要查阅人事档案的，需提供合法有效的证明文件及查阅函。第十七条查阅流程：内部查阅：查阅部门填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅人员、查阅档案范围等信息，经部门负责人签字确认后，报人力资源部负责人审批；审批通过后，由档案管理人员陪同在档案保管场地内查阅；外部查阅：外部单位提交查阅函、相关证明文件及查阅人员身份证明，经人力资源部负责人审核、档案管理小组审批后，由档案管理人员陪同在档案保管场地内查阅；必要时，法务部需对查阅事由及证明文件的合法性进行审核。第十八条借阅流程：因工作需要确需将人事档案借出保管场地的，需按以下流程办理：借阅部门填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅期限、借阅人员、借阅档案范围等信息，经部门负责人签字确认后，报人力资源部负责人及分管人力资源负责人审批；审批通过后，档案管理人员与借阅人员核对档案材料，填写借阅清单，双方签字确认；借阅期限一般不超过7个工作日，确需延长的，需提前向人力资源部申请，经批准后可延长，但延长时间不得超过3个工作日；借阅人员需妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人、擅自复制、篡改或损毁，借阅期间确保档案安全；借阅期满后，借阅人员需及时将档案材料归还人力资源部，档案管理人员核对档案材料无误后，在借阅清单上签字确认，完成归档。第十九条查阅与借阅规范：查阅/借阅人员需遵守档案管理规定，不得在档案材料上圈划、涂改、抽取、添加材料；查阅/借阅档案时，档案管理人员需全程陪同（内部查阅可在指定区域自主查阅，但需接受监督），确保档案不脱离管控；确需复制档案材料的，需经人力资源部负责人批准，由档案管理人员负责复制，复制件需加盖“档案复制专用章”，并注明复制日期、用途；档案管理人员需在《人事档案查阅/借阅登记薄》中详细记录查阅/借阅日期、查阅/借阅人员、单位、事由、查阅/借阅档案范围、归还日期等信息，相关人员签字确认；严禁查阅/借阅与自身工作无关的人事档案。第六章人事档案的转递第二十条转递情形：员工调动至其他单位（含内部调动至子公司、分公司）的；员工离职后，新任职单位要求转移人事档案的；司法机关、行政监管部门等因法定事由要求转递档案的；其他依法依规需要转递人事档案的情形。第二十一条转递要求：人事档案转递实行保密、安全原则，严禁个人自带档案转递；转递前，人力资源部需对档案材料进行整理、核对，确保档案材料完整、准确，填写《人事档案转递通知单》，注明档案材料清单、转递原因、接收单位等信息；档案转递采用专人送递、机要邮寄或公司指定的安全转递方式，确保档案在转递过程中不丢失、不损毁、不泄露；转递后，人力资源部需及时跟踪档案接收情况，确保接收单位在《人事档案转递通知单》回执上签字确认并寄回，将回执归档备查；员工内部调动的，档案转递至相关单位的人力资源部门；员工离职后转递档案的，转递至员工新任职单位或当地人才服务中心。第二十二条转递流程：接收转递需求：人力资源部收到档案转递申请（内部调动通知、员工离职档案转移申请、外部单位转递函等）后，进行审核；档案整理核对：对拟转递的人事档案进行整理，补充完善相关材料，核对档案完整性，填写《人事档案转递通知单》；审批：《人事档案转递通知单》经人力资源部负责人审批后，办理转递手续；转递实施：采用指定的安全转递方式将档案及《人事档案转递通知单》送达接收单位；回执归档：收到接收单位寄回的《人事档案转递通知单》回执后，及时归档，并更新人事档案管理台账。第七章人事档案的销毁第二十三条销毁条件：人事档案保管期满，且符合以下条件之一的，可申请销毁：离职员工档案保管期满5年，且无未了结的劳动争议、法律纠纷的；档案材料已失去保存价值，且不涉及员工权益、公司利益及法律风险的；其他依法依规可以销毁的情形。第二十四条销毁流程：提出申请：人力资源部对保管期满的人事档案进行梳理，提出销毁申请，填写《人事档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的员工姓名、部门、档案编号、保管期限、销毁原因等信息，附拟销毁档案清单；审核：人力资源部负责人对申请材料进行审核，法务部对销毁的合法性进行审核；审批：审核通过后，将《人事档案销毁申请表》及拟销毁档案清单报档案管理小组审批；监销：审批通过后，由人力资源部组织销毁工作，档案管理小组指定2名以上监销人全程监督；销毁方式需符合环保及安全要求，确保档案材料彻底销毁，不泄露信息；归档：销毁完成后，监销人在《人事档案销毁申请表》上签字确认，人力资源部将《人事档案销毁申请表》、拟销毁档案清单及监销记录归档备查，并更新人事档案管理台账。第二十五条严禁未经审批擅自销毁人事档案；严禁将拟销毁的人事档案材料随意丢弃或挪作他用。第八章监督考核与奖惩第二十六条监督机制：档案管理小组牵头建立人事档案管理监督机制，定期或不定期对人事档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、档案材料的真实性完整性、档案保管的安全性、查阅借阅的规范性、转递的合规性、台账记录的完整性等；人力资源部负责日常监督工作，及时发现并纠正管理过程中的问题。第二十七条考核机制：将人事档案管理工作质量纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括档案归档及时率、档案材料完整率、档案保管安全率、查阅借阅合规率等；考核周期与公司绩效考核周期一致（月度、季度、年度），人力资源部每月汇总考核情况，形成考核结果，上报档案管理小组审核。第二十八条奖励措施：年度内人事档案管理工作表现突出，严格遵守本制度规定，档案管理规范有序、无安全事故、考核优秀的部门及档案管理人员，给予通报表彰及经济奖励；及时发现人事档案管理风险隐患并有效处置，避免公司损失或员工权益损害的人员，给予