2026年口腔医疗管理公司采购专员岗位职责管理制度

2026年口腔医疗管理公司采购专员岗位职责管理制度第一章总则第一条为规范本公司所属各口腔诊疗机构采购管理工作，明确采购专员岗位职责与工作标准，保障采购工作合法、合规、高效开展，确保采购物资质量可靠、价格合理，满足公司运营及诊疗服务需求，控制采购成本，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《医疗器械监督管理条例》《药品管理法》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际运营情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部及所属各口腔诊疗机构采购专员岗位的管理工作，明确采购专员的任职要求、核心职责、工作流程、考核标准及责任追究等内容，采购专员开展各类物资采购工作均需遵守本制度规定。第三条采购专员岗位工作坚持“合法合规、质量优先、价格合理、高效便捷、廉洁自律”的原则，以保障诊疗服务需求为核心，严格遵循采购流程，规范采购行为，确保采购物资符合诊疗安全及运营管理要求。第四条公司采购管理部门牵头负责采购专员岗位的统筹管理，包括岗位工作指导、流程监督、技能培训等；各所属机构配合落实本机构采购相关工作，协助采购专员完成物资需求统计、验收等环节工作；财务部门负责采购资金审核、支付及采购成本核算；审计部门负责对采购专员工作开展情况进行监督审计。第五条采购专员岗位实行专人负责制，采购专员需独立承担岗位职责范围内的工作任务，接受公司采购管理部门及所在机构（若有）的双重管理，定期汇报采购工作开展情况。第二章采购专员任职要求第六条基本条件：具备良好的政治素质和职业道德，遵守国家法律法规及公司各项规章制度，廉洁自律，无违法违纪记录；具备较强的责任意识、服务意识和团队协作能力；具备良好的沟通协调能力、市场调研能力及问题解决能力。第七条专业资质与学历：具备大专及以上学历，采购管理、物流管理、医疗器械、药学等相关专业优先；具备1年及以上采购相关工作经验，有医疗行业采购工作经验者优先；熟悉口腔医疗行业常用物资（如医疗器械、药品、耗材、办公物资等）的性能、规格及市场行情；了解医疗行业相关采购法律法规及行业标准。第八条技能要求：具备基本的计算机操作技能，熟练使用办公软件（如Word、Excel、PPT等）及采购管理信息系统；具备较强的文字处理能力，能够规范撰写采购计划、采购合同、验收报告等相关文书；具备良好的谈判技巧，能够有效开展价格谈判及供应商沟通工作。第九条岗前培训要求：新入职采购专员需参加公司组织的岗前专项培训，培训内容包括公司采购管理制度、采购流程、相关法律法规、物资验收标准、廉洁从业要求等，经考核合格后方可独立上岗；在职采购专员需定期参加公司组织的专业技能培训及法律法规更新培训，不断提升业务能力。第三章采购专员核心岗位职责第一节采购计划制定与执行第十条需求调研与统计：定期对接公司各职能部门及所属各口腔诊疗机构，开展采购物资需求调研，收集整理物资需求信息，包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、使用时限等；对需求信息进行汇总、核实，确保需求信息准确、完整，形成物资需求清单。第十一条采购计划编制：根据物资需求清单、库存动态及公司年度预算方案，编制月度、季度及年度采购计划；采购计划需明确采购物资的具体信息、采购方式、采购预算、完成时限等内容；编制完成后，按审批流程报采购管理部门负责人、财务部门及公司分管领导审批，审批通过后严格按照计划执行。第十二条计划调整与管控：若因需求变更、市场变化等特殊情况需调整采购计划的，需填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因及调整内容，按原审批流程报批；定期跟踪采购计划执行进度，及时协调解决计划执行过程中出现的问题，确保采购计划按时完成；建立采购计划执行台账，记录计划执行情况，定期向采购管理部门汇报。第二节供应商管理第十三条供应商开发与筛选：根据采购物资需求，开展供应商市场调研，收集潜在供应商信息，建立供应商信息库；制定供应商筛选标准，从资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面对潜在供应商进行全面评估；组织相关部门（如医疗部门、财务部门、审计部门）对候选供应商进行实地考察或资质审核，筛选出合格供应商，纳入合格供应商名录。第十四条供应商合作管理：与合格供应商签订合作协议，明确双方权利与义务，包括产品质量标准、价格、交货时限、付款方式、售后服务及违约责任等内容；建立供应商动态管理机制，定期对合作供应商进行考核评估，考核指标包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务质量等；对考核优秀的供应商，优先开展合作；对考核不合格的供应商，提出整改要求，整改不到位的从合格供应商名录中剔除，终止合作。第十五条供应商沟通与维护：定期与合作供应商保持沟通，及时反馈物资使用情况及需求变化，协调解决合作过程中出现的问题；建立良好的供应商合作关系，推动供应商提供更优质的产品及服务；收集供应商相关信息，包括产品更新迭代情况、市场价格波动情况等，为采购决策提供参考。第三节采购实施与合同管理第十六条采购方式选择与实施：根据采购物资的金额、数量、性质及相关规定，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等；严格按照选定的采购方式开展采购工作，确保采购过程公开、公平、公正；对于大额采购项目或特殊物资采购，需组织相关部门共同参与采购过程，确保采购合规。第十七条采购谈判与合同签订：与供应商开展价格谈判及合作细节协商，争取最优采购条件；谈判完成后，根据谈判结果拟定采购合同，合同内容需完整、规范，明确双方权利义务；采购合同按审批流程报采购管理部门负责人、法务部门（若有）及公司分管领导审批，审批通过后与供应商签订正式合同；建立采购合同台账，妥善保管合同文本及相关附件。第十八条合同履行跟踪：签订合同后，跟踪合同履行进度，督促供应商按时交货；及时向供应商反馈采购物资的相关要求及变更信息（若有）；协调解决合同履行过程中出现的争议或问题，确保合同顺利履行；合同履行完毕后，及时办理合同归档手续。第四节物资验收与入库管理第十九条到货接收与验收准备：供应商交货后，及时核对到货物资的名称、规格型号、数量等信息，与采购合同及送货单进行比对，确认无误后接收物资；通知相关部门（如医疗部门、仓库管理部门）开展联合验收，准备验收所需的相关资料，包括采购合同、送货单、产品合格证、检验报告等。第二十条物资验收实施：协助验收小组按照验收标准对到货物资进行全面验收，包括产品质量、规格型号、数量、包装完整性等；对于医疗器械、药品等特殊物资，需重点核查产品资质、有效期、储存条件等；验收过程中做好验收记录，对验收合格的物资，签署验收合格意见；对验收不合格的物资，及时通知供应商，明确不合格原因，要求其在规定时限内进行退换货处理，并跟踪处理结果。第二十一条入库手续办理：验收合格后，协助仓库管理部门办理物资入库手续，填写入库单，明确入库物资的具体信息；将入库单及相关验收资料及时提交财务部门，作为付款及账务处理的依据；更新采购台账及库存信息，确保采购物资账实相符。第五节采购付款与台账管理第二十二条付款申请办理：根据采购合同约定的付款方式及付款时限，整理付款所需资料，包括采购合同、入库单、验收报告、发票等；填写《付款申请表》，按审批流程报采购管理部门负责人、财务部门及公司分管领导审批；审批通过后，将相关资料提交财务部门，协助财务部门办理付款手续。第二十三条付款跟踪与核对：跟踪付款进度，及时与财务部门沟通协调，确保款项按时支付；对供应商付款情况进行核对，确保付款金额、付款时间与合同约定一致；建立付款台账，记录付款情况，定期与财务部门进行对账，确保账账相符。第二十四条采购台账与资料管理：建立健全采购台账，详细记录采购计划、供应商信息、采购合同、采购物资、验收情况、付款情况等相关信息；采购台账需及时更新，确保信息准确、完整；妥善保管采购过程中产生的各类资料，包括采购计划、审批文件、合同文本、验收报告、发票、供应商资料等，按档案管理规定进行归档，保管期限不少于5年。第六节其他相关职责第二十五条采购成本控制：密切关注市场价格动态，通过比价、议价、集中采购等方式降低采购成本；优化采购流程，提高采购效率，减少采购环节不必要的费用支出；定期对采购成本进行分析，提出成本控制改进建议，报采购管理部门负责人。第二十六条合规与风险防控：严格遵守相关法律法规及公司采购管理制度，规范采购行为，防范采购风险；拒绝供应商不正当利益诱惑，坚守廉洁自律底线；及时发现采购过程中存在的风险隐患，提出防范措施，报相关领导；配合审计部门及相关部门开展采购专项审计或监督检查工作，提供相关资料。第二十七条信息反馈与问题处理：定期收集各部门及所属机构对采购物资质量、供应商服务的意见和建议，及时反馈给供应商并协调解决；对采购过程中出现的各类问题，如物资质量问题、交货延迟问题、付款争议等，及时组织协调，制定解决方案，确保问题妥善处理；建立问题处理台账，记录问题处理过程及结果。第四章采购专员工作流程规范第二十八条常规采购流程：需求收集与统计→采购计划编制与审批→供应商选择与谈判→采购合同签订→物资到货接收→联合验收→入库手续办理→付款申请与审批→付款执行→资料归档。第二十九条紧急采购流程：对于临床诊疗急需或突发情况所需物资，可启动紧急采购流程；由需求部门提交《紧急采购申请单》，说明紧急采购原因及物资需求信息，经机构负责人及公司分管领导审批同意后，采购专员立即开展采购工作；紧急采购可简化采购流程，优先选择合格供应商进行采购，确保物资及时到位；采购完成后，补全相关采购资料，按常规流程完善入库、付款等手续。第三十条退换货流程：验收不合格或使用过程中发现质量问题的物资，采购专员需及时与供应商沟通，提出退换货要求；填写《退换货申请表》，说明退换货原因、物资信息等，报采购管理部门负责人审批；审批通过后，通知供应商办理退换货手续；跟踪退换货进度，确保退换货物资及时到位或款项及时退还；更新采购台账及相关记录，将退换货相关资料归档。第五章考核标准与奖惩机制第三十一条考核主体与周期：采购专员考核由采购管理部门牵头组织实施，财务部门、审计部门及相关需求部门配合；考核分为日常考核和定期考核，日常考核由采购管理部门负责人根据工作开展情况实时记录；定期考核每半年开展1次，结合日常考核情况进行综合评估。第三十二条考核内容与标准：考核内容包括采购计划完成率、采购物资质量合格率、采购成本控制情况、供应商管理效果、工作流程规范性、廉洁自律情况、沟通协调能力及问题处理效率等；具体考核标准如下：采购计划完成率不低于95%；采购物资质量合格率不低于98%；采购成本控制在预算范围内；供应商考核合格率不低于90%；严格遵守采购流程，无违规采购行为；廉洁自律，无违法违纪记录；及时协调解决采购过程中出现的问题，客户满意度不低于90%。第三十三条考核结果应用：考核结果与采购专员绩效工资、评优评先直接挂钩；考核合格的，全额发放绩效工资；考核优秀的，给予表彰及物质奖励，并作为岗位晋升的重要参考；考核不合格的，给予1次补考机会，补考仍不合格的，进行为期1个月的强化培训，培训结束后再次考核，直至合格；连续2次考核不合格的，按照公司相关规章制度进行岗位调整或处理。第三十四条奖励情形：采购专员在工作中表现突出，具备以下情形之一的，给予额外奖励：成功开发优质供应商，显著提升采购物资质量或降低采购成本的；及时发现重大采购风险，避免公司经济损失的；提出采购流程优化建议，有效提高采购效率的；在紧急采购任务中，高效完成采购工作，保障诊疗服务需求的。第三十五条惩罚情形：采购专员违反本制度规定，具备以下情形之一的，视情节轻重给予相应处罚：未按规定编制采购计划或擅自调整采购计划的，给予批评教育，责令限期整改；采购物资质量不合格，导致诊疗服务受影响或公司经济损失的，给予通报批评，并处以200-500元绩效罚款；未按规定筛选供应商或与不合格供应商合作，造成不良后果的，给予通报批评，并处以300-600元绩效罚款；采购过程中存在违规操作、弄虚作假或滥用职权谋取私利的，给予记过处分，并处以500-1000元绩效罚款；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；泄露采购商业秘密或供应商信息的，给予通报批评，并处以300-600元绩效罚款；拒绝配合考核、监督检查工作的，给予批评教育，情