养老院活动策划制度

养老院活动策划制度引言：随着社会老龄化趋势的加剧，养老服务质量日益受到关注。为提升养老院活动的专业性和规范性，确保活动设计符合长者需求，增强机构运营效率，特制定本制度。本制度旨在通过明确部门职责、优化组织架构、规范工作流程、建立科学的决策机制和激励体系，全面提升养老院活动策划与管理水平。适用范围涵盖养老院内的所有活动策划、执行与评估环节，包括但不限于文娱活动、健康讲座、技能培训等。核心原则强调以人为本，注重长者的参与度和满意度，确保活动安全、有序、富有创意，同时兼顾成本效益与可持续性。制度实施需各部门协同配合，定期审视与调整，以适应不断变化的服务需求和市场环境。一、部门职责与目标（一）职能定位：活动策划部门作为养老院的核心职能部门之一，直接向运营总监汇报，负责统筹全院活动的策划、组织与执行。该部门需与医疗部、后勤部、市场部等部门保持紧密协作，确保活动内容符合长者健康需求，资源调配合理高效。在组织架构中，活动策划部门扮演着桥梁角色，既要承接长者及家属的意见反馈，又要协调跨部门资源，推动活动落地。与其他部门的协作关系主要体现在信息共享、资源互助和联合执行项目上，如与医疗部合作开展健康主题讲座，与后勤部协调场地布置和物资供应。（二）核心目标：短期目标聚焦于提升活动频率和参与率，计划在未来六个月内，每月至少举办两次大型活动，长者参与率从目前的XX%提升至XX%。长期目标则着眼于打造品牌特色活动，如每年举办一次才艺展示会，形成机构核心竞争力。目标设定与公司战略紧密关联，例如通过丰富活动内容吸引更多长者选择本机构，间接推动入住率增长。部门需定期评估目标达成情况，及时调整策略，确保活动效果最大化。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：活动策划部门采用扁平化管理模式，下设三级架构。一级为部门负责人，全面负责部门运营和战略规划；二级包括策划组、执行组和技术支持组，分别承担活动方案设计、现场执行和设备维护职责；三级为专员岗位，按项目分组轮岗。汇报关系上，三级向二级汇报，二级向部门负责人负责，确保指令传达清晰高效。关键岗位职责边界明确，如策划组需独立完成活动方案，执行组负责落地实施，技术支持组保障设备正常运行，避免权责交叉。（二）人员配置：部门初期编制X人，其中部门负责人1人，策划专员X人，执行专员X人，技术支持X人。人员编制需根据业务量动态调整，如遇大型活动可临时增派人手。招聘标准注重专业能力与沟通技巧，优先录用具有活动策划或相关领域经验者。晋升机制基于绩效考核，表现优异的专员可晋升为组长，三年内优秀组长有机会担任部门负责人。轮岗机制规定，专员需在各部门轮岗至少一次，以增强综合能力，避免工作单一化。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：活动策划流程分为五个阶段，每个阶段需经过三级审批。第一阶段为需求收集，通过问卷调查、长者访谈等方式获取意见，经部门负责人审核；第二阶段为方案设计，包括主题、时间、预算等，需提交财务部评估可行性，并经CEO签字确认；第三阶段为采购审批，涉及物资采购需经部门负责人→财务部→CEO三级签字，确保资金合规；第四阶段为执行准备，包括场地布置、人员培训等，完成后由执行组提交中期评审；第五阶段为结项验收，活动结束后提交总结报告，经部门负责人复核后存档。关键流程节点包括项目启动会（需所有参与部门代表出席）、中期评审（重点关注预算执行情况）和结项验收（评估活动效果与长者满意度）。（二）文档管理：所有活动文档需按统一规范命名，如“XX活动方案V1.0”“XX活动预算表202X年X月”。文件存储于机构内部服务器，按项目分类，权限设置为：方案初稿仅策划组可编辑，最终版需部门负责人和CEO双签后加密，仅执行组可调阅。会议纪要需使用标准化模板，包括会议时间、参与人员、决议事项及责任人，每月X号前提交至运营总监。报告模板涵盖活动背景、目标、执行情况、费用明细和改进建议，季度报告需在结束后XX日内完成。所有文档需定期备份，确保数据安全。四、权限与决策机制（一）授权范围：部门负责人拥有日常审批权，如预算在XX万元以下的采购可自主决定；超过XX万元的需提交财务部复核。紧急决策流程规定，如遇突发事件（如长者突发疾病），可由部门负责人临时协调医疗资源，事后补办审批手续。授权范围明确，避免越权行为，同时保留应急弹性。（二）会议制度：部门周会每周X召开，参与人员包括部门负责人及各组组长，重点讨论当期活动进展和问题。季度战略会每季度一次，CEO、运营总监及各部门负责人出席，决策事项涉及年度活动计划调整。会议决议需形成书面记录，24小时内通过企业微信发送至所有参与人，责任人需在备注栏确认接收。决议执行情况纳入月度考核，确保指令落地。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：KPI设定兼顾量化与质化指标，如策划组按方案创新性评分，执行组按长者满意度排名，技术支持组按设备故障率考核。评估周期为月度自评和季度上级评估，自评需员工填写匿名问卷，上级评估则由部门负责人结合数据评分。考核结果与薪酬挂钩，连续三个月达标者可参与年度评优。（二）奖惩措施：奖励机制包括物质与精神双重激励，超额完成季度目标者可获得奖金或额外休假机会，优秀项目组有机会参与跨机构交流。违规处理遵循零容忍原则，如发现数据造假或资源浪费，需立即停职调查，情节严重者解除劳动合同。奖惩措施公开透明，确保公平公正。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：所有活动策划需符合行业规范，如涉及医疗健康内容必须由专业医师审核。数据保护方面，长者个人信息需严格保密，未经授权严禁外泄。合规性检查每月开展一次，确保活动内容合法合规。（二）风险应对：应急预案包括自然灾害（如地震）、设备故障（如音响失灵）和群体性事件（如长者冲突）三种场景，每半年演练一次。内部审计机制规定，每季度抽查XX%的活动记录，检查流程执行情况。风险应对措施常态化，降低潜在损失。七、沟通与协作（一）信息共享：重要通知通过企业微信发布，紧急情况则电话通知，确保信息传递及时。跨部门协作需指定接口人，联合项目每周召开进度会，汇报内容涵盖预算使用、长者反馈等。沟通渠道多样化，避免信息壁垒。（二）冲突解决：纠纷处理遵循分级解决原则，争议先由部门内部调解，如无法达成一致则提交HR仲裁。调解过程需保持客观中立，确保双方权益。冲突解决机制常态化，维护机构和谐。八、持续改进机制员工建议渠道包括每月匿名问卷和部门座谈会，收集流程痛点并纳入年度优化计划。制度修订周