单位会议群管理制度规范

PAGE单位会议群管理制度规范一、总则（一）目的为了规范单位会议群的使用，提高沟通效率，确保信息传递的及时、准确和安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有会议群，包括但不限于工作部署群、项目讨论群、问题解决群等。（三）基本原则1.合法性原则：遵守国家法律法规和相关行业标准，确保群内交流活动合法合规。2.规范性原则：明确群成员的职责和行为规范，保证群内信息发布的规范有序。3.效率性原则：以提高工作效率为目标，充分利用会议群进行高效沟通和协作。4.保密性原则：涉及单位机密信息的讨论和交流，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、群成员管理（一）成员加入1.因工作需要加入会议群的人员，由所在部门负责人或相关业务主管批准，并由群管理员负责添加。2.新加入成员应及时修改群昵称，格式为：姓名+部门+职务。（二）成员职责1.群管理员职责负责会议群的日常管理，包括成员的添加、移除、权限设置等。维护群内秩序，及时处理违规行为和不良信息。组织和协调群内的会议安排、信息发布等工作。定期备份群内重要信息，确保信息安全。2.群成员职责遵守本管理制度，文明发言，积极参与群内讨论和工作交流。及时接收和阅读群内信息，对重要事项进行回应和处理。不得在群内发布与工作无关的信息，不得进行恶意刷屏、辱骂他人等违规行为。对涉及单位机密信息的讨论，严格遵守保密规定，不得私自传播。（三）成员退出1.成员因工作变动、离职等原因不再需要参与会议群的，应及时告知所在部门负责人，并由群管理员移除群聊。2.成员未经批准擅自退出会议群的，如因工作需要重新加入，需经所在部门负责人同意，并由群管理员审核通过。三、信息发布管理（一）发布内容要求1.工作相关信息与工作部署、项目进展、业务问题解决等相关的内容，应准确、清晰、简洁地表述。重要工作通知、文件、报告等应及时在群内发布，并确保群成员能够及时查阅。2.非工作相关信息原则上不允许在会议群内发布非工作相关信息，但在特定情况下，如节假日祝福、团队活动通知等，可适当发布，但应避免过度占用群资源。发布非工作相关信息时，应注意语言文明，不得影响工作氛围。（二）发布方式1.文字发布：群成员应尽量使用规范的文字进行信息发布，避免使用错别字、生僻字和网络用语，确保信息准确传达。2.文件发布：如需发布文件，应确保文件格式清晰、内容完整，并在发布时简要说明文件的主要内容和用途。3.图片、视频发布：发布图片、视频时，应确保其与工作相关，且不涉及敏感信息。图片、视频应清晰、有价值，能够辅助说明工作内容。（三）发布时间1.重要工作信息应在工作时间内及时发布，确保群成员能够及时了解工作动态。2.一般性通知、交流信息可根据工作需要适时发布，但应避免在休息时间或工作繁忙时段发布，以免打扰群成员。四、会议组织与管理（一）会议发起1.会议发起者应提前确定会议主题、时间、地点（如有）、参会人员等信息，并在会议群内发布详细的会议通知。2.会议通知应包括会议的目的、议程安排、所需准备材料等内容，确保参会人员能够提前做好准备。（二）会议主持1.会议主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，确保会议顺利进行。2.在会议过程中，主持人应引导参会人员积极发言，控制会议节奏，避免出现跑题、冗长讨论等情况。3.主持人应及时总结会议讨论结果，明确下一步工作安排，并形成会议纪要。（三）会议记录1.会议记录员应认真记录会议内容，包括会议讨论的要点、达成的共识、提出的问题及解决方案等。2.会议记录应准确、完整，会后及时整理成会议纪要，并在会议群内发布。3.会议纪要应明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项及责任人等信息，以便群成员查阅和执行。（四）会议后续跟进1.会议决议事项的责任人应按照会议纪要的要求及时落实工作，并定期在群内汇报工作进展情况。2.群管理员应跟踪会议决议事项的执行情况，对未按时完成的工作进行督促和提醒。五、保密管理（一）保密范围1.涉及单位商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感信息的讨论和交流，均属于保密范围。2.未经单位授权，不得在会议群内发布涉及国家机密、军事机密等信息。（二）保密措施1.群成员应增强保密意识，对涉及保密信息的讨论，应在确保安全的环境下进行，避免在公共场合或不安全的网络环境中提及。2.严禁在会议群内私自转发涉及保密信息的文件、图片、视频等资料。如需共享保密信息，应按照单位的保密规定进行审批和授权。3.群管理员应定期对群内信息进行检查，发现涉及保密信息的违规行为，应及时制止并报告相关部门。六、违规处理（一）违规行为界定1.发布与工作无关的信息，恶意刷屏、辱骂他人、传播谣言等影响群内秩序的行为。2.未经授权发布涉及单位机密信息的行为。3.违反会议组织与管理规定，不按时参加会议、不执行会议决议等行为。4.其他违反本管理制度的行为。（二）处理方式1.对于首次违规的成员，群管理员应给予警告，并提醒其遵守本管理制度。2.对于多次违规或情节严重的成员，群管理员应将其违规情况报告所在部门负责人，由所在部门负责人视情节轻重给予批评教育、绩效考核扣分、纪律处分等处理措施。3.对于因违规行为给单位造成损失的，应依法追究其相应的法