抽油机配件供配制度规范

PAGE抽油机配件供配制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范抽油机配件的供配流程，确保配件供应的及时性、准确性和质量可靠性，满足抽油机正常运行和维护保养的需求，提高生产效率，降低运营成本，保障油田生产的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司内部抽油机配件的采购、供应、库存管理及相关业务活动，涉及到采购部门、仓储部门、生产单位及使用人员等相关岗位和人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及石油行业相关标准和规范，确保配件供配活动合法合规。2.质量至上原则：优先选择质量可靠、性能优良的配件产品，从源头上保障抽油机的安全稳定运行。3.高效供应原则：优化供配流程，提高工作效率，缩短配件供应周期，减少停机时间。4.成本控制原则：在保证配件质量和供应及时性的前提下，合理控制采购成本和库存成本，实现效益最大化。5.责任明确原则：明确各部门和人员在配件供配过程中的职责，做到责任到人，便于监督和考核。二、职责分工（一）采购部门1.负责抽油机配件的市场调研，收集供应商信息，建立合格供应商名录。2.根据生产需求和库存情况，制定配件采购计划，确保配件的及时供应。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，明确采购配件的规格、数量、价格、交货期等条款。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保配件按时、按质、按量到货。5.负责采购配件的验收工作，对不合格配件及时与供应商沟通处理。（二）仓储部门1.负责抽油机配件的入库、存储、保管和发放工作，确保配件存储安全、完好。2.建立健全配件库存管理制度，定期盘点库存，及时掌握库存动态，保证账物相符。3.根据生产单位的领料需求，及时准确地发放配件，并做好发放记录。4.对库存配件进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。5.负责库存配件的保养和维护工作，防止配件损坏、变质。（三）生产单位1.根据抽油机的运行状况和维护保养计划，提出配件需求申请，明确配件的名称、规格、数量等信息。2.负责对领用的配件进行安装、使用和维护，并及时反馈配件使用过程中的问题。3.协助仓储部门做好配件的盘点工作，提供相关配件使用情况的信息。（四）质量检验部门1.制定抽油机配件的质量检验标准和流程，对采购入库的配件进行质量检验。2.对不合格配件出具检验报告，协助采购部门与供应商协商处理。3.定期对在用配件进行质量抽检，监督配件的质量状况，确保抽油机的安全运行。三、配件采购管理（一）采购计划制定1.生产单位应每月定期向采购部门提交抽油机配件需求计划，详细说明所需配件的名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.采购部门结合库存情况、抽油机运行状况及生产计划，对生产单位提交的需求计划进行审核和汇总，制定月度配件采购计划。3.在制定采购计划时，应充分考虑配件的采购周期、市场供应情况以及可能出现的紧急需求，预留一定的安全库存，以应对突发情况。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集抽油机配件供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行初步筛选和评估。2.对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制体系、售后服务水平等情况，综合评估后确定合格供应商名录。3.与合格供应商签订质量保证协议，明确双方在配件质量、交货期、售后服务等方面的权利和义务。4.定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。（三）采购合同签订1.采购部门根据采购计划和选定的供应商，起草采购合同。合同内容应包括配件名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同需经公司法律部门审核通过后，由采购部门与供应商签订。签订后的合同应妥善保管，作为采购活动的依据。3.在合同执行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议，确保合同变更的合法性和有效性。（四）采购订单执行1.采购部门根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单，明确订单的交货时间、地点、数量等要求。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通订单进度，协调解决订单执行过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等。3.采购订单执行过程中，如供应商出现违约行为，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，采取相应的措施，如要求供应商限期整改、扣除违约金、终止合同等。四、配件验收管理（一）验收标准1.质量检验部门应根据国家相关标准、行业标准以及公司内部制定的抽油机配件质量标准，制定详细的配件验收标准和流程。2.验收标准应涵盖配件的外观、尺寸、性能、材质等方面的要求，确保采购的配件符合质量要求。（二）验收流程1.配件到货前，采购部门应通知仓储部门和质量检验部门做好验收准备工作。2.配件到货时，仓储部门负责核对配件的数量、规格型号、外观等信息，并填写到货验收单。3.质量检验部门按照验收标准对配件进行质量检验，可采用抽检或全检的方式，检验合格后出具质量检验报告。4.如验收过程中发现配件存在质量问题或数量不符等情况，质量检验部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商处理，直至问题解决。5.验收合格的配件办理入库手续，由仓储部门按照规定进行存储保管；验收不合格的配件不得入库，应及时退回供应商。五、配件库存管理（一）库存管理制度1.仓储部门应建立健全抽油机配件库存管理制度，明确库存管理的流程、职责和要求。2.库存管理制度应包括库存盘点制度、库存预警制度、库存报废处理制度等，确保库存配件的安全、完整和有效管理。（二）库存盘点1.仓储部门应定期对库存配件进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点时应做到账物相符，如实记录盘点结果，填写盘点报告。如发现账物不符情况，应及时查明原因，进行调整。3.对盘点中发现的积压、损坏、变质等配件，应及时清理，并按照规定进行处理。（三）库存预警1.仓储部门应根据配件的历史消耗数据、采购周期、安全库存等因素，设定库存预警指标。2.当库存配件数量接近或低于预警指标时，仓储部门应及时向采购部门发出库存预警信息，提醒采购部门及时采购补充。3.采购部门接到库存预警信息后，应根据实际情况调整采购计划，确保配件库存保持在合理水平。（四）库存报废处理1.对于因损坏、变质、过期等原因无法使用的库存配件，仓储部门应填写库存报废申请单，注明报废配件的名称、规格型号、数量、报废原因等信息。2.库存报废申请单经相关部门审核批准后，仓储部门负责对报废配件进行处理，可采用报废变卖、报废销毁等方式。3.报废处理过程中应做好记录，确保报废配件得到妥善处理，防止流失。六、配件发放管理（一）发放流程1.生产单位根据抽油机维护保养或维修需要，填写配件领料单，注明所需配件的名称、规格型号、数量、领用原因等信息。2.配件领料单经生产单位负责人签字确认后，提交给仓储部门。3.仓储部门审核配件领料单的真实性和完整性，核对库存情况，如库存有货，按照领料单发放配件，并在领料单上签字确认。4.生产单位领用配件后，应及时将配件用于抽油机的维护保养或维修工作，并做好使用记录。（二）发放记录1.仓储部门应建立配件发放台账，详细记录配件的发放日期、领用单位、配件名称、规格型号、数量、领用原因等信息。2.配件发放台账应定期进行核对和整理，确保记录准确无误，便于查询和统计分析。（三）紧急发放1.在抽油机出现突发故障，急需配件进行维修时，生产单位可填写紧急配件领料单，说明紧急情况和所需配件信息。2.紧急配件领料单经生产单位负责人和相关领导签字批准后，可先从库存中发放配件，事后及时补办正常领料手续。七、配件使用与维护管理（一）使用要求1.生产单位在使用抽油机配件时，应严格按照配件的使用说明书和操作规程进行安装、调试和使用，确保配件的正确使用。2.使用过程中如发现配件存在质量问题或异常情况，应及时停止使用，并报告相关部门进行处理。（二）维护保养1.生产单位应建立抽油机配件维护保养制度，定期对配件进行维护保养，延长配件使用寿命。2.维护保养内容包括清洁、润滑、紧固、调整等，确保配件处于良好的运行状态。3.对关键配件应建立维护保养档案，记录维护保养时间、内容、更换的零部件等信息。（三）故障反馈1.生产单位在使用配件过程中如发现故障或问题，应及时填写配件故障反馈单，详细描述故障现象、发生时间、可能原因等信息。2.配件故障反馈单提交给相关部门后，由采购部门协调供应商进行技术支持和故障排查，必要时安排维修人员到现场处理。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部设立专门的监督检查小组，定期对抽油机配件供配制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、配件验收情况、库存管理情况、配件发放情况、使用与维护管理情况等。3.监督检查小组应及时发现制度执行过程中存在的问题，并提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。（二）考核机制1.建立抽油机配件供配工作考核机制，对采购部门、仓储部门、生产单位等相关部门和人员的工作进行考核评价。2.考核指标包括配件供应及时性、配件质量合格