建材管理制度及流程规范

PAGE建材管理制度及流程规范一、总则（一）目的为加强公司建材管理，规范建材采购、存储、使用等流程，确保建材质量，降低成本，提高公司运营效率，特制定本管理制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及建材采购、使用、管理的部门和项目。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保建材管理活动合法合规。2.质量第一原则：优先采购质量合格的建材，保障工程质量和公司利益。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制建材采购成本、存储成本和使用成本。4.流程规范原则：明确各环节操作流程，确保建材管理工作有序进行。二、职责分工（一）采购部门1.负责建材供应商的开发、评估与选择，建立合格供应商名录。2.根据项目需求，制定建材采购计划，组织采购活动。3.负责与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）仓库管理部门1.负责建材的验收入库、存储保管、出库发放等工作。2.建立建材库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。3.负责仓库的安全管理，保障建材存储安全。（三）项目部门1.根据项目施工进度，及时提交建材需求计划。2.负责建材在施工现场的使用管理，监督施工人员合理使用建材，避免浪费。3.配合采购部门和仓库管理部门做好建材的相关工作。（四）质量管理部门1.负责对采购的建材进行质量检验，确保符合相关标准和要求。2.对建材质量问题进行调查、分析和处理，提出改进措施。（五）财务部门1.负责审核建材采购费用的报销，确保费用支出合理合规。2.参与建材成本核算和控制，提供财务数据支持。三、建材采购管理（一）采购计划制定1.项目部门应根据项目施工图纸、施工进度计划等，提前[X]天编制详细的建材需求计划，明确建材的品种、规格、数量、质量要求等。2.采购部门收到项目部门的需求计划后，进行汇总分析，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应包括采购建材的名称、规格、数量、预计采购时间、预算金额等内容。3.采购计划需经相关部门负责人审核，报公司领导批准后执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序办理审批手续。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集建材供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面。3.根据评估结果，选择合格供应商，建立合格供应商名录。合格供应商名录应定期更新，淘汰不合格供应商。4.与选定的供应商签订采购合同，合同应明确建材的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（三）采购实施1.采购人员按照采购计划和合同要求，向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明建材的品种、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。如遇交货延迟或质量问题，应及时采取措施解决，并按合同约定追究供应商责任。3.采购过程中，采购人员应严格遵守公司采购纪律，不得接受供应商的贿赂或不正当利益，确保采购活动公正、透明。四、建材验收入库管理（一）验收准备1.仓库管理部门在收到采购部门的到货通知后，应提前做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.验收人员应熟悉建材的验收标准和方法，了解采购合同的相关条款。（二）验收流程1.建材到货后，仓库管理部门验收人员应首先核对送货单与采购订单的一致性，包括建材的品种、规格、数量、供应商等信息。2.按照相关标准和合同要求，对建材的外观、尺寸、质量等进行检验。对于需要进行理化性能检验的建材，应送质量管理部门进行检验。3.验收合格的建材，验收人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续。入库时，应按照建材的类别、规格、型号等进行分类存放，填写入库单，注明建材的名称、规格、数量、入库日期等信息。4.验收不合格的建材，验收人员应及时通知采购部门和供应商，说明不合格原因，并按照合同约定处理。如要求供应商换货、补货或退货等，应跟踪处理结果。（三）验收记录仓库管理部门应建立建材验收记录台账，详细记录每批建材的验收情况，包括验收时间、验收人员、供应商、建材名称、规格、数量、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。五、建材存储管理（一）存储环境要求1.根据建材的特性，设置专门的存储区域，确保存储环境符合要求。例如，对于防潮的建材，应存放在干燥通风的仓库；对于易燃易爆的建材，应设置专门的危险品仓库，并采取相应的安全措施。2.仓库应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止建材受到污染。（二）存储方式1.建材应按照类别、规格、型号等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.对于易损坏、易变形的建材，应采取适当的防护措施，如包装、垫木等，防止在存储过程中受损。3.遵循先进先出的原则，确保建材在保质期内得到合理使用，避免积压过期。（三）库存盘点1.仓库管理部门应定期对建材库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点时，应认真核对库存建材的实际数量与库存台账记录是否一致，检查建材的质量状况。3.如发现账实不符或建材质量问题，应及时查明原因，填写盘点报告，报相关部门处理。（四）库存预警1.仓库管理部门应根据建材的采购周期、使用频率、安全库存等因素制定库存预警指标。当库存数量低于或高于预警指标时，及时发出预警信息。2.采购部门根据库存预警信息，及时调整采购计划，确保建材库存合理。六、建材使用管理（一）领用流程1.项目部门施工人员根据施工进度需要领用建材时，应填写建材领用申请表，注明领用建材的名称、规格、数量、用途等信息。2.申请表经项目负责人审核签字后，交仓库管理部门。3.仓库管理部门根据申请表进行核实，确认库存有足够数量且符合领用条件后，办理出库手续，发放建材，并填写出库单。（二）现场使用管理1.项目部门应安排专人负责建材在施工现场的管理，监督施工人员按照施工图纸和规范要求使用建材，避免浪费和违规使用。2.对于贵重建材和关键部位使用的建材，应建立使用台账，详细记录使用情况，包括使用时间、使用数量、使用部位等信息。3.施工过程中，如发现建材质量问题或因设计变更等原因导致建材用量发生变化，项目部门应及时与采购部门和相关部门沟通协调，办理相应的变更手续。（三）剩余建材管理1.工程竣工后，项目部门应及时清理施工现场剩余建材，填写剩余建材清单，交仓库管理部门。2.仓库管理部门对剩余建材进行验收，如质量合格，办理入库手续；如质量不合格，应按照规定进行处理。3.对于可周转使用的剩余建材，应妥善保管，以备后续项目使用；对于不再使用的剩余建材，应按照公司规定进行处置，如变卖、报废等。七、建材质量管理（一）质量标准1.采购的建材应符合国家相关标准、行业标准以及公司规定的质量要求。2.质量管理部门应定期收集和更新建材质量标准信息，确保公司建材采购和使用符合最新标准。（二）检验检测1.质量管理部门应按照规定的检验检测方法和频率，对采购的建材进行质量检验。对于重要建材或首次采购的建材，应进行严格的检验检测。2.检验检测合格的建材方可办理入库和使用手续；检验检测不合格的建材，应及时通知采购部门和供应商，按照合同约定处理。（三）质量问题处理1.在建材采购、存储、使用过程中，如发现质量问题，相关部门应及时报告质量管理部门。2.质量管理部门组织对质量问题进行调查、分析，查明原因，提出处理意见。如属于供应商责任，应要求供应商承担相应的责任，如换货、补货、退货、赔偿损失等；如属于公司内部管理问题，应制定改进措施，防止类似问题再次发生。八、成本控制管理（一）采购成本控制1.采购部门应通过市场调研、招标采购、询价比较等方式，选择性价比高的供应商，降低采购价格。2.与供应商协商合理的付款方式和价格条款，争取有利的采购条件，如批量折扣、延期付款等。3.定期对采购成本进行分析和评估，总结采购成本控制经验，不断优化采购策略。（二）存储成本控制1.仓库管理部门应合理规划仓库存储空间，提高空间利用率，降低仓储成本。2.加强库存管理，减少库存积压和浪费，降低库存占用资金成本。3.控制仓库的运营费用，如水电费、保管费等，确保存储成本合理。（三）使用成本控制1.项目部门应加强施工管理，提高施工人员的操作技能，减少建材的损耗和浪费。2.合理安排施工进度，避免因施工延误导致建材闲置，增加使用成本。3.对建材使用情况进行统计分析，及时发现和解决使用过程中的成本问题。九、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立建材管理监督小组，定期对建材采购、存储、使用等环节进行监督检查。2.监督小组应检查各部门执行建材管理制度及流程规范的情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.鼓励员工对建材管理过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核办法1.制定建材管理考核指标体系，对采购部门、仓库管理部门、项目部门等相关部门进行考核。考核指标包括采购任务完成情况、建材质量合格率、库存管理水平、成