档案存放与管理制度规范

PAGE档案存放与管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的科学管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和保存公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则根据档案内容的敏感程度，严格执行保密制度，确保档案信息不被泄露，维护公司/组织的利益和安全。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定完善的档案存放与管理制度规范，并负责制度的解释和修订。2.档案收集与整理指导和监督各部门做好档案的收集工作，对收集到的档案进行分类、整理、编目，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案利用服务为公司/组织内部各部门及员工提供档案查询、借阅等服务，根据规定办理档案利用手续，做好档案利用登记和跟踪管理工作。5.档案信息化建设推进档案管理信息化进程，建立档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。6.档案鉴定与销毁按照规定的程序和标准，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。7.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司/组织的决策提供数据支持。8.档案业务培训与指导组织开展档案业务培训，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平，指导各部门做好档案管理工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、领导讲话、行政公文等。2.人事档案类员工的入职、离职、调动、晋升、奖惩等人事变动材料，员工基本信息、劳动合同、工资福利、培训记录、考核评价等档案。3.财务档案类会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、财务预算与决算等文件。4.业务档案类根据公司/组织的业务特点，进一步细分各类业务档案，如市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。业务档案应包含业务活动中的各类文件、合同、协议、报告、记录等。5.项目档案类针对公司/组织开展的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收报告等。6.声像档案类照片、录音、录像等反映公司/组织重要活动、业务场景、产品形象等方面的声像资料。7.电子档案类存储在电子介质上的各类文件、数据、资料等，包括办公自动化系统生成的电子文件、业务系统中的数据备份等。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的识别、管理和查询。2.编号方法采用分段编号法，按照档案分类类别进行编号。例如，行政档案类编号为“A”，人事档案类编号为“H”，财务档案类编号为“C”，业务档案类编号为“Y”，项目档案类编号为“X”，声像档案类编号为“S”，电子档案类编号为“E”。每类档案再根据其具体内容进行细分编号，如行政档案类中的公司章程编号为“A01”，会议纪要编号为“A02”等。编号应连续编排，不得有空号、重号现象。四、档案收集与归档（一）档案形成部门职责1.各部门负责本部门在业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.明确专人负责档案工作，按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.在文件材料形成过程中，严格执行文件管理制度，规范文件的起草、审核、签发、印发等流程，确保文件质量。（二）档案收集范围1.反映公司/组织行政管理活动的各类文件、资料。2.员工从入职到离职全过程中形成的各类人事档案材料。3.公司/组织财务活动中的凭证、账簿、报表等财务档案。4.各项业务活动中的合同、协议、报告、记录等业务档案。5.各类项目从立项到验收过程中产生的所有文件材料。6.记录公司/组织重要活动、业务场景等的声像档案。7.电子文件及相关数据备份。（三）档案收集时间要求1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内进行收集整理，并定期移交至档案管理部门。对于一些时效性较强的文件，应及时移交。2.人事档案材料应在员工人事变动后的[X]个工作日内完成收集归档。3.财务档案应在会计年度终了后的[X]个月内整理归档。4.项目档案应在项目结束后的[X]个工作日内完成归档工作。（四）档案归档要求1.档案管理部门接收各部门移交的档案时，应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案，应退回原部门进行补充或整改。2.归档的档案应按照分类编号顺序进行排列，编制档案目录，填写档案盒封面和脊背的相关信息，确保档案存放有序，便于查找。3.电子档案应按照规定的格式和存储要求进行整理归档，同时建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现电子档案与纸质档案的关联管理。五、档案保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地点，确保档案存放安全。2.库房内应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机灭火设备、防虫药品等，保证档案库房的温湿度适宜，环境整洁。3.建立档案库房管理制度，严格限制无关人员进入库房，档案管理人员进入库房时应做好登记。定期对库房进行检查和清扫，确保库房设施设备正常运行。（二）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的数据，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：保管期限为[X]年，主要是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案。短期保管的档案：保管期限为[X]年，主要是反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司/组织实际情况进行，由档案管理部门会同相关业务部门共同审核确定。（三）档案定期检查与清点1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等。2.对档案进行清点，核对档案数量、编号、目录等信息，确保账实相符。发现问题应及时记录并采取相应的措施进行处理。3.在检查和清点过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制；如发现档案丢失或损坏，应查明原因，追究相关人员责任，并采取补救措施。六、档案利用（一）档案利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅公司/组织相关档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅公司/组织档案。（二）档案利用申请与审批1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。2.外部单位查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经公司/组织相关领导批准后，由档案管理部门安排查阅。3.司法机关、行政机关等依法查阅公司/组织档案，应出具相关证明文件，经公司/组织同意后，按照规定程序进行查阅。（三）档案利用方式与限制1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场监督。如需借出档案，应严格按照规定办理借阅手续，并明确归还时间。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.查阅档案时，严禁在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、抄录等。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.涉及公司/组织机密的档案，查阅和借阅应严格按照保密制度执行，限制知悉范围，确保档案信息安全。（四）档案利用登记与跟踪1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用人、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限、归还情况等信息。2.对借出的档案进行跟踪管理，在借阅期限届满前提醒借阅人归还档案。如发现档案逾期未还，应及时催还，并查明原因。3.定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。3.鉴定工作应按照以下程序进行：档案管理部门提出档案鉴定意见，列出需要鉴定的档案清单。组织相关业务部门对档案进行审查，充分听取各部门意见。档案鉴定工作小组综合各方面意见，对档案进行逐一审核，确定存毁意见。将鉴定结果报公司/组织主管领导审批。（二）档案销毁要求与手续1.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁