档案管理办法及制度规范

PAGE档案管理办法及制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本办法及制度规范。（二）适用范围本办法适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则。全面收集、整理公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的齐全、完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则。根据档案内容的敏感程度，严格做好档案的保密工作，防止档案信息泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织的各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部，作为档案管理的专门机构，负责统筹规划、组织实施公司/组织的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织的档案管理制度和办法。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.建立和维护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息共享。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的实体安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。6.开展档案的开发利用工作，为公司/组织的决策、生产、经营等活动提供档案信息支持。7.组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整和准确。2.在工作活动中，及时将形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关的鉴定意见和依据。4.按照档案管理部门的要求，提供档案利用所需的信息和资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真履行档案管理岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等具体工作。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平。4.保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏和泄露。5.积极参与档案管理工作的创新和改进，为提高档案管理效率和质量贡献力量。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据公司/组织的工作性质和档案内容，将档案分为以下几大类：1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、行政公文、人事档案、印章管理档案等。2.业务管理类档案：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、技术研发、物资采购、客户服务等业务领域形成的文件材料。3.项目管理类档案：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项、可行性研究、设计方案、招投标文件、项目实施过程记录、项目验收文件等。4.合同协议类档案：公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。5.财务会计类档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务会计资料。6.声像电子类档案：照片、录音、录像、电子文档、数据库等。7.实物档案：公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用分类号加流水号的方式，具体如下：1.行政管理类档案：编号为XZGL流水号。2.业务管理类档案：根据不同业务领域，分别编号为YWGL业务领域代码流水号。例如，市场营销业务领域编号为YWGLSC流水号。3.项目管理类档案：编号为XMGL项目编号流水号。4.合同协议类档案：编号为HTXY合同协议编号流水号。5.财务会计类档案：编号为CWKJ流水号。6.声像电子类档案：编号为SXDL流水号。7.实物档案：编号为SWDA流水号。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，全面收集在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织形成的各类文件、报告、计划、总结、合同、协议、会议记录、统计报表等。3.下属单位报送的文件、资料、报表等。4.对外签订的合同、协议、意向书等。5.重要的会议、活动、调研等形成的照片、录音、录像等声像资料。6.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时性要求。各部门应在文件材料形成后及时进行收集整理，确保档案的时效性。2.完整性要求。收集的文件材料应齐全完整，不得遗漏重要内容。3.准确性要求。文件材料的内容应真实准确，字迹清晰，格式规范。（三）整理方法1.分类整理。按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.装订成册。对于纸质文件，应去除金属物，采用线装或胶装等方式装订成册，保持文件的整齐美观。3.编目编号。对每份文件材料进行编目，填写文件题名、日期、编号、责任者等信息，并按照编号规则进行编号。4.编制目录。根据分类整理的结果，编制档案目录，包括案卷题名、编号、起止日期、保管期限等内容，便于档案的查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，建立电子档案的索引目录，方便快速检索。3.声像档案应按照类别和时间顺序整理存放，并注明相关信息，如拍摄时间、地点、人物、内容等。4.实物档案应妥善保管，陈列展示或单独存放，确保实物的完好无损。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告等。2.长期保管的档案：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。（四）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案的数量、编号、内容等是否准确无误，发现问题及时处理。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况，包括纸质档案的破损情况、电子档案的存储情况、声像档案的播放效果等，确保档案的安全完整。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行整改，如修复破损档案、更新存储设备、维护声像档案等。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅档案。外部单位因工作需要查阅档案的，须经公司/组织相关领导批准，并办理查阅手续。档案利用范围包括：1.为公司/组织的决策、生产、经营等活动提供参考依据。2.解决工作中的问题，查证相关事实。3.开展业务培训、经验交流等活动。4.进行项目申报、资质认证等工作。5.根据法律法规和合同协议要求，提供档案资料。（二）利用手续1.内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外部单位查阅档案，须提交查阅申请函，说明查阅单位、查阅目的、查阅内容等，经公司/组织相关领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、摘抄等。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。3.查阅、借阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。鉴定标准如下：1.已超过保管期限，且在今后工作中无查考利用价值的档案。2.重复、无效或内容不完整，且无法补充完善的档案。3.根据法律法规和政策规定，不需要继续保存的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出存毁意见，并填写《档案销毁鉴定表》。2.将《档案销毁鉴定表》报公司/组织主管领导审批。3.经批准后，档案管理部门编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。4.按照规定的方式对档案进行销毁，纸质档案可采