档案原件管理制度规范要求

PAGE档案原件管理制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司档案原件管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案原件管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案原件应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：档案原件应涵盖公司运营过程中的各类文件资料，确保无重要遗漏。3.安全性原则：采取有效措施保障档案原件的实体安全和信息安全，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。4.规范化原则：档案原件管理工作应遵循统一的标准和流程，确保管理工作的规范性和一致性。二、档案原件的范围与分类（一）档案原件范围1.公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件，如公司章程、营业执照、股东会决议等。2.公司经营活动中产生的各类合同、协议、订单、发票等。3.公司内部管理文件，包括规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。4.公司财务文件，如会计凭证、财务报表、审计报告等。5.公司人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录等。6.公司技术文件，如研发报告、技术方案、专利证书等。7.公司项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目验收报告等。8.公司对外宣传资料，如宣传册、广告文案、新闻报道等。9.其他与公司相关的具有保存价值的文件资料。（二）档案分类1.行政管理类：涵盖公司行政管理工作中形成的各类文件。2.经营管理类：包括公司经营活动中的合同、协议、市场调研等文件。3.财务审计类：涉及公司财务收支、审计等方面的文件。4.人事管理类：有关公司员工招聘、培训、考核等人事工作的文件。5.技术研发类：公司技术创新、产品研发过程中产生的文件。6.项目管理类：针对公司各类项目的策划、实施、验收等环节的文件。7.企业文化类：体现公司企业文化建设的宣传资料、活动记录等文件。三、档案原件的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案原件的收集工作，确保文件产生后及时收集，不得拖延或遗漏。2.对于外来文件，如政府部门发文、合作单位提供的文件等，应及时登记并归档。3.在业务活动中形成的电子文件，应按照公司规定的格式和要求进行收集，并确保其完整性和可读性。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案原件进行分类整理。2.每份档案原件应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案原件一一对应。4.对于同一类档案原件，应按照时间顺序或重要程度进行排序，以便于查阅。四、档案原件的归档与保管（一）归档流程1.档案整理人员将整理好的档案原件移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案原件进行核对，确保档案的完整性和准确性。3.核对无误后，档案管理部门按照档案分类进行归档，并将档案原件存放至相应的档案柜或存储设备中。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案原件应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间隔，便于查找和管理。3.对于重要的档案原件，应采取备份措施，备份存储介质应与原件分开存放，并定期进行检查和维护。4.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。5.档案管理部门应定期对档案原件进行清查，确保档案的数量和状态与档案目录一致，发现问题及时处理。五、档案原件的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅档案原件的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人审批后，交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的档案原件，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员不得在档案原件上涂改、标记、抽取或损坏档案内容，如需摘录或复制部分内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案原件归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案原件的，应提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、借阅期限等信息。2.书面申请经公司分管领导审批后，交档案管理部门。3.档案管理部门与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括借阅期限、保密责任、归还要求等。4.借阅单位或个人应按照协议规定的期限归还档案原件，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅期间，借阅单位或个人应妥善保管档案原件，不得擅自转借、复制或泄露档案内容。如因保管不善导致档案原件损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。六、档案原件的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.档案管理部门应定期对档案原件进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循以下标准：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，应长期保存。凡是在一定时期内具有查考利用价值的档案，可定期保存，保存期限一般为10年至30年。凡是已失去保存价值的档案，经鉴定后可予以销毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员等。2.鉴定小组对档案原件进行逐卷审查，根据鉴定标准提出存毁意见。3.对于拟销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，清单应包含档案编号、名称、日期、来源等信息。4.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（三）销毁要求1.经批准销毁的档案原件，应在档案鉴定小组的监督下进行销毁。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案内容无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责记录销毁情况，记录内容包括销毁时间、地点、方式、档案数量等。4.销毁记录应与《档案销毁清单》一并归档保存，以备查考。七、档案原件的数字化管理（一）数字化目的为提高档案原件的利用效率，便于远程查阅和共享，公司应逐步推进档案原件的数字化管理工作。（二）数字化流程1.档案管理部门制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、时间节点、质量要求等。2.按照工作计划，组织专业人员对档案原件进行扫描，扫描分辨率应符合公司规定的标准，确保扫描图像清晰可读。3.对扫描后的图像进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作，提高图像质量。4.将处理后的图像进行存储，存储格式应便于检索和利用，同时建立相应的索引数据库，实现档案数字化信息的快速查询。（三）数字化管理要求1.数字化档案应与档案原件保持一致，确保数字化信息的真实性和完整性。2.加强对数字化档案存储设备的管理，定期进行备份和维护，防止数据丢失。3.建立数字化档案查阅权限管理制度，严格控制查阅范围，确保数字化档案的信息安全。八、档案原件管理的监督与考核（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，定期对各部门档案原件管理工作进行检查和监督。2.监督小组应重点检查档案原件的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节的工作情况，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.将档案原件管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案管理工作的规范性、档案的完整性和