内控材料规范性审查制度

PAGE内控材料规范性审查制度一、总则（一）目的为加强公司内控管理，确保各类材料的规范性，提高工作质量和效率，防范风险，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类内控材料，包括但不限于文件、报告、合同、记录等。（三）基本原则1.合法性原则：内控材料必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.准确性原则：材料内容应真实、准确、完整，数据可靠。3.完整性原则：涵盖业务活动的各个环节，确保材料无遗漏。4.规范性原则：格式、排版、用语等应符合统一规范。二、审查职责分工（一）归口管理部门1.负责制定本部门内控材料的规范性标准和模板。2.对本部门产生的内控材料进行初审，确保符合基本规范要求。（二）审查小组1.由公司内部相关专业人员组成，包括财务、法务、审计等人员。2.负责对重要内控材料进行集中审查，提出专业意见和建议。（三）审批领导根据材料的性质和重要程度，由相应层级的领导进行最终审批，对材料的合规性、准确性等负责。三、内控材料的分类及规范性要求（一）文件类1.格式规范标题：应准确概括文件核心内容，字体、字号、排版应统一。文号：按照公司规定的文号编制规则进行编写，确保唯一性。主送、抄送：明确文件的发送对象，格式规范。正文：字体、字号、行距适中，段落清晰，语言表达准确、简洁。附件：如有附件，应在正文后注明附件名称及顺序，附件格式应与正文保持一致。落款：注明发文部门、日期，加盖公章。2.内容规范主题明确：文件应围绕特定主题展开，逻辑清晰。依据充分：涉及政策依据、业务流程等应准确引用相关规定。条款清晰：各项规定、要求等应明确具体，易于理解和执行。（二）报告类1.格式规范封面：包括报告名称、编制单位、日期等信息，格式统一。目录：如有多个章节，应编制详细目录，便于查阅。正文：按照不同类型报告的要求，分段阐述，数据图表应清晰准确。附录：如有补充说明材料，可作为附录附后，格式规范。2.内容规范数据真实：报告中的数据应经过核实，来源可靠。分析准确：对业务情况的分析应客观、准确，提出的结论和建议合理可行。结构完整：涵盖报告目的、范围、方法、结果、结论等要素。（三）合同类1.格式规范合同文本：应采用公司统一的合同模板，条款完整。编号：合同编号应唯一，便于管理和查询。当事人信息：准确填写合同双方的名称、地址、联系方式等。条款内容：各项条款应明确具体，权利义务清晰，避免歧义。签字盖章：合同双方应在规定位置签字盖章，确保合同生效。2.内容规范合法性：合同内容必须符合法律法规的规定，不得违反强制性条款。完整性：涵盖合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式等主要条款。风险防控：对可能出现的风险进行合理约定，明确双方责任。（四）记录类1.格式规范记录表格：应设计合理，便于填写和保存。编号：记录编号应连续，便于追溯。填写要求：字迹清晰，内容完整，不得随意涂改。2.内容规范及时性：应及时记录业务活动的实际情况，确保信息的时效性。真实性：记录内容应如实反映业务过程，不得虚假记录。四、审查流程（一）部门初审1.各部门在完成内控材料初稿后，由部门负责人组织相关人员按照本部门制定的规范性标准进行初审。2.初审人员应认真核对材料的格式、内容等，确保符合基本要求，并填写初审意见。（二）提交审查1.经部门初审通过的内控材料，由部门专人负责提交至审查小组。2.提交时应附带初审意见及相关说明材料。（三）集中审查1.审查小组收到材料后，按照分工对材料进行集中审查。2.审查人员应依据法律法规、行业标准及公司制度，对材料的合法性、准确性、完整性等进行全面审查，并提出审查意见。3.对于审查中发现的问题，审查小组应与提交部门沟通，要求其进行修改完善。（四）审批1.审查通过的内控材料，按照审批权限提交相应层级的领导进行最终审批。2.领导审批同意后，材料方可正式生效并归档保存。五、审查标准及要点（一）合法性审查1.材料内容是否符合国家法律法规、政策规定以及行业标准。2.合同等材料中的条款是否存在违法违规风险。（二）准确性审查1.数据是否准确无误，计算是否正确。2.文字表述是否清晰、准确，避免歧义。（三）完整性审查1.材料是否涵盖业务活动的关键环节，无重要遗漏。2.各项要素是否齐全，如合同中的标的、数量、质量等条款。（四）规范性审查1.格式是否符合公司统一规定，排版是否整齐。2.用语是否规范，符合行业习惯和公司文化。六、审查结果处理（一）通过审查对于符合审查标准的内控材料，审查小组出具通过审查的意见，材料进入正常流转和归档程序。（二）修改完善1.对于审查中发现的一般性问题，审查小组提出修改意见，提交部门应在规定时间内进行修改，并将修改后的材料重新提交审查。2.修改后的材料经审查小组再次审核通过后，方可进入审批环节。（三）重新编制1.对于存在严重问题，如内容违法违规、关键数据错误等的内控材料，审查小组要求提交部门重新编制。2.重新编制的材料应严格按照审查标准进行完善，经审查通过后再履行审批程序。（四）责任追究1.对于因内控材料规范性问题给公司造成损失或不良影响的，将追究相关部门和人员的责任。2.责任追究方式包括但不限于批评教育、绩效扣分、经济处罚等。七、档案管理（一）归档要求1.内控材料经审批通过后，应及时按照公司档案管理规定进行归档。2.归档材料应保持完整、清晰，按照类别、时间顺序等进行整理。（二）保管期限根据材料的性质和重要程度，确定不同的保管期限，确保档案资料的长期保存和可查阅。（三）查阅利用1.公司内部人员因工作需要查阅内控档案的，应按照规定办理查阅手续。2.查阅过程中应注意保护档案资料的安全和保密，不得擅自复制、涂改、损毁档案。八、培训与监督（一）培训1.定期组织公司员工参加内控材料规范性培训，提高员工的业务水平和规范意识。2.培训内容包括法律法规、行业标准、公司制度以及各类材料的编制要求等。（二）监督1.公司内