加油站公章备案制度规范

PAGE加油站公章备案制度规范一、总则（一）目的为加强加油站公章管理，规范公章使用行为，保障公司合法权益，维护正常经营秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所属各加油站公章的备案、使用、保管等相关管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公章管理活动合法合规。2.规范有序原则：明确公章管理流程，规范各环节操作，保证公章使用有序进行。3.安全保密原则：加强公章保管和使用过程中的安全防范措施，防止公章被盗用、冒用或遗失，确保公司信息安全。4.责任明确原则：明确各部门及人员在公章管理中的职责，做到责任到人。二、公章的种类及用途（一）种类1.加油站行政公章：用于加油站对外的正式文件、信函、合同协议等重要事项的签署。2.财务专用章：用于加油站财务收支、结算等相关财务业务。3.发票专用章：用于加油站开具发票。4.业务专用章：根据业务需要，用于特定业务范围内的文件、凭证等签署，如油品销售业务章、非油品业务章等。（二）用途1.行政公章以加油站名义发布的各类公文、通知、报告等。与上级主管部门、政府相关部门、合作伙伴等往来的正式函件。签订的各类合同、协议等经济法律文件。其他需要加盖行政公章的事项。2.财务专用章各类财务票据的签章，如支票、汇票、收据等。财务报表、财务审计报告等文件的盖章。与银行等金融机构办理业务时所需的签章。3.发票专用章在销售油品及非油品业务开具的各类发票上盖章。4.业务专用章根据具体业务需求，在相关业务文件、凭证、报表等上盖章，如油品销售订单、非油品促销活动协议等。三、公章的备案管理（一）备案要求1.加油站新设立或变更公章时，应及时向公司总部行政管理部门提交公章备案申请，并提供以下材料：公章刻制申请书，注明公章种类、名称、规格、材质等信息。公安机关出具的《刻章许可证》复印件。公章印模一式三份，包括清晰的正、反两面印模。2.行政管理部门对提交的备案材料进行审核，审核通过后，在规定时间内完成备案登记，并将备案信息录入公司公章管理档案系统。（二）备案信息管理1.建立健全公司公章备案信息数据库，详细记录每枚公章的备案时间、备案编号、种类、名称、规格、材质、使用范围、保管责任人等信息。2.定期对公章备案信息进行更新维护，确保信息的准确性和完整性。如公章发生变更（如更换保管责任人、损坏重新刻制等），应及时办理备案信息变更手续。四、公章的使用管理（一）使用流程1.用章申请各部门或人员因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、份数、用章时间等信息。申请部门负责人对用章事项进行审核，签署明确意见，确保用章事项真实、合法、合规。2.审批根据用章事项的性质和重要程度，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由加油站站长审批；重要事项（如涉及重大经济合同、对外担保等）需报公司总部相关部门审批，经公司领导签字同意后方可用章。3.用章登记经审批同意用章后，公章保管人员在《公章使用登记簿》上进行详细登记，记录用章日期、用章部门、用章事项、文件名称、份数、批准人等信息。4.盖章操作公章保管人员应严格按照审批意见和用章范围，在用章文件规定位置加盖公章，并确保盖章清晰、端正。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因特殊情况确需先盖章的，必须在盖章后及时填写完整用章内容，并由申请部门负责人签字确认。5.用章文件存档用章完毕后，公章保管人员应将用章文件原件或复印件留存一份，按照档案管理规定进行归档保存，以备查阅。（二）使用限制1.严禁将公章转借他人使用，严禁在未经批准的情况下在异地使用公章。2.公章使用必须严格按照规定的用途和范围进行，不得擅自扩大使用范围或用于其他非法、违规活动。3.涉及重大经济合同、对外担保、资产处置等重要事项的用章，必须经公司总部相关部门审核，并报公司领导批准后方可盖章。五、公章的保管管理（一）保管责任1.加油站应指定专人负责公章的保管，保管人员应具备较强的责任心和保密意识，熟悉公章管理规定。2.保管人员应与公章使用人员分离，不得兼任公章使用审批工作。（二）保管方式1.公章应存放在专门的保险柜或安全可靠的保管设施内，确保公章存放安全。2.保险柜钥匙和密码应由保管人员分别保管，不得将钥匙和密码交予他人代管。（三）保管要求1.保管人员应定期对公章进行检查，确保公章完好无损。如发现公章有损坏、遗失等情况，应立即报告公司总部行政管理部门，并采取相应措施进行处理。2.公章保管场所应保持清洁、干燥，防止公章受潮、生锈或损坏其他物品。3.非工作时间，公章应妥善保管，不得随意放置在外。如因工作需要临时外出携带公章的，必须经加油站站长批准，并采取必要的安全防范措施。六、公章的停用与销毁管理（一）停用情形1.加油站因机构撤销、合并、重组等原因不再使用公章。2.公章损坏无法正常使用。3.因法律法规、政策调整或其他原因，公章已不再具备使用效力。（二）停用程序1.当出现公章停用情形时，加油站应及时填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因，并报公司总部行政管理部门审批。2.行政管理部门批准后，下达公章停用通知，明确停用日期，并要求加油站将停用公章及时上缴。（三）销毁管理1.对于停用的公章，由公司总部行政管理部门统一组织销毁。2.销毁前，行政管理部门应安排专人对拟销毁公章进行核对，确保销毁的公章与备案信息一致。3.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并由参与人员签字确认。4.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保公章无法恢复使用。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司总部行政管理部门定期对各加油站公章管理情况进行监督检查，检查内容包括公章备案、使用、保管、停用与销毁等环节的执行情况。2.监督检查可采取现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1.对于违反本制度规定使用、保管公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分；给公司造成经济损失或其他不良影响的，应依法追究相关人员的经济赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。2